Public Procurement Rules 2004 PDF

Public Procurement Rules, 2004 ( Islamabad, June 9, 2004)

NOTIFICATION

S.R.O. 432(I)/2004.- In exercise of the powers conferred by section 26 of the Public Procurement Regulatory Authority Ordinance, 2002 (XXII of 2002), the Federal Government is pleased to make the following rules, namely:-
  1. Short title and commencement.-
(1) These rules may be called the Public Procurement Rules, 2004.
(2) They shall come into force at once.
پبلک پروکیورمنٹ ریگولیٹری اتھارٹی آرڈیننس، 2002 (XXII آف 2002) کی دفعہ 26 کے تحت عطا کردہ اختیارات کا استعمال کرتے ہوئے، وفاقی حکومت درج ذیل قواعد بنانے پر خوشنود ہے، یعنی:
  1. مختصر عنوان اور آغاز
(1) یہ قواعد پبلک پروکیورمنٹ رولز، 2004 کہلائیں گے۔
(2) یہ قواعد فوری طور پر نافذ العمل ہوں گے۔
  • Note: Public Procurement Rules, 2004 total contains 52 Rules (divided into chapters). The PPRA Ordinance, 2002 contains 27 Sections.
Q1. Under which statutory provision of the Public Procurement Regulatory Authority Ordinance, 2002 were the Public Procurement Rules, 2004 framed?
Answer: Section 26
Q2. What is the official notification number and year of the Public Procurement Rules, 2004?
Answer: S.R.O. 432(I)/2004
Q3. According to the notification, when did the Public Procurement Rules, 2004 officially come into force?
Answer: At once
یاد رکھنے کا مرکزی فارمولا (Master Formula):
G-P-A-Q-M-O-A-M-R
G6-P4-A3-Q5-M8-O10-A8-M2-R5

(جملہ: General Planning کا Advertisement دیکھ کر Qualified بندوں نے Method منتخب کیا، پھر Bids Open ہوئیں، Contract Award ہوا، Maintenance کی گئی اور Redressal پر کام ختم ہوا!)

1. GENERAL PROVISIONS (عمومی دفعات) — Rules 2-7
  • Total Rules: 6 Rules (Rule 2 to Rule 7)
2. PROCUREMENT PLANNING (منصوبہ بندی برائے خریداری) — Rules 8-11
  • Total Rules: 4 Rules (Rule 8 to Rule 11)
3. PROCUREMENT ADVERTISEMENTS (خریداری کے اشتہارات) — Rules 12-14
  • Total Rules: 3 Rules (Rule 12 to Rule 14)
4. PRE-QUALIFICATION, QUALIFICATION AND DIS-QUALIFICATION OF SUPPLIERS AND CONTRACTORS (سپلائرز اور ٹھیکیداروں کی پری کوالیفکیشن، اہلیت اور نااہلی) — Rules 15-19
  • Total Rules: 5 Rules (Rule 15 to Rule 19)
5. METHODS OF PROCUREMENT (خریداری کے طریقے) — Rules 20-27
  • Total Rules: 8 Rules (Rule 20 to Rule 27)
6. OPENING, EVALUATION AND REJECTION OF BIDS (بولیوں کو کھولنا، تخمینہ لگانا اور مسترد کرنا) — Rules 28-37
  • Total Rules: 10 Rules (Rule 28 to Rule 37)
7. ACCEPTANCE OF BIDS AND AWARD OF PROCUREMENT CONTRACTS (بولیوں کی منظوری اور معاہدے کا اجراء) — Rules 38-45
  • Total Rules: 8 Rules (Rule 38 to Rule 45)
8. MAINTENANCE OF RECORD AND FREEDOM OF INFORMATION (ریکارڈ کی دیکھ بھال اور معلومات تک رسائی) — Rules 46-47
  • Total Rules: 2 Rules (Rule 46 to Rule 47)
9. REDRESSAL OF GRIEVANCES AND SETTLEMENT OF DISPUTES (شکایات کا ازالہ اور تنازعات کا تصفیہ) — Rules 48-52
  • Total Rules: 5 Rules (Rule 48 to Rule 52)

General Provisions and Definitions

ان قواعد میں، جب تک کہ موضوع یا سیاق و سباق میں کوئی بات منافی نہ ہو،
(الف) “Bid” (بڈ) سے مراد کسی شخص، فرم، مشیر، کمپنی یا تنظیم کی طرف سے کسی مخصوص کام کو انجام دینے کی رضامندی کی قیمت کے طور پر دی گئی پیشکش یا کسی دعوت کے جواب میں دی گئی پیشکش ہے؛
(ب) “Bidder” (بڈر) سے مراد وہ شخص ہے جو بڈ جمع کراتا ہے؛
(ب*) “Blacklisted” (بلیک لسٹ) سے مراد ایسا بڈر ہے جسے اتھارٹی نے اس حقیقت کے تعین کے بعد کہ وہ بدعنوانی اور فراڈ کی کسی مشق یا مشقوں میں ملوث پایا گیا تھا، ناقابل اعتبار قرار دیا ہو؛ یا اسے اتھارٹی کی طرف سے کارکردگی کی ناکامی کی وجہ سے نااہل قرار دیا گیا ہو؛ یا اگر بڈر نے معاہدے پر عمل درآمد کے دوران طے شدہ کارکردگی سے انحراف کیا ہو، یا اپنے بڈ یا تجویز کے حوالے سے پہلے جمع کرائی گئی معلومات سے انحراف کیا ہو؛
(ب) “Call off order” (کال آف آرڈر) سے مراد وہ آرڈر ہے جو کسی پروکیورنگ ایجنسی کے ذریعے فریم ورک معاہدے کے تحت اشیاء کی ایک رینج کے بارے میں طے شدہ شرائط و قیمتوں کے تحت دیا جاتا ہے، جس میں شرائط پر دوبارہ بات چیت کرنے کی ضرورت نہیں ہوتی؛
(ب*) “Closed framework agreement” (کلوزڈ فریم ورک ایگریمنٹ) سے مراد طے شدہ شرائط و ضوابط اور طے شدہ قیمت کے ساتھ ایک معاہدہ ہے؛
(ج) “Competitive bidding” (مسابقتی بڈنگ) سے مراد معاہدہ دینے کا ایسا طریقہ کار ہے جس کے ذریعے تمام دلچسپی رکھنے والے افراد، فرموں، کمپنیوں یا تنظیموں کو شرکت کا موقع دیا جاتا ہے؛ اس میں قومی مسابقتی بڈنگ اور بین الاقوامی مسابقتی بڈنگ دونوں شامل ہیں؛
(د) “Contractor” (کنٹریکٹر) سے مراد ایسا شخص، فرم، مشیر، کمپنی یا تنظیم ہے جو اشیاء، خدمات یا تعمیراتی کام فراہم کرنے کی ذمہ داری لیتا ہے؛
(ہ) “Contract” (معاہدہ) سے مراد قانون کے تحت قابلِ نفاذ معاہدہ ہے؛
(و) “Corrupt and fraudulent practices” (بدعنوانی اور فراڈ پر مبنی مشقیں) سے مراد درج ذیل ایک یا کوئی مجموعہ بھی ہے:
(i) “Coercive practices” (زبردستی کی مشقیں): کسی فریق کو متاثر کرنے یا غلط فائدہ حاصل کرنے کے لیے دوسرے فریق کو براہِ راست یا بالواسطہ نقصان پہنچانا یا اس کی جائیداد کو نقصان پہنچانے کی دھمکی دینا؛
(ii) “Collusive practices” (ملی بھگت کی مشقیں): تدارک کے عمل میں دو یا دو سے زیادہ فریقوں کے درمیان ایسا انتظام جس کا مقصد کسی غلط فائدے کے لیے کھلی مسابقت کو دبانا یا غیر مسابقتی سطح پر مصنوعی قیمتیں طے کرنا ہو؛
(iii) “Corrupt practices” (بدعنوانی کی مشقیں): کسی دوسرے فریق کے اعمال کو غلط فائدے کے لیے متاثر کرنے کے لیے براہِ راست یا بالواسطہ کسی قیمتی چیز کی پیشکش، دینا، وصول کرنا یا اس کا مطالبہ کرنا؛
(iv) “Fraudulent practices” (فراڈ پر مبنی مشقیں): کسی دوسرے فریق سے مالی یا کسی دوسرے فائدے کے حصول یا کسی ذمہ داری سے بچنے کے لیے جان بوجھ کر یا لاپرواہی سے اسے گمراہ کرنا یا گمراہ کرنے کی کوشش کرنا، جس میں غلط بیانی، کسی فعل یا کوتاہی بھی شامل ہے؛
(v) “Obstructive practices” (رکاوٹ ڈالنے والی مشقیں): تدارک کے عمل میں شرکت کو متاثر کرنے یا کسی معاہدے کے نفاذ کو متاثر کرنے کے لیے افراد کو براہِ راست یا بالواسطہ نقصان پہنچانا یا نقصان پہنچانے کی دھمکی دینا؛
(ف) “Cross debarred” (کراس ڈیبَرڈ) سے مراد یہ ہے کہ کسی پروکیورنگ ایجنسی کی طرف سے نااہل قرار دیا گیا بڈر تمام پروکیورنگ ایجنسیوں کی طرف سے نااہل تصور کیا جائے گا؛
(ز) “Emergency” (ہنگامی صورتِ حال) سے مراد قدرتی آفات، حادثات، جنگ اور آپریشنل ایمرجنسی ہے، جو ایسی غیر معمولی صورتِ حال کو جنم دے سکتی ہے جس کے لیے جان و مال یا ماحول کو نقصان سے بچانے یا محدود کرنے کے لیے فوری اور مؤثر کارروائی کی ضرورت ہو؛
(گ) “E-procurement” (ای-پروکیورمنٹ) سے مراد تدارک کے عمل کے لیے کمیونیکیشن ٹیکنالوجیز، ڈیجیٹل یا الیکٹرانک ذرائع کا استعمال ہے؛
(گ*) “Force account” (فورس اکاؤنٹ) سے مراد کسی سرکاری ملکیت والے ادارے کے ساتھ براہِ راست کنٹریکٹ کے ذریعے تدارک ہے، جس میں چھوٹے کاموں اور غیر مشاورتی خدمات کا نفاذ شامل ہو؛
(ج*) “Framework agreement” (فریم ورک معاہدہ) سے مراد ایسا معاہداتی انتظام ہے جو کسی پروکیورنگ ایجنسی کو ایک ہی ذمہ داری انجام دینے کے لیے ایک سے زیادہ آرڈرز کے ذریعے وسائل فراہم کرنے کی اجازت دیتا ہے، بشرطیکہ اس کی لاگت اور وقت کے لحاظ سے مؤثر ہونے کی تصدیق کر لی جائے؛
(ح) “Most advantageous bid” (سب سے زیادہ فائدہ مند بڈ) سے مراد:
(i) ایسی بڈ یا تجویز جو درخواستِ بڈنگ یا تجاویز کی دستاویزات میں طے شدہ شرائط و ضوابط کے مطابق ہو اور مطلوبہ اہلیت یا معیار پر پورا اترتی ہو؛ اور
(ii) ایسی بڈ یا تجویز جو لاگت، معیار، اہلیت یا ان کے کسی مجموعے کی بنیاد پر، جیسا کہ درخواستِ بڈنگ یا تجاویز کی دستاویزات میں بتایا گیا ہو، پروکیورنگ اتھارٹی کی طرف سے جاری کیے جانے والے تکنیکی انتخاب کے مطابق ہو؛
(ح*) “Open framework agreement” (اوپن فریم ورک معاہدہ) سے مراد طے شدہ شرائط و ضوابط کے بغیر طے شدہ قیمت کا معاہدہ ہے؛
(ط) “Ordinance” (آرڈیننس) سے مراد پبلک پروکیورمنٹ ریگولیٹری اتھارٹی آرڈیننس، 2002 (XXII آف 2002) ہے؛
(ط*) “Procurement assignment” (پروکیورمنٹ اسائنمنٹ) سے مراد سامان، کاموں، خدمات کے حصول اور/یا عوامی اثاثوں کی تلفی کے لیے پروکیورنگ ایجنسی کی طرف سے کسی عوامی شعبے کے ادارے کو ایسے تدارک کے افعال تفویض کرنا ہے؛
(ی) “Repeat orders” (ریپیٹ آرڈرز) سے مراد مسابقت کے بغیر ایک ہی ذریعے سے اسی شے کا تدارک ہے اور اس میں معاہدوں میں اضافہ بھی شامل ہے؛
(ک) “Supplier” (سپلائر) سے مراد ایسا شخص، فرم، مشیر، کمپنی یا تنظیم ہے جو اشیاء یا کام فراہم کرنے کی ذمہ داری لیتا ہے؛
(ک*) “Unsolicited project proposal” (غیر مطلوبہ پروجیکٹ کی تجویز) سے مراد ایسی تجویز ہے جس میں ایک منفرد اور جدید خیال شامل ہو اور وہ تدارک کے طریقۂ کار میں ہو، اور جو پروکیورنگ ایجنسی کے مشن اور مقاصد سے ہم آہنگ ہو، تاہم درخواستِ تجاویز کے جواب میں پیش نہ کی گئی ہو اور جوابی تجاویز طلب کر کے تجویز کنندہ کے تکنیکی اور مالی پہلوؤں کو چیلنج کرنے کے لیے مسابقتی انتخاب کے عمل سے مشروط ہو؛
(ل) “Value for money” (ویلیو فار منی) سے مراد پروکیورنگ ایجنسی کی ضروریات کو پورا کرنے کے لیے معیار، لاگت، سروس، اپ گریڈنگ کے بعد از فروخت خدمات، وقت کی پابندی اور دیگر متعلقہ عوامل کے مجموعے کے لحاظ سے خرچ کیے گئے ہر روپے کا بہترین فائدہ ہے۔
وہ الفاظ جو ان قواعد میں استعمال ہوئے ہیں لیکن ان قواعد میں بیان نہیں کیے گئے، ان کے وہی معنی ہوں گے جو آرڈیننس میں ان کے لیے مقرر کیے گئے ہیں۔
Q.1 Under which legal provision and ordinance were the Public Procurement Rules, 2004 notified?
  • Answer: In exercise of the powers conferred by section 26 of the Public Procurement Regulatory Authority Ordinance, 2002 (XXII of 2002) by the Federal Government.
Q.2 What is the short title of these rules and when did they come into force?
  • Answer: They are called the Public Procurement Rules, 2004, and they shall come into force at once.
Q.3 How is a “bid” defined under Rule 2(1)(a)?
  • Answer: A tender, or an offer, in response to an invitation, by a person, consultant, firm, company or an organization expressing his or its willingness to undertake a specified task at a price.
Q.4 Who is considered a “bidder”?
  • Answer: A person who submits a bid.
Q.5 When is a bidder defined as “blacklisted”?
  • Answer: When declared by the Authority untrustworthy after establishing involvement in corrupt and fraudulent practices, declared incapable due to established performance failure during contract execution, or if the bidder deviates from its prior commitment or declaration made regarding the bid or proposal.
Q.6 What is a “call off order”?
  • Answer: An order placed by a procuring agency under general terms and pricing on a range of goods under a closed framework agreement, without having to negotiate terms every time.
Q.7 How are “closed framework agreement” and “open framework agreement” distinguished?
  • Answer: A closed framework agreement has specified terms and conditions with an agreed price, whereas an open framework agreement has specified terms and conditions without an agreed price.
Q.8 What is meant by “competitive bidding”?
  • Answer: A procedure leading to the award of a contract whereby all the interested persons, firms, companies or organizations may bid for the contract, including both national and international competitive bidding.
Q.9 Who is a “contractor” and what is a “contract”?
  • Answer: A contractor is a person, consultant, firm, company or organization who undertakes to supply goods, services or works, and a contract is an agreement enforceable by law.
Q.10 What practices are included under “corrupt and fraudulent practices”?
  • Answer: Coercive practices, collusive practices, corrupt practices, fraudulent practices, and obstructive practices.
Q.11 What are “coercive practices” and “collusive practices” in procurement?
  • Answer: Coercive practices mean impairing, harming, or threatening to harm any party or property to influence actions or achieve wrongful gain/loss; collusive practices mean arrangements between two or more parties to stifle open competition and establish prices at artificial, non-competitive levels.
Q.12 What do “corrupt practices”, “fraudulent practices”, and “obstructive practices” mean?
  • Answer: Corrupt practices mean offering, giving, receiving, or soliciting anything of value to influence another party; fraudulent practices mean acts/omissions like misrepresentation that mislead or attempt to mislead a party; obstructive practices mean harming or threatening persons to influence participation in a procurement process or affect contract execution.
Q.13 What is the rule regarding a “cross debarred” bidder?
  • Answer: A bidder debarred by any procuring agency shall be considered as debarred by all the procuring agencies.
Q.14 How is an “emergency” defined under the rules?
  • Answer: Natural calamities, disasters, accidents, war, and operational emergency giving rise to abnormal situations requiring prompt and immediate action to limit or avoid damage to persons, property, or the environment.
Q.15 What do “e-Procurement” and “force account” mean?
  • Answer: e-Procurement means the use of information and communication technologies or digital/electronic means for procurement; force account means execution of small works and non-consultancy services through direct contracting with any state-owned entity having resources to perform that particular assignment subject to being cost and time effective.
Q.16 What is a “framework agreement”?
  • Answer: A contractual arrangement allowing a procuring agency to procure goods, services, or works needed continuously or repeatedly at agreed terms and conditions over an agreed period through placement of multiple orders.
Q.17 What constitutes the “most advantageous bid”?
  • Answer: A bid or proposal that meets eligibility or qualification criteria, is found substantially responsive to terms and conditions in the bidding documents, and is evaluated as the highest ranked bid or proposal based on cost, quality, qualification, or a combination thereof.
Q.18 What is meant by “Ordinance” under the definitions?
  • Answer: The Public Procurement Regulatory Authority Ordinance, 2002 (XXII of 2002).
Q.19 What is a “Procurement Assignment”?
  • Answer: The assignment of procurement functions of a procuring agency to any public sector entity to perform such procuring functions on behalf of the procuring agency for the acquisition of goods, works, services, and/or disposal of public assets.
Q.20 What are “repeat orders”?
  • Answer: The procurement of the same commodity from the same source without competition, including the enhancement of contracts.
Q.21 Who is defined as a “supplier”?
  • Answer: A person, consultant, firm, company, or an organization who undertakes to supply goods, services, or works.
Q.22 What is an “unsolicited project proposal”?
  • Answer: Any proposal containing a unique and innovative idea and approach not submitted in response to any procurement request, aligned with the agency’s mission and objectives, and subject to a competitive selection process by soliciting counter proposals challenging the initiator’s proposal in all technical and financial aspects.
Q.23 How is “value for money” defined under the rules?
  • Answer: The best returns for each rupee spent in terms of quality, timeliness, reliability, after-sales service, upgradability, price, source, and the combination of whole-life cost and quality to meet the procuring agency’s requirements.
Q.24 What do expressions used in the rules but not explicitly defined carry as their meaning?
  • Answer: They shall have the same meanings as are assigned to them in the Ordinance.
Q.25 What is the scope and applicability of these rules under Rule 3?
  • Answer: Save as otherwise provided, these rules shall apply to all procurements made by all procuring agencies of the Federal Government whether within or outside Pakistan.
Q.26 What core principles must procuring agencies ensure while engaging in procurements under Rule 4?
  • Answer: That procurements are conducted in a fair and transparent manner, bring value for money to the agency, and that the procurement process is efficient and economical.
Q.27 Which provisions prevail if these rules conflict with an obligation or commitment of the Federal Government arising out of an international treaty or agreement under Rule 5?
  • Answer: The provisions of such international treaty or agreement shall prevail to the extent of such conflict.
Q.28 What language requirements apply to all communications and documentation related to Federal Government procurements under Rule 6?
  • Answer: They shall either be in Urdu or English or both, except for procuring agencies situated outside Pakistan making local procurements where local language may be used in addition, provided original documentation is retained in Urdu or English for dispute reference.
Q.29 When is an “integrity pact” required between a procuring agency and suppliers or contractors under Rule 7?
  • Answer: For procurements exceeding the prescribed limit, as specified by regulation with the approval of the Federal Government.
Q.30 How may procuring agencies carry out e-public procurement under Rule 7A?
  • Answer: By using information and communication technologies or digital or electronic means to cover any or all aspects of the procurement process in accordance with regulations or guidelines prescribed by the Authority.
  • Q1. According to rule 1, what does the term “bid” mean in response to an invitation?
    Answer: A tender or an offer expressing willingness to undertake a specified task at a price
    Q2. Under the definitions, who is classified as a “bidder”?
    Answer: A person who submits a bid
    Q3. On what grounds may a bidder be declared “blacklisted” by the Authority?
    Answer: Being involved in corrupt/fraudulent practices, established performance failure, or deviating from a prior commitment/declaration
    Q4. What is defined as a “call off order” placed by a procuring agency?
    Answer: An order placed under general terms and pricing on a range of goods under a closed framework agreement without renegotiating terms
    Q5. How is a “closed framework agreement” specifically described in the rules?
    Answer: An agreement with specified terms and conditions with an agreed price
    Q6. What does “competitive bidding” include according to the definitions?
    Answer: Both national competitive bidding and international competitive bidding
    Q7. In the context of corrupt and fraudulent practices, what are “coercive practices”?
    Answer: Impairing, harming, or threatening to impair or harm directly or indirectly any party or its property to influence actions for wrongful gain
    Q8. What do “collusive practices” mean under corrupt and fraudulent definitions?
    Answer: Any arrangement between two or more parties to the procurement process designed to stifle open competition and establish artificial, noncompetitive prices
    Q9. How is “fraudulent practices” defined in the rules?
    Answer: Any act or omission, including a misrepresentation, that knowingly or recklessly misleads or attempts to mislead a party
    Q10. What is the legal consequence of a bidder being “cross debarred”?
    Answer: Debarred by all the procuring agencies
    Q11. Which of the following constitutes an “emergency” under the definitions?
    Answer: Natural calamities, disasters, accidents, war, and operational emergencies requiring prompt action
    Q12. What does “eProcurement” stand for in the rules?
    Answer: Use of information and communication technologies or digital/electronic means for the procurement process
    Q13. What is meant by “force account” in the context of execution?
    Answer: Execution of procurement of small works and non-consultancy services through direct contracting with a state-owned entity having resources, subject to being cost and time effective
    Q14. How is a “framework agreement” defined?
    Answer: A contractual arrangement allowing a procuring agency to procure goods, services, or works needed continuously or repeatedly at agreed terms over a period through multiple orders
    Q15. What criteria define the “most advantageous bid”?
    Answer: Substantially responsive to bidding documents and evaluated as the highest ranked bid/proposal on cost, quality, qualification, or a combination thereof
    Q16. How does an “Open framework agreement” differ from a closed one?
    Answer: It has specified terms and conditions without an agreed price
    Q17. What does the term “Ordinance” refer to throughout these rules?
    Answer: The Public Procurement Regulatory Authority Ordinance, 2002 (XXII of 2002)
    Q18. What is a “Procurement Assignment”?
    Answer: The assignment of procurement functions of a procuring agency to any public sector entity to perform such functions on its behalf
    Q19. What is meant by “repeat orders” in procurement?
    Answer: Procurement of the same commodity from the same source without competition, including enhancement of contracts
    Q20. How is “value for money” defined under the rules?
    Answer: Best returns for each rupee spent in terms of quality, timeliness, reliability, after-sales service, upgradability, price, source, and whole-life cost and quality combination

Procurement Planning (پروکیورمنٹ کی منصوبہ بندی)

تمام پروکیورنگ ایجنسیاں مجوزہ پروکیورمنٹ کے لیے تفصیلی منصوبہ بندی کا طریقہ کار وضع کریں گی جس میں قواعد کے نفاذ کے ایک سال کے اندر اندر:
  • پروکیورنگ ایجنسی کی ضروریات کا حقیقت پسندانہ تعین کیا گیا ہو، جو پروکیورنگ ایجنسی کے وسائل کے اندر رہتے ہوئے ہو؛
  • اس میں ترسیل کا وقت یا تکمیل کی تاریخ بھی متعین کرنا ہو اور اس میں ایسے فوائد شامل ہوں جو مستقبل میں پروکیورنگ ایجنسی کو حاصل ہونے کا امکان ہو؛
  • ماسوائے اس کے کہ وفاقی حکومت کی طرف سے اتھارٹی کی پیشگی منظوری سے اسے مشروط کیا گیا ہو یا بصورتِ دیگر فراہم کیا گیا ہو۔
  1. مجوزہ پروکیورمنٹ کی تقسیم یا دوبارہ گروہ بندی پر پابندی
مجوزہ پروکیورمنٹ کی کسی تقسیم یا دوبارہ گروہ بندی کی اجازت نہیں ہوگی۔ سالانہ پروکیورمنٹ پلان اس طرح مرتب کیا جائے گا اور مالی سال کے لیے تمام مجوزہ پروکیورمنٹس کا مناسب طریقے سے اعلان کیا جائے گا۔
اس کا پیشگی اعلان اتھارٹی کی ویب سائٹ کے ساتھ ساتھ پروکیورنگ ایجنسی کی اپنی ویب سائٹ پر بھی کیا جائے گا، بشرطیکہ اس کی اپنی ویب سائٹ موجود ہو۔
  1. Specifications (وضاحتیں)
(1) پروکیورنگ ایجنسی ایسی وضاحتیں وضع کرے گی جو ممکنہ حد تک وسیع تر مسابقت کی اجازت دیں اور کسی ایک کنٹریکٹر یا سپلائر کی حمایت نہ کریں اور دوسروں کو نقصان نہ پہنچائیں۔
(2) تکنیکی معیار یا خصوصیات کا تعین کرنے والی کوئی بھی شرائط، وضاحتیں، فیچرز، معیارات اور تقاضے عام نوعیت کے ہوں گے اور ان میں برانڈ کے نام، ماڈل نمبر، کیٹلاگ نمبر، ملک کے نام وغیرہ شامل نہیں ہوں گے۔
(3) جہاں کسی وضاحت کو مکمل کرنے کے لیے برانڈ کا نام یا کیٹلاگ نمبر استعمال کرنا ناگزیر ہو، وہاں پروکیورنگ ایجنسی اس بات سے مطمئن ہوگی کہ وضاحت کو مکمل کرنے کے لیے کوئی دوسرا قابلِ فہم یا درست طریقہ موجود نہیں ہے۔ ایسی صورت میں شفافیت کے لیے مخصوص وجوہات تحریری طور پر درج کرنے کے بعد درج ذیل الفاظ استعمال کیے جائیں گے:
“or equivalent” (یا مساوی)
“مساوات” کے پیرامیٹرز کا تعین کرنا ان تمام افراد کی ذمہ داری ہوگی جو پروکیورمنٹ کے عمل میں شریک ہوں گے۔
(4) ٹینڈر یا اثاثوں کی تلفی یا فروخت کے لیے درخواست کی دستاویزات یا نوٹس میں یہ واضح کیا جائے گا کہ اثاثہ “as is where is” (جہاں ہے، جیسا ہے) کی بنیاد پر فروخت کیا جا رہا ہے۔
فروخت کے بعد کسی بھی قسم کی ذمہ داری سے دستبرداری کی صورت میں بھی یہ بات واضح طور پر درج کی جائے گی۔
فروخت کیے جانے والے اثاثوں کی مکمل اور درست تفصیل بھی فراہم کی جائے گی۔
(5) کسی بھی معاملے میں، قاعدہ ذیلی (4) کے تحت متعلقہ مجاز حکام کی طرف سے واضح اجازت اور اختیارات تفویض کیے جانے کے بعد ہی مختلف اقسام کی پروکیورمنٹ پر کارروائی کا آغاز کیا جائے گا۔
  1. منظوری کا طریقہ کار
تمام پروکیورنگ ایجنسیاں مختلف اقسام کی پروکیورمنٹ کے لیے واضح منظوری اور اختیارات کا طریقہ کار وضع کریں گی، اور اس بات کو یقینی بنائیں گی کہ متعلقہ پروکیورمنٹ کے آغاز سے قبل مطلوبہ منظوری حاصل ہو چکی ہو۔
Q.1 What mechanism must all procuring agencies devise within one year of the commencement of these rules under Rule 8 regarding procurement planning?
  • Answer: A mechanism for planning in detail for all proposed procurements with the object of realistically determining the requirements of the procuring agency within available resources, delivery time, completion date, and future benefits.
Q.2 What restriction is imposed on procuring agencies regarding the splitting or regrouping of proposed procurements under Rule 9?
  • Answer: Procuring agencies must announce in an appropriate manner all proposed procurements for each financial year and proceed accordingly without any splitting or regrouping, and advertise annual requirements in advance on the Authority’s website and their own website.
Q.3 How must technical specifications be defined to ensure fair competition under Rule 10(1) and (2)?
  • Answer: Specifications must allow the widest possible competition without favouring any single contractor or supplier, and must be generic in nature without referencing brand names, model numbers, catalogue numbers, or names of origin.
Q.4 Under what exception and conditions may a brand name or catalogue number be used in specifications under Rule 10(3)?
  • Answer: When the procuring agency is convinced it is essential to complete an otherwise incomplete specification with no other precise way of describing characteristics, provided the words “or equivalent” are used, specific justifications are recorded in writing, and the agency defines the parameters of “equivalence”.
Q.5 What specific requirements apply to solicitation documents or notices for the disposal of assets under Rule 10(4) and (5)?
  • Answer: They must specify that the asset is sold on an “as is where is” basis, disclaim liability after sale, and provide a full and accurate description of the asset to be disposed of.
Q.6 What requirement is mandated for all procuring agencies regarding authorization and approval under Rule 11?
  • Answer: Procuring agencies must provide clear authorization and delegation of powers for different categories of procurement and shall only initiate procurements once the approval of the competent authorities concerned has been accorded.

    Q1. To which entities and locations do the Public Procurement Rules, 2004 generally apply under the scope and applicability?
    Answer: All procurements made by all procuring agencies of the Federal Government whether within or outside Pakistan
    Q2. What fundamental principles must procuring agencies ensure while engaging in procurements?
    Answer: Procurements are conducted fairly and transparently, bring value for money, and are efficient and economical
    Q3. Which provisions prevail if these rules conflict with an obligation arising from an international treaty or agreement with a State or international financial institution?
    Answer: The provisions of the international treaty or agreement shall prevail to the extent of such conflict
    Q4. What languages are mandated for all communications and documentation related to federal procurements?
    Answer: Urdu or English or both
    Q5. When is a procuring agency permitted to use a local language in addition to Urdu or English for local procurements?
    Answer: Where a procuring agency is situated outside the territories of Pakistan and procurements are to be made locally
    Q6. In case of a dispute involving documentation translated into a local language, to what reference must be made?
    Answer: The original documentation retained on record (in Urdu or English)
    Q7. What requirement applies to procurements exceeding the prescribed limit regarding supplier ethics?
    Answer: Signing of an integrity pact between the procuring agency and the suppliers or contractors as specified by regulation
    Q8. Under rule 7A, how may procuring agencies carry out e-procurement processes?
    Answer: By using information and communication technologies or digital/electronic means in accordance with regulations or guidelines prescribed by the Authority
    Q1. Within what timeframe of the commencement of the rules must all procuring agencies devise a detailed planning mechanism for all proposed procurements?
    Answer: Within one year
    Q2. What is the primary object of devising a procurement planning mechanism under rule 1?
    Answer: To realistically determine requirements within available resources, delivery time, and future benefits
    Q3. How must procuring agencies announce their planned proposed procurements for each financial year?
    Answer: By announcing them in an appropriate manner without splitting or regrouping, and advertising in advance on the Authority’s and agency’s websites
    Q4. What restriction is placed on procuring agencies regarding the splitting or regrouping of proposed procurements?
    Answer: They shall proceed with planned procurements without any splitting or regrouping, save as otherwise provided
    Q5. Where must annual procurement requirements be advertised in advance?
    Answer: On the Authority’s website as well as on the website of the procuring agency (if it has one)
    Q6. How should technical specifications be framed to ensure fair procurement processes?
    Answer: By allowing the widest possible competition without favoring any single contractor or supplier or putting others at a disadvantage
    Q7. What characteristic must technical terms, specifications, standards, and features possess?
    Answer: They must be generic in nature and avoid reference to brand names, model numbers, catalogue names, or country of origin
    Q8. Under what condition may a procuring agency use or reference a brand name or catalogue number in specifications?
    Answer: When convinced it is essential to complete an otherwise incomplete specification, after recording specific justifications in writing and using the words “or equivalent”
    Q9. When the words “or equivalent” are used alongside a brand name reference, who is responsible for defining the parameters of “equivalence”?
    Answer: The procuring agency, to ensure transparency for all participants
    Q10. What specific phrase must be included in solicitation documents or notices for the disposal of assets by tender?
    Answer: “As is where is” basis, with a disclaimer of liability after sale
    Q11. Notwithstanding the “as is where is” disposal rule, what must a procuring agency provide regarding an asset to be disposed of?
    Answer: A full and accurate description of the asset
    Q12. What requirement is mandated for all procuring agencies regarding approval mechanisms?
    Answer: To provide clear authorization and delegation of powers for different categories of procurement and initiate procurements only after competent authority approval
    Q13. When is a procuring agency officially permitted to initiate a procurement process?
    Answer: Once approval of the competent authorities concerned has been accorded
    Q14. In procurement planning, how should the delivery time or completion date be determined?
    Answer: Realistically in line with available resources and project scope
    Q15. Which entity regulates exceptions regarding the limitation on splitting or regrouping of proposed procurements?
    Answer: The Authority with the prior approval of the Federal Government
    Q16. What is the legal status of referencing a country of origin in technical specifications under general rules?
    Answer: It is explicitly barred as specifications must be generic and avoid reference to country of origin

Procurement Advertisements 

  1. اشتہار کے طریقے
(1) اتھارٹی پروکیورمنٹ کے اشتہارات اپنی ویب سائٹ پر وقتاً فوقتاً اتھارٹی کے مقرر کردہ فارمیٹ اور طریقے کے مطابق جاری کرے گی۔
(1) پچاس لاکھ پاکستانی روپے اور اس سے زائد کی پروکیورمنٹ کے مواقع کے اشتہارات اتھارٹی کی ویب سائٹ پر دیے جائیں گے، بشرطیکہ قاعدہ 42 کے ذیلی شق (b) کی شق (ii) کے مطابق ہوں۔
(2) تیس لاکھ پاکستانی روپے سے زائد کے تمام پروکیورمنٹ مواقع کے لیے اشتہار کی کم از کم مالی حد اتھارٹی کے ضابطے کے ذریعے مقرر کی جائے گی۔
کھلی مسابقتی بڈنگ کے لیے درخواستِ کوٹیشن کا اشتہار کم از کم دو قومی روزناموں میں بنیادی طور پر شائع کیا جائے گا، جن میں ایک انگریزی اور دوسرا اردو میں ہوگا۔
(3) جن صورتوں میں پروکیورنگ ایجنسی کی اپنی ویب سائٹ موجود ہو، وہ پروکیورمنٹ سے متعلق تمام اشتہارات اپنی ویب سائٹ پر بھی پوسٹ کر سکتی ہے۔
(4) پروکیورنگ ایجنسی جو الیکٹرانک میڈیا استعمال کرتی ہے، وہ اپنی ویب سائٹ پر بھی متعلقہ تمام اشتہارات پوسٹ کر سکتی ہے اور اس بات کو یقینی بنائے گی کہ ویب سائٹ پر پوسٹ کی گئی معلومات اس مقصد کے لیے مکمل ہوں اور بڈز جمع کرانے کی آخری تاریخ تک دستیاب رہیں۔
  1. جوابی وقت (Response Time)
(1) انفرادی پروکیورمنٹ کی پیچیدگی، دستیابی اور فوری نوعیت کو مدنظر رکھتے ہوئے، پروکیورنگ ایجنسی بڈز یا تجاویز کی وصولی کے لیے اشتہار یا نوٹس کی اشاعت کی تاریخ سے مناسب جوابی وقت مقرر کرے گی۔
قومی مسابقتی بڈنگ کے لیے جوابی وقت پندرہ دن اور بین الاقوامی مسابقتی بڈنگ کے لیے تیس دن سے کم نہیں ہوگا۔
تاہم، کسی بھی صورت میں پروکیورنگ ایجنسی تجاویز کی وصولی کے لیے مناسب جوابی وقت مقرر کرنے کا فیصلہ کر سکتی ہے۔
تمام اشتہارات یا نوٹس میں اس مخصوص پروکیورمنٹ کے لیے مجاز جوابی وقت واضح طور پر درج کیا جائے گا اور بڈ دستاویزات کی وصولی کی تاریخ بھی ساتھ دی جائے گی۔
(2) اخبار یا ویب پر اشتہار کے حساب سے جوابی وقت تیس دن سے کم نہیں ہوگا، بشرطیکہ ہنگامی صورتِ حال میں کوئی مقررہ وقت کی حد لاگو نہیں ہوگی، تاکہ آخری تاریخ تک بڈ مکمل کرنے اور جمع کرانے کے لیے کافی وقت مل سکے۔
اتھارٹی کی ویب سائٹ پر پروکیورمنٹ کے لیے جوابی وقت کا حساب اشتہار کے پوسٹ ہونے کی تاریخ سے کیا جائے گا، بشرطیکہ پروکیورمنٹ کی مالیت تیس لاکھ پاکستانی روپے تک ہو۔
اگر اشتہار یا نوٹس الیکٹرانک اور پرنٹ دونوں میڈیا میں شائع ہوا ہو تو جوابی وقت پہلی اشاعت کے دن سے شمار کیا جائے گا۔
(3) ان حالات میں جہاں اشتہار یا نوٹس پرنٹ اور الیکٹرانک دونوں میڈیا میں شائع کیا گیا ہو، جوابی وقت پہلی اشاعت کی تاریخ سے شمار کیا جائے گا۔
تمام پروکیورنگ ایجنسیوں کے لیے یہ لازمی ہوگا کہ قاعدہ 42 کے ذیلی شق (b) کی شق (i) کے تحت مقرر کردہ مالی حد سے تجاوز کرنے والی تمام پروکیورمنٹ کی ضروریات کا اشتہار دیا جائے۔
  1. استثنات (Exceptions)
تمام پروکیورنگ ایجنسیوں کے لیے درج ذیل حالات میں اس ضرورت سے انحراف کی اجازت ہوگی، تاہم اتھارٹی کی پیشگی منظوری ضروری ہوگی:
(a) جب مجوزہ پروکیورمنٹ کا تعلق قومی سلامتی سے ہو اور اس کی اشاعت سے قومی سلامتی کے مقاصد کو خطرہ لاحق ہو سکتا ہو؛
(b) جب مجوزہ پروکیورمنٹ کا اشتہار یا نوٹس کسی ایسی معلومات کے انکشاف سے متعلق ہو جو نوعیت کے اعتبار سے ملکیتی (Proprietary) یا دانشورانہ ملکیت (Intellectual Property) سے متعلق ہو اور کسی بھی طریقے سے اس کی اشاعت نقصان دہ ہو سکتی ہو، یا جب واحد ذریعہ (Single Source) دستیاب ہو۔
Q.1 How must procurements over five hundred thousand Pakistani Rupees and up to three million Pakistani Rupees be advertised under Rule 12(1)?
  • Answer: They shall be advertised on the Authority’s website in the manner and format specified by regulation, and may also be advertised in print media if deemed necessary by the procuring agency, with the lower financial limit being the prescribed limit for request for quotations under rule 42(b).
Q.2 What are the media requirements for advertising procurement opportunities over three million Pakistani Rupees under Rule 12(2)?
  • Answer: They should be advertised on the Authority’s website as well as in other print media or newspapers having wide circulation, principally appearing in at least two national dailies, one in English and the other in Urdu.
Q.3 What additional guidelines apply when a procuring agency utilizes electronic media or its own website for advertisements under Rule 12(3) and (4)?
  • Answer: The agency may post advertisements on its own website, and when utilizing electronic media, it must ensure that the posted information is complete and remains available until the closing date for the submission of bids.
Q.4 What are the minimum mandatory response times for national competitive bidding and international competitive bidding under Rule 13(1)?
  • Answer: Under no circumstances shall the response time be less than fifteen days for national competitive bidding and thirty days for international competitive bidding from the date of publication, except in cases of emergency where no time limit is applicable.
Q.5 How is the response time calculated when advertisements appear in both electronic and print media under Rule 13(2) and (3)?
  • Answer: For procurements up to three million rupees, it is considered from the date of appearance on the Authority’s website; otherwise, in situations where publication occurs in both electronic and print media, it is calculated from the day of first publication in the newspapers.
Q.6 Under what exceptional circumstances is deviation from mandatory advertisement requirements permissible with prior approval of the Authority under Rule 14?
  • Answer: When the proposed procurement is related to national security and publication could jeopardize national security objectives, or when the advertisement relates to the disclosure of information that is proprietary in nature or falls within intellectual property available from a single source.
Pre-qualification, Qualification, and Disqualification of Suppliers and Contractors 
Q.1 Under what circumstances and for what purpose may a procuring agency engage in pre-qualification of bidders under Rule 15(1)?
  • Answer: Prior to floating tenders or inviting proposals in the case of services, civil works, turnkey projects, and expensive/technically complex equipment to ensure that only technically and financially capable firms having adequate managerial capability are invited to submit bids.
Q.2 What specific factors may a procuring agency take into consideration while engaging in pre-qualification under Rule 15(2)?
  • Answer: Relevant experience and past performance; capabilities with respect to personnel, equipment, and plant; financial position; appropriate managerial capability; and any other relevant factor not inconsistent with the rules.
Q.3 What information and documentation must a procuring agency announce and provide in pre-qualification proceedings under Rule 16(1) and (2)?
  • Answer: All information required for pre-qualification including instructions for preparation and submission, evaluation criteria, and documentary evidence required, and provide a set of pre-qualification documents to any supplier or contractor upon request and payment of printing/providing costs only.
Q.4 What communication responsibilities does a procuring agency have towards applicants regarding pre-qualification results under Rule 16(3) and (4)?
  • Answer: It must promptly notify each applicant whether or not they have been pre-qualified, make the list of pre-qualified suppliers available upon request to those involved, and communicate the reasons for non-pre-qualification to those who were not pre-qualified.
Q.5 How must a procuring agency arrange the procurement of recurrent or common use items, services, and commodities through framework agreements under Rule 16A?
  • Answer: By preparing provisional annual estimates based on rational demand, initiating pre-qualification proceedings for selection, and establishing open framework agreements (maximum 3 years) or closed framework agreements (maximum 1 year) for items whose market prices fluctuate.
Q.6 What procedure governs price adjustments for framework agreements during contract execution under Rule 16B?
  • Answer: The procuring agency may accept requests for price adjustment under abnormal price volatility by comparing requested prices against national or international price indicator guides adopted by the Authority, verifying justifications, and applying the factor or percentage approved by the Principal Accounting Officer (PAO).
Q.7 When can a procuring agency require suppliers or contractors to provide information concerning their professional, technical, financial, legal, or managerial competence under Rule 17?
  • Answer: At any stage of the procurement proceedings if the agency has credible reasons for or prima facie evidence of any defect in their capacities, provided reasons are recorded in writing and form part of the procurement records.
Q.8 Under what condition must a procuring agency disqualify a supplier or contractor under Rule 18?
  • Answer: If it finds, at any time, that the information submitted by the supplier or contractor concerning their qualification was false, materially inaccurate, or incomplete.

 Blacklisting of Suppliers and Contractors 

Q.1 What mechanism must a procuring agency devise for blacklisting and debarment of bidders under Rule 19(1)?
  • Answer: A comprehensive mechanism in accordance with regulations made by the Authority to declare bidders blacklisted and cross-barred for specified periods based on established violations.
Q.2 Under Rule 19(1)(a), what is the maximum penalty period for blacklisting and cross-debarment if corrupt and fraudulent practices are established against a bidder?
  • Answer: A period of not more than ten years from participation in any public procurement or disposal proceedings.
Q.3 Under Rule 19(1)(b), what are the conditions and maximum penalty period for blacklisting a bidder who fails to perform contractual obligations or breaches a contract?
  • Answer: A period of not more than three years from participating in the respective category of public procurement or disposal proceedings, initiated after exhausting the forum of arbitration if provided in the contract conditions and covered in dispute settlement clauses.
Q.4 What is the maximum penalty period for failing to abide by a bid securing declaration without engaging in corrupt and fraudulent practices under Rule 19(1)(c)?
  • Answer: A period of not more than six months from participation in the respective category of public procurement or disposal proceedings.
Q.5 How must blacklisting or barring actions be communicated and publicized under Rule 19(2)?
  • Answer: They must be communicated by the procuring agency to the Authority and the respective bidder in the form of a decision containing the grounds, and publicized by the Authority after examining the record for procedural adherence.
Q.6 What remedy does a blacklisted or debarred bidder have under Rule 19(3)?
  • Answer: The bidder may file a review petition before the Authority within thirty days of communication after depositing the prescribed fee, and the Authority must evaluate and decide the case within ninety days as a final decision.
Q.7 How is a bidder treated under Rule 19(4) if they have been declared blacklisted or debarred by a foreign country, international organization, or foreign institution?
  • Answer: They shall be treated as blacklisted and debarred from participating in any public procurement proceedings or entering into any public contract for the period declared by that foreign entity, subject to review powers of the Board for public sector entities based on Authority evaluations.
Q.8 What obligation does a blacklisted or debarred bidder retain regarding ongoing contracts under Rule 19(5)?
  • Answer: The blacklisted or debarred bidder remains bound to perform its contractual obligations in any ongoing public contract in which it is already engaged, at the option of the respective procuring agency.
  • Q1. How must procurements over five hundred thousand Pakistani Rupees and up to three million Pakistani Rupees be advertised?
    Answer: On the Authority’s website in the specified manner and format (and optionally in print media if deemed necessary)
    Q2. What is established as the lower financial limit for advertisement on the Authority’s website for open competitive biddings?
    Answer: The prescribed financial limit for request for quotations under clause (b) of rule 42
    Q3. In which print media must procurement opportunities exceeding three million Pakistani Rupees principally appear?
    Answer: At least two national dailies, one in English and the other in Urdu
    Q4. What additional optional avenue may a procuring agency use for posting procurement advertisements if it possesses one?
    Answer: Its own website
    Q5. When a procuring agency utilizes electronic media for advertisements, what must it ensure regarding the posted information?
    Answer: That the information is complete and remains available on the website until the closing date for the submission of bids
    Q6. Who decides the response time for the receipt of bids or proposals keeping in view complexity, availability, and urgency?
    Answer: The procuring agency
    Q7. What is the absolute minimum response time permitted for national competitive bidding under any circumstances?
    Answer: Fifteen days
    Q8. What is the absolute minimum response time mandated for international competitive bidding?
    Answer: Thirty days
    Q9. What must all advertisements or notices expressly mention regarding submission timelines and documentation?
    Answer: The response time allowed for that particular procurement along with information for collection of bid documents
    Q10. Which procurement scenario is exempt from any time limit restrictions regarding response time?
    Answer: Emergency procurements
    Q11. From which date is the response time calculated when an advertisement appears in both electronic and print media?
    Answer: The day of its first publication in the newspapers
    Q12. For procurements up to three million Pakistani Rupees, from what date is the response time considered?
    Answer: The date of appearance of the advertisement on the Authority’s website
    Q13. Above what financial limit is it mandatory for all procuring agencies to advertise procurement requirements?
    Answer: The limit applicable under sub-clause (i) of clause (b) of rule 42 (exceeding one hundred thousand Pakistani Rupees)
    Q14. Under what specific condition is deviation from mandatory advertising requirements permissible with the prior approval of the Authority?
    Answer: When the proposed procurement is related to national security and its publication could jeopardize national security objectives
    Q15. What is the second permissible exception for deviating from advertising requirements with the Authority’s approval?
    Answer: When information is proprietary in nature or falls within intellectual property available from a single source
    Q16. How long must advertisement information remain active on an electronic portal?
    Answer: Until the closing date for the submission of bids

Methods of Procurement 

Q.1 What is established as the principal method of procurement for goods, services, and works under Rule 20?
  • Answer: Open competitive bidding, save as otherwise provided in the rules.
Q.2 When must procuring agencies engage in open competitive bidding under Rule 21?
  • Answer: If the cost of the object to be procured is more than the prescribed financial limit applicable under sub-clause (i) of clause (b) of rule 42, subject to rules 22 to 37.
Q.3 What special procurement mechanism is outlined under Rule 21A for importing commodities to meet a demand-supply gap?
  • Answer: A procedure allowing the procurement of urgent public goods listed in Schedule-I using single-stage two-envelope bidding, advertised in newspapers and international websites, with response times based on Schedule-I and potential distribution of remaining quantities among subsequent most advantageous bidders.
Q.4 How must bids be submitted to ensure integrity under Rule 22?
  • Answer: Bids must be submitted in a sealed package or packages in such a manner that the contents are fully enclosed and cannot be known until duly opened, following unambiguous methods specified in the bidding documents.
Q.5 What requirement is mandated for formulating bidding documents immediately after publication under Rule 23(1)?
  • Answer: Procuring agencies must formulate precise and unambiguous bidding documents that are made available to bidders immediately after the publication of the invitation to bid.
Q.6 What specific items must be included in bidding documents for competitive bidding under Rule 23(2)?
  • Answer: Invitation to bid, instructions to bidders, form of bid, form of contract, general/special conditions of contract, specifications and drawings/performance criteria, list of goods/bill of quantities, delivery time/completion schedule, qualification criteria, bid evaluation criteria, format of all securities, details of quality standards, and any other necessary details not inconsistent with the rules.
Q.7 How must subsequent changes or additional information required for bidding be communicated under Rule 23(3)?
  • Answer: In a timely manner and on an equal opportunity basis, making notifications in a manner similar to the original advertisement.
Q.8 What rules apply regarding standard bidding documents and their cost under Rule 23(4) and (5)?
  • Answer: Procuring agencies must use standard bidding documents notified by the Authority (retaining existing non-inconsistent documents until then), and may provide sets to suppliers or contractors upon request subject to payment of a price representing only the cost of printing and providing.
  • Q1. What is established as the principal method of procurement for goods, services, and works under these rules?
    Answer: Open competitive bidding
    Q2. When must procuring agencies engage in open competitive bidding based on cost?
    Answer: If the cost of the object to be procured is more than the prescribed financial limit under rule 42(b)(i)
    Q3. Under rule 21(A), what mechanism is specified for the import of commodities to meet the demand-supply gap listed in Schedule-I?
    Answer: Single-stage two-envelope bidding procedure
    Q4. How must evaluation reports be communicated when importing commodities under the demand-supply gap mechanism?
    Answer: Electronically immediately after issuance, in addition to hoisting on the websites
    Q5. How must bids be submitted according to rule 3?
    Answer: In a sealed package or packages such that the contents are fully enclosed and cannot be known until duly opened
    Q6. What must procuring agencies formulate immediately after the publication of the invitation to bid regarding documentation?
    Answer: Precise and unambiguous bidding documents made available to bidders
    Q7. Which of the following is a mandatory component of bidding documents for competitive bidding?
    Answer: Invitation to bid, instructions to bidders, form of bid, form of contract, and conditions of contract
    Q8. If a change, addition, modification, or deletion becomes essential after issuing bidding documents, how must notification be made?
    Answer: In a manner similar to the original advertisement on an equal opportunity basis
    Q9. What standard bidding documents must procuring agencies use when available?
    Answer: Those notified by regulation by the Authority
    Q10. What does the term “price” mean regarding the provision of bidding documents to a supplier or contractor upon request?
    Answer: The cost of printing and providing the documents only
    Q11. Regarding reservations and preference, how must procuring agencies treat prospective bidders concerning nationality?
    Answer: Allow all prospective bidders to participate without regard to nationality, except when participation is limited to national bidders or prohibited for certain nationalities in accordance with Federal Government policy
    Q12. For which categories does the procuring agency allow preference to domestic suppliers or contractors over international bidders?
    Answer: Works projects, certain goods manufactured/mined/extracted/grown in Pakistan, and disposal of certain assets impacting national security
    Q13. Where must the percentage of preference to be accorded be clearly mentioned?
    Answer: In the bidding documents under the bid evaluation criteria
    Q14. What is the maximum limit for a fixed amount of bid security that a procuring agency may require?
    Answer: Not exceeding five percent of the estimated value of procurement determined by the procuring agency
    Q15. What must a bidder submit if the procuring agency does not require a bid security?
    Answer: A bid-securing declaration on the format prescribed by the Authority in Standard Procurement Documents
    Q16. What is the ordinary obligation of a procuring agency regarding bid validity periods?
    Answer: To process and evaluate the bid within the stipulated bid validity period
    Q17. Under exceptional circumstances, if an extension of bid validity is necessary, for what maximum period can extension be requested?
    Answer: For not more than the period equal to the period of the original bid validity
    Q18. What happens if a bidder agrees to an extension of the bid validity period?
    Answer: They shall also extend the validity of the bid bond or security for the extended period, and shall not be permitted to change the substance of their bids
    Q19. What is the right of a bidder who does not agree to an extension of the bid validity period?
    Answer: They shall be allowed to withdraw their bids without forfeiture of their bid bonds or securities
    Q20. Under what condition may a procuring agency extend the deadline for the submission of bids?
    Answer: After recording its reasons in writing and in an equal opportunity manner, with advertisement of such extension done in a manner similar to the original advertisement
Reservations, Preferences, Bid Security, Bid Validity, and Extension of Time 
Q.1 What rule applies to the nationality of prospective bidders participating in procurement or disposal proceedings under Rule 24(1)?
  • Answer: Procuring agencies shall allow all prospective bidders to participate without regard to nationality, except when the agency limits participation to national bidders or prohibits certain nationalities in accordance with Federal Government policy.
Q.2 Under what areas may a procuring agency accord preference to domestic suppliers or contractors competing with international bidders under Rule 24(2)?
  • Answer: Works projects, certain goods manufactured, mined, extracted, and grown in Pakistan, and the disposal of certain assets having a potential impact on national security, with exact preference percentages clearly stated in the bidding documents.
Q.3 What are the regulations regarding bid security and bid securing declarations under Rule 25?
  • Answer: A procuring agency may require a fixed amount of bid security not exceeding five percent of the estimated procurement value; if bid security is not required, the bidder must submit a bid securing declaration on the prescribed format.
Q.4 What obligations govern the bid validity period and extensions under Rule 26(1), (2), and (3)?
  • Answer: Bids remain valid for the period specified in the documents, and agencies must evaluate them within that period, though extensions may be requested under exceptional recorded circumstances for a duration not exceeding the original validity period.
Q.5 How are bidders handled when an extension of bid validity is requested under Rule 26(4)?
  • Answer: Bidders agreeing to extension must extend their bid security without changing the substance of their bids, whereas bidders who do not agree are permitted to withdraw their bids without forfeiture of their securities.
Q.6 What procedure must a procuring agency follow if it needs to extend the deadline for the submission of bids under Rule 27?
  • Answer: The agency must record reasons for the extension in writing in an equal opportunity manner, and advertise the extension using a method similar to the original advertisement.

Opening, Evaluation, and Rejection of Bids 

Q.1 What rules govern the timing and procedure for opening bids under Rule 28?
  • Answer: The date for opening bids and the last date for submission must be the same, with bids opened publicly at least thirty minutes after the submission deadline in the presence of attending bidders, where unit prices and amounts are read aloud, minutes recorded, and late bids rejected unopened.
Q.2 What is the consequence under Rule 29 if a procuring agency fails to provide for an unambiguous evaluation criterion in the bidding documents?
  • Answer: It shall amount to mis-procurement.
Q.3 How must bids be evaluated and currency conversions handled under Rule 30(1) and (2)?
  • Answer: Bids must be evaluated strictly in accordance with specified criteria and terms in the bidding documents, and for comparison across different currencies, prices are converted using the selling rate notified by the State Bank of Pakistan on the bid opening date.
Q.4 What is permitted regarding post-opening alterations and clarifications of bids under Rule 31?
  • Answer: Bidders are not allowed to alter or modify their bids after opening, but the procuring agency may seek and accept written clarifications that do not change the substance of the bid.
Q.5 What restriction is placed on introducing conditions into procurement under Rule 32?
  • Answer: No procuring agency shall introduce any condition that discriminates between bidders or is difficult to meet, judged against the ordinary practices of that specific trade, manufacturing, construction business, or service.
Q.6 Under what circumstances may a procuring agency reject all bids or proposals, and what are its obligations under Rule 33?
  • Answer: The agency may reject all bids at any time prior to acceptance without incurring liability, but must promptly notify all bidders of the rejection and communicate grounds upon request without being required to justify them.
Q.7 What procedure must a procuring agency follow if it decides to call for re-bidding after rejecting all bids under Rule 34?
  • Answer: The agency must assess the reasons for rejection and may revise specifications, evaluation criteria, or other conditions before issuing a new invitation for re-bidding.
 Announcement of Evaluation Reports and Procedures of Open Competitive Bidding 
Q.1 When and in what form must a procuring agency announce the result of a bid evaluation under Rule 35?
  • Answer: In the form of a final evaluation report giving justification for acceptance or rejection of bids at least fifteen days prior to the award of the contract (or announcing the technical evaluation report prior to opening financial proposals where evaluated separately).
Q.2 What is the procedure for the “Single stage – one envelope procedure” under Rule 36(a)?
  • Answer: Each bid comprises a single envelope containing both the financial and technical proposals (if any), which are received, opened, and evaluated together in the manner prescribed in the bidding documents.
Q.3 How does the “Single stage – two envelope procedure” operate under Rule 36(b)?
  • Answer: Bids comprise a single package containing two separate envelopes marked “FINANCIAL PROPOSAL” and “TECHNICAL PROPOSAL”; initially only technical proposals are opened and evaluated without reference to prices, after which financial proposals of technically responsive bids are publicly opened at an announced time, and the most advantageous bid is accepted while non-responsive financial proposals are returned unopened.
Q.4 What steps are involved in the first stage of the “Two stage bidding procedure” under Rule 36(c)?
  • Answer: Bidders submit a technical proposal without price according to required specifications, which is evaluated and discussed to address deficiencies, allowing bidders to revise technical proposals and the procuring agency to modify technical requirements provided changes are communicated equally with sufficient response time.
Q.5 What options and procedures apply during the second stage of the “Two stage bidding procedure” under Rule 36(c)?
  • Answer: Bidders not willing to conform may withdraw without losing bid security; those willing submit both a revised technical proposal and a financial proposal on a specified date, which are evaluated to determine and accept the most advantageous bid.
Two Stage – Two Envelope Bidding Procedure, Conditions for Use, and Unsolicited Proposals 
Q.1 What is the exact step-by-step process of the first stage under the “Two stage – two envelope bidding procedure” under Rule 36(d)?
  • Answer: Bids comprise a single package with two separate envelopes marked “FINANCIAL PROPOSAL” and “TECHNICAL PROPOSAL”; initially only technical proposals are opened while financial proposals remain unopened in custody; technical proposals are discussed with bidders against requirements, allowing willing bidders to revise them and non-conforming bidders to withdraw without forfeiture of bid security.
Q.2 What procedures govern the second stage under the “Two stage – two envelope bidding procedure” under Rule 36(d)?
  • Answer: Bidders willing to conform submit a revised technical proposal and supplementary financial proposal; the revised technical proposal, original financial proposal, and supplementary financial proposal are opened at an announced time and date after allowing sufficient preparation time; and the procuring agency evaluates the whole proposal to accept the most advantageous bid.
Q.3 When must the “Single stage – two envelope bidding procedure” be used under Rule 37(a)?
  • Answer: Where the bids are to be evaluated on technical and financial grounds and price is taken into account only after technical evaluation.
Q.4 Under what specific circumstances must the “Two stage bidding procedure” be adopted under Rule 37(b)?
  • Answer: In large and complex contracts where technically unequal proposals are likely to be encountered or where the procuring agency knows its options but there are two or more equally acceptable technical solutions available for a given set of performance requirements.
Q.5 When must the “Two stage – two envelope bidding method” be used under Rule 37(c)?
  • Answer: For procurement where alternative technical proposals are possible, such as certain types of machinery, equipment, or manufacturing plants.
Q.6 How must an “unsolicited proposal” received by a procuring agency be assessed and processed under Rule 37A(1)?
  • Answer: It must be assessed for viability by an assessment committee of at least three technical experts; if viable, the agency must advertise it for open competition without disclosing the initiator’s name, conduct prequalification while exempting the initiator, and award five percent additional weightage to the project proponent in combined evaluation.
Q.7 What rights and options does the initiator of an unsolicited proposal have if other bids are submitted under Rule 37A(2) and (3)?
  • Answer: If no other bidder responds, the contract may be awarded to the initiator; in a competitive bidding scenario where the initiator’s bid does not emerge as the most advantageous, the initiator is given the opportunity to match the most advantageous bid, or exercise the right of refusal without forfeiture of bid security.
Q.8 How must proprietary information and intellectual property concerning unsolicited proposals be handled under Rule 37A(4), (5), and (6)?
  • Answer: The initiator’s proprietary information must remain confidential and undisclosed to interested bidders, the procuring agency is not responsible for accruing intellectual property rights unless specified, and information may be disclosed as part of the procurement process if considered necessary by the agency (unless expressly stated otherwise in writing by the initiator).
Acceptance of Bids and Award of Procurement Contracts 
Q.1 What criteria govern the acceptance of bids and the award of a procurement contract under Rule 38?
  • Answer: The bidder with the most advantageous bid, if not in conflict with any law, rules, regulations, or policy of the Federal Government, shall be awarded the procurement contract within the original or extended period of bid validity.
Q.2 Under Rule 38B, what conditions must a single bid satisfy in goods, works, and services to be considered by the procuring agency?
  • Answer: It must meet evaluation criteria, ensure compliance with specifications and terms in the advertisement/solicitation documents, not conflict with the Ordinance, conform to technical specifications, and have financial conformance in terms of rate reasonability (except that single bids shall not be entertained in pre-qualification proceedings, other than for unsolicited proposals).
Q.3 What is the maximum limit for a performance guarantee that a procuring agency may require from a successful bidder under Rule 39?
  • Answer: A performance guarantee not exceeding ten per cent of the contract amount, where needed and clearly expressed in the bidding documents.
Q.4 Under what circumstances may a procuring agency incorporate the provision of a letter of credit (LC) and Incoterms under Rule 39A?
  • Answer: Where required in processes involving shipments and custom clearance, and where the procuring agency’s bank mitigates procurement risk in terms of quality assurance and delivery mechanism, and the bidder’s bank mitigates payment risk.
Q.5 What limitations apply to negotiations with a successful bidder under Rule 40(1)?
  • Answer: Negotiations may be conducted without changing the cost and scope of work or services, with a view to streamlining work or task execution regarding methodology, work plan, staffing, and special conditions of the contract at the time of contract finalization.
Q.6 What confidentiality obligations are imposed on procuring agencies regarding evaluation reports under Rule 41?
  • Answer: The procuring agency shall keep all information regarding the technical or final evaluation confidential until the time of the announcement of the respective evaluation reports in accordance with Rule 35.
Alternative Methods of Procurements
(Rule 42 – Petty Purchases, Requests for Quotations, and Direct Contracting)
Q.1 What financial limit and procedure apply to “petty purchases” under Rule 42(a)?
  • Answer: Procuring agencies may provide for petty purchases through single quotations where the value of the object of procurement is up to one hundred thousand Pakistani Rupees, without resorting to bidding or quotations, using a local purchase order.
Q.2 What conditions and price criteria govern procurement through “request for quotations” under Rule 42(b)?
  • Answer: For procurements valued between one hundred thousand and five hundred thousand Pakistani Rupees, agencies may obtain at least three quotations from GST-registered firms, original equipment manufacturers, or authorized dealers for objects with standard specifications, purchasing from the supplier offering the lowest price.
Q.3 Under what specific conditions is “direct contracting” permissible under Rule 42(c)?
  • Answer: When acquiring spare parts/supplementary services from original manufacturers/suppliers without alternative sources; when only one manufacturer/supplier exists; when changing suppliers would cause technical incompatibility or disproportionate difficulties (max 3 years); for repeat orders up to 15%; in declared emergencies; when prices are government-fixed; or for purchasing motor vehicles from local original manufacturers or authorized agents at manufacturer prices.

Alternative Methods of Procurements

(Rule 42 – Negotiated Tendering, Force Account, and Direct Contracting with State Owned Entities)
Q.1 Under what conditions may a procuring agency engage in “negotiated tendering” under Rule 42(d)?
  • Answer: When supplies are manufactured purely for research, experiment, study, or particular development; when technical, artistic, or exclusive intellectual property reasons restrict manufacture to a particular supplier; or for reasons of extreme urgency brought about by unforeseeable events where open/limited bidding time limits cannot be met, provided written reasons and justifications are recorded.
Q.2 What conditions and financial limits apply when a procuring agency uses “force account” under Rule 42(e)?
  • Answer: When the procurement value does not exceed two hundred million Pakistani Rupees for small, scattered, or remotely located works, works required without disrupting operations, urgent repairs of national heritage, risks better borne by state entities, extreme urgencies, or sensitive projects where information cannot be shared with the private sector, accomplished exclusively through the entity’s own resources.
Q.3 What provisions govern “Direct Contracting with State Owned Entities” under Rule 42(f)?
  • Answer: Procuring agencies may engage in direct contracting with professional, autonomous, or semi-autonomous federal or provincial organizations for time-sensitive, public-interest works and services (including consultancy) if the body is eligible and accomplishes the work exclusively through its own resources without private sector partners, joint ventures, or sub-contractors.
Q.4 What procedure must a procuring agency follow under Rule 42(f)(iii) if multiple state-owned organizations or bodies are eligible to perform the works or render the services?
  • Answer: The procuring agency shall hold competition amongst them through limited tendering (notifications) without any advertisements, while giving reasonable time for the submission of their applications or proposals.
Q.5 What requirement must a procuring agency fulfill regarding price under Rule 42(f)(iv) when contracting with state-owned entities?
  • Answer: The procuring agency shall devise a mechanism for determining price reasonability to ensure that the prices offered by the state-owned entities are reasonable for the award of the contract.

6. OPENING, EVALUATION AND REJECTION OF BIDS

On-Account Payments, Entry into Force, Closing of Contract, and Procurement Assignment 
Opening, Evaluation and Rejection of Bids
بڈز کو کھولنے، جانچ اور مسترد کرنے کے قواعد
  1. بڈز کھولنا (Opening of Bids)
(1) بڈز بڈنگ دستاویزات میں بتائے گئے وقت پر کھولی جائیں گی۔ بڈز جمع کرانے کی آخری تاریخ اور بڈز کھولنے کی تاریخ ایک ہی ہوگی۔
(2) تمام بولی دہندگان یا ان کے نمائندوں کو، جو موجود رہنا چاہیں، پہلے سے اعلان کردہ وقت اور مقام پر موجودگی کی اجازت ہوگی۔ تمام بولی دہندگان موجودگی شیٹ پر دستخط کریں گے۔
پروکیورنگ ایجنسی بڈ کھولنے کی کارروائی کا ریکارڈ (Minutes) درج کرے گی اور بڈ کی رقم بلند آواز میں پڑھی جائے گی۔
بشرطیکہ اگر کام کے لیے پروکیورمنٹ کا حجم ایک سو پانچ ملین روپے سے زیادہ اور اشیاء اور خدمات کے لیے پانچ سو ملین روپے سے زیادہ ہو تو بڈز کھولنے کی کارروائی کو متعلقہ ویب سائٹ یا ڈیجیٹل چینل پر براہِ راست نشر (Broadcast Live) کیا جائے گا۔
  1. جانچ کا معیار (Evaluation Criteria)
پروکیورنگ ایجنسی بڈ کی جانچ کے لیے ایک مناسب معیار وضع کرے گی جس میں وہ تمام متعلقہ معلومات درج ہوں گی جن کی بنیاد پر کسی بڈ کی جانچ کی جانی ہو۔
بڈنگ دستاویزات میں جانچ کے معیار کو غیر مبہم طور پر فراہم نہ کرنا پروکیورمنٹ مس مینجمنٹ (Procurement Mismanagement) تصور ہوگا۔
جانچ کے معیار بڈنگ دستاویزات کا لازمی حصہ ہوں گے اور قواعد کی مقررہ شرائط و ضوابط کے مطابق ہوں گے۔
  1. بڈز کی جانچ (Evaluation of Bids)
(1) تمام بڈز کی جانچ بڈنگ دستاویزات میں مقرر کردہ معیار اور دیگر طے شدہ شرائط و ضوابط کے مطابق کی جائے گی۔
(2) مختلف کرنسیوں میں کوٹ کی گئی بڈز کے موازنے کے مقاصد کے لیے کسی بھی بڈ کی جانچ کے لیے ایسا معیار استعمال نہیں کیا جائے گا جو بڈنگ دستاویزات میں مخصوص نہ کیا گیا ہو۔
کرنسی کو ایک ہی کرنسی میں تبدیل کیا جائے گا، جیسا کہ بڈز کھولنے کی مخصوص تاریخ کو اسٹیٹ بینک آف پاکستان کی مروجہ فروخت کی شرح (Selling Rate) ہوگی۔
(3) صرف وہ قواعد و پالیسیاں لاگو ہوں گی جو بڈ کی دعوت جاری کرنے کے وقت نافذ العمل ہوں۔
  1. بڈز کی وضاحت (Clarification of Bids)
(1) بڈز کھولنے کے بعد کسی بھی بولی دہندہ کو اپنی بڈ میں تبدیلی یا ترمیم کرنے کی اجازت نہیں ہوگی۔
تاہم، پروکیورنگ ایجنسی بڈ کی وضاحت طلب کر سکتی ہے۔
(2) پروکیورنگ ایجنسی کی طرف سے بڈ میں وضاحت کے لیے کی جانے والی کوئی بھی درخواست لازماً تحریری ہوگی۔
ایسی درخواست کا جواب بھی تحریری طور پر دیا جائے گا اور ایسا جواب قبول کیا جا سکتا ہے جو بڈ کے بنیادی مواد کو تبدیل نہ کرتا ہو۔
  1. مشکل اور امتیازی شرائط (Difficult and Discriminatory Conditions)
جب تک کہ بصورتِ دیگر فراہم نہ کیا گیا ہو، پروکیورنگ ایجنسی کوئی ایسی شرط متعارف نہیں کرائے گی جو بولی دہندگان کے درمیان امتیاز پیدا کرے یا جسے پورا کرنا مشکل سمجھا جائے۔
کسی شرط کی نوعیت مشکل یا امتیازی ہونے کا تعین کرنے کے لیے تجارت، مینوفیکچرنگ، تعمیراتی کاروبار یا خدمات کے عمومی طریقوں سے رجوع کیا جائے گا، خاص طور پر ان طریقوں سے جو متعلقہ پروکیورمنٹ سے مخصوص طور پر متعلق ہوں۔
  1. بڈز کی مستردگی (Rejection of Bids)
(1) پروکیورنگ ایجنسی کسی بھی وقت کسی بڈ یا تجویز کی قبولیت سے پہلے تمام بڈز یا تجاویز کو مسترد کر سکتی ہے۔
(2) پروکیورنگ ایجنسی بڈز یا تجاویز کو مسترد کرنے کی وجوہات سے تمام بولی دہندگان یا سپلائرز/کنٹریکٹرز کو فوری طور پر آگاہ کرے گی، تاہم اسے ان وجوہات کا جواز پیش کرنے کی پابند نہیں ہوگی۔
(3) تمام بڈز یا تجاویز کی مستردگی کا نوٹس تمام جمع کرانے والے سپلائرز یا کنٹریکٹرز کو فوری طور پر دیا جائے گا۔ کسی بھی سپلائر یا کنٹریکٹر کی طرف سے بڈ یا تجویز جمع کرانے کی وجہ سے پروکیورنگ ایجنسی پر کسی قسم کی ذمہ داری عائد نہیں ہوگی۔
  1. دوبارہ بڈنگ (Re-Bidding)
(1) اگر پروکیورنگ ایجنسی نے قاعدہ 33 کے تحت تمام بڈز مسترد کر دی ہوں تو وہ دوبارہ بڈنگ (Re-Bidding) کی دعوت دے سکتی ہے۔
(2) پروکیورنگ ایجنسی پہلے مسترد کیے جانے کی وجوہات کا جائزہ لے گی اور ضرورت کے مطابق وضاحتیں، جانچ کے معیار یا بولی دہندگان کے لیے کوئی دوسری شرط نظرِ ثانی کر سکتی ہے۔
  1. جانچ کی رپورٹس کا اعلان (Announcement of Evaluation Reports)
پروکیورنگ ایجنسی متعلقہ پروکیورمنٹ کے لیے اختیار کیے گئے طریقہ کار کی بنیاد پر بڈز کی جانچ کے نتائج کا حتمی اعلان ایک رپورٹ کی شکل میں کرے گی۔
جہاں مالی تجاویز کو تکنیکی تجاویز سے الگ جانچنا ہو، وہاں مالی تجاویز کھولنے سے کم از کم پندرہ دن پہلے بڈز کی قبولیت یا مستردگی کی وجوہات فراہم کی جائیں گی۔
  1. اوپن مسابقتی بڈنگ کے طریقے (Methods of Open Competitive Bidding)
ان قواعد میں بصورتِ دیگر فراہم کردہ طریقے کے علاوہ، اوپن مسابقتی بڈنگ کے لیے درج ذیل طریقے قابلِ قبول ہوں گے:
(a) سنگل اسٹیج – ون لفافہ طریقہ (Single Stage – One Envelope Procedure)
(b) سنگل اسٹیج – ٹو لفافہ طریقہ (Single Stage – Two Envelope Procedure)
(i) بڈ ایک ہی پیکج میں ہوگی جس میں دو الگ الگ لفافے ہوں گے۔
(ii) الجھن سے بچنے کے لیے لفافوں پر واضح اور نمایاں حروف میں “TECHNICAL PROPOSAL” اور “FINANCIAL PROPOSAL” لکھا جائے گا۔
(iii) دونوں لفافے الگ الگ ہوں گے، جن میں تکنیکی تجویز اور مالی تجویز الگ الگ ہوں گی۔
(iv) “FINANCIAL PROPOSAL” کے نشان والے لفافے کو ابتدائی طور پر کھولے بغیر پروکیورنگ ایجنسی کی تحویل میں رکھا جائے گا۔
(v) تکنیکی تجویز کو ابتدائی طور پر قیمت کے حوالے کے بغیر جانچا جائے گا۔
(vi) تکنیکی جانچ کے دوران تکنیکی تجویز میں کسی بھی قسم کی ترمیم کی اجازت نہیں ہوگی۔
ایسی کوئی بھی تجویز جو مقررہ ضروریات کے مطابق نہ ہو، مسترد کر دی جائے گی۔
  1. شرائط کے استعمال کے طریقہ کار کے Open Competitive Bidding
Single Stage – One Envelope، Single Stage – Two Envelope اور Two Stage – Two Envelope کے طریقہ کار درج ذیل حالات میں مناسب طور پر استعمال کیے جائیں گے:
(a) Single Stage – One Envelope Bidding Method:
جہاں bids کی تکنیکی اور مالی evaluation ایک ہی مرحلے میں کی جانی ہو، وہاں Single Stage – One Envelope Bidding Method استعمال کیا جائے گا۔
(b) Single Stage – Two Envelope Bidding Method:
یہ طریقہ ان حالات میں استعمال کیا جائے گا جہاں:
(i) ایک ہی package میں دو الگ الگ envelopes ہوں گے، جن میں technical proposal اور financial proposal الگ الگ ہوں گے۔
(ii) الجھن سے بچنے کے لیے envelopes پر واضح اور جلی حروف میں “TECHNICAL PROPOSAL” اور “FINANCIAL PROPOSAL” لکھا جائے گا۔
(iii) ابتدائی طور پر صرف “TECHNICAL PROPOSAL” کھولا جائے گا۔
(iv) “FINANCIAL PROPOSAL” والا envelope بغیر کھولے Procurement Agency کی تحویل میں رکھا جائے گا۔
(v) Technical proposal کی evaluation کے دوران کسی بھی bid میں ترمیم کی اجازت نہیں ہوگی۔
(vi) Procurement Agency، technical requirements کے حوالے سے bidders سے بات چیت کر سکتی ہے۔
(vii) جن bidders کی technical proposals Procurement Agency کی revised technical requirements کے مطابق ہوں گی، انہیں اپنی technical proposals میں ترمیم کرنے کی اجازت دی جائے گی۔
(viii) دوسرے مرحلے میں ان bidders کو جن کی bids پہلے مسترد نہیں کی گئی ہوں گی اور جو revised technical proposal کے مطابق کارروائی کرنے کے خواہش مند ہوں گے، technical revised proposal اور financial proposal جمع کرانے کی اجازت دی جائے گی۔
(ix) Procurement Agency کی جانب سے مقررہ تاریخ، وقت اور مقام پر financial proposal کھولے جائیں گے، بشرطیکہ bidders کو مناسب وقت دیا جائے تاکہ وہ technical proposal میں متفقہ تبدیلیوں کو شامل کر سکیں اور مطلوبہ supplementary financial proposal تیار کر سکیں۔
(x) Procurement Agency مکمل proposals کی evaluation مقررہ evaluation criteria کے مطابق کرے گی اور سب سے زیادہ advantageous bid منتخب کی جائے گی۔
(c) Two Stage Bidding Method:
مرحلہ اول:
(i) Bidders کی جانب سے قیمت کے بغیر، مطلوبہ specifications کے مطابق صرف technical proposals جمع کرائی جائیں گی۔ سب سے زیادہ advantageous bid پائی جانے والی proposal قبول کی جائے گی۔
(ii) Technical specifications کے بارے میں کسی خامی یا غیر تسلی بخش حصے پر bidders کے ساتھ بات چیت کی جائے گی۔
(iii) Technical proposal کی evaluation مقررہ evaluation criteria کے مطابق کی جائے گی۔
(iv) Procurement Agency کی technical requirements پوری کرنے کے لیے تمام bidders کو اپنی متعلقہ technical proposals میں ترمیم کرنے کی اجازت دی جا سکتی ہے، بشرطیکہ اس طرح کی ترامیم، حذف، اضافے یا تبدیلیاں اس معاملے میں نئی requirements یا criteria شامل نہ کریں جو ان قواعد سے متصادم ہوں۔
قومی competitive bidding کی صورت میں اس طرح کی مزید اجازت دی جا سکتی ہے، بشرطیکہ bidders کو اپنی revised bids تیار کرنے کے لیے کافی وقت دیا جائے اور تمام bidders کو یکساں طور پر مطلع کیا جائے۔
(v) Procurement Agency کی technical requirements کے مطابق اپنی bids میں تبدیلی کرنے کے خواہش مند bidders کو revised bids تیار کرنے کے لیے کافی وقت دیا جائے گا، جو قومی competitive bidding کے معاملے میں پندرہ دن اور بین الاقوامی competitive bidding کے معاملے میں تیس دن سے کم نہیں ہوگا۔
(vi) وہ bidders جن کی technical proposals یا bids مسترد نہیں کی گئی ہوں گی اور جو اپنی bids میں ترمیم کرنے پر رضامند ہوں گے، انہیں بغیر bid security ضبط کیے bidding سے دستبردار ہونے کی اجازت دی جا سکتی ہے۔
(vii) ایسے bidders کو revised technical proposal کے ساتھ financial proposal جمع کرانے کی دعوت دی جائے گی۔
(viii) Revised technical proposal اور financial proposal کی evaluation اوپر بیان کردہ طریقے کے مطابق کی جائے گی اور سب سے زیادہ advantageous bid منتخب کی جائے گی۔
(d) Two Stage – Two Envelope Bidding Method:
مرحلہ اول:
(i) ایک ہی package میں دو الگ الگ envelopes ہوں گے، جن میں technical proposal اور financial proposal الگ الگ ہوں گے۔
(ii) الجھن سے بچنے کے لیے envelopes پر واضح اور جلی حروف میں “TECHNICAL PROPOSAL” اور “FINANCIAL PROPOSAL” لکھا جائے گا۔
(iii) ابتدائی طور پر bidders کو صرف proposals تیار کرنے کا وقت دیا جائے گا۔
(iv) “TECHNICAL PROPOSAL” والا envelope کھولا جائے گا۔
(v) “FINANCIAL PROPOSAL” والا envelope بغیر کھولے Procurement Agency کی تحویل میں رکھا جائے گا۔
(vi) Procurement Agency کی technical requirements پوری کرنے کے خواہش مند bidders کے ساتھ technical proposal کے حوالے سے بات چیت کی جائے گی۔
(vii) Technical requirements پر Procurement Agency اور bidders کے درمیان اتفاق کے بعد bidders کو اپنی technical proposals میں ترمیم کرنے کی اجازت دی جائے گی۔
مرحلہ دوم:
(viii) جن bidders کی bids پہلے مسترد نہیں کی گئی ہوں گی اور جو technical revised proposal کے مطابق کارروائی کرنے کے خواہش مند ہوں گے، وہ revised technical proposal اور supplementary financial proposal جمع کرائیں گے۔
(ix) Supplementary financial proposal کو اصل financial proposal اور revised technical proposal کے ساتھ، Procurement Agency کی طرف سے پہلے سے مطلع کردہ مقررہ تاریخ، وقت اور مقام پر کھولا جائے گا، بشرطیکہ bidders کو متفقہ تبدیلیوں کو اپنی technical proposal میں شامل کرنے اور supplementary financial proposal تیار کرنے کے لیے کافی وقت دیا جائے۔
(x) Procurement Agency proposals کی مکمل evaluation مقررہ evaluation criteria کے مطابق کرے گی اور سب سے زیادہ advantageous bid منتخب کی جائے گی۔
الف۔ غیر مطلوبہ تجاویز (Unsolicited Proposal)
(1) کسی بھی فرد یا سرکاری یا نجی ادارے کی طرف سے Procurement Agency کو موصول ہونے والی کسی بھی unsolicited proposal پر Procurement Agency اس proposal کی viability کا تعین کرے گی۔
یہ proposal ایک Evaluation Committee کی طرف سے جانچی جائے گی، جس میں کم از کم تین technical experts شامل ہوں گے۔
(a) اگر Procurement Agency unsolicited proposal کے بارے میں جانتی ہے تو اس کے بانی کا نام ظاہر کیے بغیر اس proposal کے لیے open competition کا اشتہار دے گی۔
(b) Procurement Agency Evaluation Committee کے ذریعے viability assessment کرے گی۔
(c) Procurement Agency unsolicited proposal کے بانی کو pre-feasibility assessment دے گی۔
(d) اس proposal کے مشترکہ جائزے میں project sponsor کو پانچ فیصد اضافی رعایت دی جائے گی۔
(2) اگر اشتہار کے جواب میں کوئی دوسرا bidder bid جمع نہیں کراتا تو Procurement Agency اپنی bid کو سب سے زیادہ advantageous قرار دے سکتی ہے۔
(3) اگر competitive bidding کے عمل میں proposal کا بانی سب سے زیادہ advantageous bidder کے طور پر سامنے نہیں آتا تو Procurement Agency اس proposal کے بانی کو contract دے سکتی ہے۔
(4) تاہم، اگر proposal کا بانی اس proposal کے ساتھ مطابقت پیدا کرنے کے challenge کو قبول نہیں کرنا چاہتا تو اسے bid کے برابر ہونے کا موقع دیا جائے گا، بشرطیکہ Procurement Agency اسے سب سے زیادہ advantageous bid حاصل کرنے کے لیے مناسب سمجھے۔
(5) کسی دوسرے bidder کی دلچسپی رکھنے والی معلومات کو رازدارانہ رکھا جائے گا اور ظاہر نہیں کیا جائے گا۔
(6) اگر proposal کے بانی کی intellectual property موجود ہو تو Procurement Agency اس وقت تک اس کے حقوق کی ذمہ دار نہیں ہوگی جب تک بانی کی طرف سے تحریری طور پر واضح طور پر بیان نہ کیا گیا ہو۔
Procurement Agency کسی unsolicited proposal یا bidder کی معلومات کو procurement process کے ایک حصے کے طور پر سمجھتے ہوئے کسی بھی معلومات کو ظاہر کر سکتی ہے۔
Q.1 Within what timeframe must procuring agencies make prompt payments to suppliers and contractors against their invoices or running bills under Rule 43?
  • Answer: Within the time given in the conditions of the contract, which shall not exceed thirty days.
Q.2 When does a procurement contract come into force under Rule 44 depending on whether formal signing is required?
  • Answer: Where no formal signing is required, from the date the notice of acceptance or purchase order is given to the bidder; where a written contract is required, from the date both parties affix their signatures (or from the date of fulfillment of any contingent conditions).
Q.3 When is the performance of a contract deemed closed, and what certificates must be issued under Rule 45(1)?
  • Answer: Except for defect liability or maintenance, performance is deemed closed upon the issue of an overall delivery certificate or taking-over certificate, which must be issued within thirty days of final taking over of goods or completion of works.
Q.4 What procedures govern the issuance of defect liability certificates and final payments to close a contract under Rule 45(2)?
  • Answer: A defect liability certificate must be issued within thirty days of the expiry of the defect liability or maintenance period, enabling the submission of the final bill, which must be paid within the contract time (not exceeding sixty days) to close the contract for final audit, excluding unsettled claims resolved through arbitration.
Q.5 Under what condition may a procuring agency assign the whole or part of a procurement process to another procuring agency under Rule 45A?
  • Answer: With the consent of that other procuring agency for the acquisition of goods, works, services, and/or disposal of public assets, provided the assigned agency carries out the procurement in accordance with the Federal Public Procurement Rules, 2004.
  • Q1. What is the rule regarding the date and time for opening bids relative to the submission deadline?
    Answer: Bids must be opened on the same date, at least thirty minutes after the deadline for submission
    Q2. What action must the procuring agency take regarding bids submitted after the prescribed deadline?
    Answer: Reject and return them unopened
    Q3. What are the financial thresholds above which procuring agencies are required to live broadcast the bid opening process?
    Answer: Works exceeding rupees one billion and goods/services exceeding rupees five hundred million
    Q4. What is the legal consequence if a procuring agency fails to provide unambiguous evaluation criteria in the bidding documents?
    Answer: It amounts to mis-procurement
    Q5. For comparing bids quoted in different currencies, which exchange rate and date must be used for conversion?
    Answer: Selling rate prevailing on the date of opening of bids as notified by the State Bank of Pakistan
    Q6. A bid once opened is subject to which rules, regulations, and policies?
    Answer: Only those in force at the time of issue of notice for invitation of bids
    Q7. What type of clarifications may a procuring agency seek and accept from a bidder after bids are opened?
    Answer: Clarifications in writing that do not change the substance of the bid
    Q8. How is the discriminatory or difficult nature of any procurement condition determined?
    Answer: By reference to the ordinary practices of that trade, manufacturing, construction business, or service
    Q9. What liability does a procuring agency incur toward suppliers if it rejects all bids or proposals prior to acceptance under rule 33?
    Answer: Incurs no liability towards suppliers or contractors
    Q10. Is a procuring agency required to justify its grounds for rejecting all bids upon request?
    Answer: It shall communicate the grounds upon request, but is not required to justify those grounds
    Q11. Before calling for re-bidding after rejecting all bids, what step must the procuring agency take?
    Answer: Assess the reasons for rejection and revise specifications, evaluation criteria, or conditions as deemed necessary
    Q12. How long prior to the award of a procurement contract must the procuring agency announce the final evaluation report?
    Answer: At least seven days prior
    Q13. Which open competitive bidding procedure is ordinarily used as the main procedure for most procurements?
    Answer: Single stage – one envelope procedure
    Q14. Under the Single Stage – Two Envelope procedure, what is the protocol for financial proposals?
    Answer: Retained unopened in agency custody and opened publicly at an announced time only for technically accepted bids
    Q15. In Two Stage bidding, what minimum time allowance must be provided if technical requirements or criteria are modified?
    Answer: Not less than fifteen days for national competitive bidding and thirty days for international competitive bidding
    Q16. Under what condition is the Single Stage – Two Envelope bidding procedure specifically selected?
    Answer: Where bids are to be evaluated on technical and financial grounds and price is taken into account after technical evaluation
    Q17. When is the Two Stage bidding procedure recommended for open competitive bidding?
    Answer: In large and complex contracts where technically unequal proposals are likely or multiple acceptable technical solutions exist
    Q18. Under what circumstance should the Two Stage – Two Envelope bidding method be utilized?
    Answer: Where alternative technical proposals are possible, such as certain types of machinery, equipment, or manufacturing plant
    Q19. Who assesses an unsolicited proposal to ascertain its viability, and what benefit is granted to the initiator during combined evaluation?
    Answer: An assessment committee of at least three technical experts; granted 5% additional weightage in combined evaluation
    Q20. If an unsolicited proposal is advertised and competition occurs, what right does the initiator have if their bid is not the most advantageous?
    Answer: Opportunity to match the most advantageous bid or exercise right of refusal without forfeiture of bid security

Acceptance of Bids and Award of Procurement Contracts

(بولیوں کی منظوری اور پروکیورمنٹ کانٹریکٹ کا اجراء)

Acceptance of Bids — بولیوں کی منظوری
  1. پروکیورنگ ایجنسی مال (Goods)، تعمیراتی کاموں (Works) اور خدمات (Services) کی صورت میں سنگل بولی (Single Bid) پر غور کرے گی اگر: (a) یہ جائزہ کے معیار (Evaluation Criteria) پر پورا اترتی ہو؛ (b) یہ آرڈیننس کی کسی شق کے منافی نہ ہو؛ (c) یہ تکنیکی تصریحات (Technical Specifications) کے مطابق ہو؛ اور (d) یہ بولی کی دستاویزات (Bidding Documents) میں بیان کردہ شرائط و ضوابط اور تصریحات کی تعمیل کو یقینی بناتی ہو۔
  2. بن مانگے تجویز (Unsolicited Proposal) کی صورت میں بولی پر اس وقت تک غور نہیں کیا جائے گا جب تک کہ پروکیورنگ ایجنسی کی مکمل چھان بین (Due Diligence) نہ ہو جائے اور وہ پروکیورمنٹ کے عمومی اصولوں جیسے کہ بچت (Economy)، قابلیت (Efficiency) اور قیمت کی مناسَبَت (Value for money) کے مطابق فیصلہ نہ کر لے۔
Performance Guarantee — پرفارمنس گارنٹی جہاں پرفارمنس گارنٹی کی ضرورت ہو، وہاں کامیاب بولی دہندہ (Successful Bidder) پرفارمنس گارنٹی فراہم کرے گا جیسا کہ بولی کی دستاویزات میں واضح طور پر بیان کیا گیا ہے۔ ایسی گارنٹی کانٹریکٹ کی کل رقم کے دس فیصد (10%) سے زیادہ نہیں ہوگی۔
Letter of Credit (LC) — لیٹر آف کریڈٹ جہاں ضرورت ہو، پروکیورنگ ایجنسی ‘لیٹر آف کریڈٹ’ (LC) اور انٹرنیشنل چیمبر آف کامرس ‘انکوٹرمز’ (Incoterms) کی شق شامل کر سکتی ہے۔ پروکیورنگ ایجنسی اس بات کو یقینی بنائے گی کہ ادائیگی، معیار، انشورنس اور ترسیل (Delivery) سے متعلق شرائط کو واضح طور پر بیان کیا جائے تاکہ پروکیورمنٹ کے خطرات کو کم سے کم کیا جا سکے۔
Negotiations — مذاکرات
  1. پروکیورنگ ایجنسی کانٹریکٹ فائنل ہونے کے بعد کامیاب بولی دہندہ کے ساتھ کاموں یا خدمات کی لاگت (Cost) اور دائرہ کار (Scope) پر مذاکرات نہیں کرے گی، سوائے ان حالات کے جہاں کانٹریکٹ کے نفاذ کو آسان بنانے کے لیے ایسا کرنا ضروری ہو۔
  2. پروکیورمنٹ اتھارٹی پروکیورمنٹ ضوابط (Regulations) کے ذریعے مذاکرات کی اقسام اور دائرہ کار کا تعین کر سکتی ہے۔
  3. کانٹریکٹ کی مخصوص شرائط و ضوابط، کام کے منصوبے (Work plan) اور عمل درآمد کے طریقے سے متعلق مذاکرات کیے جا سکتے ہیں۔
Confidentiality — رازداری پروکیورنگ ایجنسی رول 35 کے مطابق متعلقہ جائزہ رپورٹس کے اعلان تک تکنیکی یا حتمی جائزے (Evaluation) سے متعلق تمام معلومات کو راز میں رکھے گی۔
Alternative Procurement Methods — پروکیورمنٹ کے متبادل طریقے
پروکیورنگ ایجنسی مال، خدمات اور تعمیراتی کاموں کی پروکیورمنٹ کے لیے درج ذیل متبادل طریقے استعمال کر سکتی ہے:
(a) Petty Purchases — چھوٹی خریداری (پیٹی پرچیزز) پروکیورنگ ایجنسی جہاں قابل اطلاق ہو، بولی یا کوٹیشن کا سہارا لیے بغیر، ایک لاکھ (1,00,000) پاکستانی روپے کی مالیاتی حد تک سنگل کوٹیشن کے ذریعے چھوٹی خریداریوں کا انتظام کر سکتی ہے۔
(b) Request for Quotations — کوٹیشنز کی درخواست پروکیورنگ ایجنسی کوٹیشنز کی درخواست کے ذریعے پروکیورمنٹ شروع کر سکتی ہے جہاں: (i) پروکیورمنٹ کی مالیت ایک لاکھ (1,00,000) پاکستانی روپے سے زیادہ ہو لیکن پانچ لاکھ (5,00,000) پاکستانی روپے سے زیادہ نہ ہو؛
(ii) خریداری کی جانے والی چیز کے معیاری مواصفات (Standard specifications) دستیاب ہوں؛
(iii) کم از کم تین مجاز ڈیلرز، مینوفیکچررز یا اوریجنل ایکوپمنٹ مینوفیکچررز (OEM) سے کوٹیشنز مانگی گئی ہوں؛ اور
(iv) کم از کم تین کوٹیشنز حاصل ہو چکی ہوں۔
پروکیورنگ ایجنسی سب سے کم قیمت پیش کرنے والے سپلائر سے سامان خریدے گی، بشرطیکہ سپلائر مطلوبہ شرائط پر پورا اترتا ہو۔
(c) Direct Contracting — ڈائریکٹ کانٹریکٹنگ پروکیورنگ ایجنسی مناسب جواز کے ساتھ ڈائریکٹ کانٹریکٹنگ کا سہارا لے سکتی ہے جہاں کوٹیشنز کی درخواست کے لیے مقرر کردہ مالیاتی حد کاموں کو انجام دینے کے لیے نا کافی سمجھی جائے۔
ڈائریکٹ کانٹریکٹنگ کا استعمال وہاں کیا جا سکتا ہے جہاں: (i) پروکیورمنٹ براہ راست اصل مینوفیکچرر یا سپلائر سے متعلق ہو؛
(ii) مطلوبہ پروکیورمنٹ کے لیے صرف ایک ہی مینوفیکچرر یا سپلائر دستیاب ہو اور کوئی متبادل ذریعہ موجود نہ ہو؛
(iii) جہاں سپلائر کی تبدیلی کے لیے مختلف تکنیکی مواصفات یا اضافی پرزہ جات یا خدمات کی ضرورت ہو اور اس کے نتیجے میں کسی ملکیتی چیز (Proprietary object) کی پروکیورمنٹ ہوتی ہو؛
(iv) کانٹریکٹ یا کانٹریکٹس کی مدت تین سال سے زیادہ نہ ہو اور مطلوبہ جواز فراہم کیا گیا ہو؛
(v) ہنگامی صورتحال (Emergency) موجود ہو، بشرطیکہ ضروری منظوری حاصل کی گئی ہو؛
(vi) حکومت، مجاز ایجنسی یا کسی دوسرے بااختیار ادارے کی طرف سے مقرر کردہ قیمت پر سامان، خدمات یا کام کی ضرورت ہو؛
(vii) اصل مینوفیکچررز یا ان کے مجاز ایجنٹوں سے پروکیورمنٹ کی ضرورت ہو، بشرطیکہ قیمت مینوفیکچرر کی قیمت کے 15 فیصد سے زیادہ نہ ہو۔
(d) Negotiated Tendering — مذاکراتی ٹینڈرنگ یہ طریقہ صرف اس وقت استعمال کیا جا سکتا ہے جب: (i) انتہائی مخصوص سپلائز (Highly specialized supplies) صرف کسی خاص تحقیق، تجرباتی یا خصوصی ترقیاتی منصوبے کے لیے، یا خاص طور پر تیار کی گئی گاڑیوں کے لیے درکار ہوں؛
(ii) تکنیکی، فنکارانہ یا حقوقِ دانش (Intellectual Property Rights) کی وجہ سے صرف ایک مخصوص سپلائر کے ذریعہ ہی سامان تیار یا فراہم کیا جا سکتا ہو؛
(iii) پروکیورنگ ایجنسی کے کنٹرول سے باہر شدید ہنگامی صورتحال یا غیر متوقع واقعات کی وجہ سے اوپن اور لمیٹڈ بولی کے طریقوں کی عام حدیں پوری نہ کی جا سکتی ہوں۔
(e) Force Account — فورس اکاؤنٹ پروکیورنگ ایجنسی ‘فورس اکاؤنٹ’ کا استعمال کر سکتی ہے بشرطیکہ اس کی وجوہات اور جواز تحریری طور پر محفوظ کیے جائیں۔
اس کا استعمال وہاں کیا جا سکتا ہے جہاں: (i) درکار کام چھوٹے، بکھرے ہوئے یا دور دراز کے علاقوں میں ہوں، اور پروکیورمنٹ کی مالیت بیس کروڑ (200,000,000) پاکستانی روپے سے زیادہ نہ ہو؛
(ii) جاری آپریشنز کو متاثر کیے بغیر قومی ورثے کی فوری مرمت، بحالی یا تجدید کاری کرنا ضروری ہو؛
(iii) اہل تعمیراتی فرموں سے بولیاں حاصل کرنے کا کوئی معقول امکان نہ ہو؛
(iv) شدید ہنگامی صورتحال میں جہاں پرائیویٹ ٹھیکیداروں کے مقابلے میں کسی سرکاری ادارے کے ذریعے خطرے (Risk) کو بہتر طور پر سنبھالا جا سکتا ہو؛
(v) مزید نقصان کو روکنے کے لیے فوری توجہ کی ضرورت ہو؛
(vi) منصوبہ حساس نوعیت کا ہو اور متعلقہ معلومات کو پرائیویٹ سیکٹر کے ساتھ شیئر نہ کیا جا سکتا ہو۔
(f) Direct Contracting with State Owned Entities — سرکاری اداروں کے ساتھ ڈائریکٹ کانٹریکٹنگ پروکیورنگ ایجنسی پبلک سیکٹر کے اداروں کے ساتھ ایسے کاموں اور خدمات (بشمول کنسلٹنسی سروسز) کی پروکیورمنٹ کے لیے ڈائریکٹ کانٹریکٹنگ کا طریقہ استعمال کر سکتی ہے، بشرطیکہ: (i) ادارہ کام انجام دینے یا خدمات فراہم کرنے کی صلاحیت رکھتا ہو؛
(ii) ادارہ درکار کام انجام دینے یا درکار خدمات فراہم کرنے کے لیے ڈائریکٹ کانٹریکٹنگ میں مصروف عمل ہو؛
(iii) جہاں ایک سے زیادہ ادارے کام انجام دینے یا خدمات فراہم کرنے کی صلاحیت رکھتے ہوں، وہاں ان کے درمیان مقابلہ کرایا جائے گا؛
(iv) پروکیورنگ ایجنسی درخواستیں یا تجاویز جمع کرانے کے لیے مناسب وقت فراہم کرے گی۔
پروکیورنگ ایجنسی پبلک سیکٹر کے اداروں کی طرف سے پیش کردہ قیمتوں کے معقول ہونے کا تعین کرنے اور اس بات کو یقینی بنانے کے لیے ایک طریقہ کار وضع کرے گی کہ کانٹریکٹ مناسب شرحوں پر دیا جائے۔
On Account Payments — آن اکاؤنٹ ادائیگیاں
پروکیورنگ ایجنسی کانٹریکٹ کی شرائط و ضوابط میں بیان کردہ مدت کے اندر تمام رجسٹرڈ سپلائرز اور ٹھیکیداروں کو رننگ بلز (Running bills) یا انوائسز کے عوض فوری ادائیگیاں کرے گی۔
Procurement Contract Enforcement — پروکیورمنٹ کانٹریکٹ کا نفاذ
(a) جہاں کانٹریکٹ پر باقاعدہ دستخط کی ضرورت نہ ہو، وہاں پروکیورمنٹ کانٹریکٹ اس تاریخ سے موثر ہوگا جس تاریخ کو کامیاب بولی دہندہ کو بولی کی منظوری کا نوٹس یا پرچیز آرڈر (Purchase Order) جاری کیا جائے گا، اور مقررہ مدت کے اندر ادائیگی کی جائے گی۔
(b) جہاں پروکیورنگ ایجنسی کو کانٹریکٹ پر دستخط کی ضرورت ہو، وہاں کانٹریکٹ پر اس تاریخ سے مناسب مدت کے اندر عمل درآمد کیا جائے گا جس تاریخ کو ایجنسی کامیاب بولی دہندہ کو کانٹریکٹ پر دستخط کرنے کی ہدایت کرتی ہے۔
جہاں کانٹریکٹ کسی مخصوص شرط کی تکمیل سے مشروط ہو، وہاں کانٹریکٹ اس تاریخ سے موثر ہوگا جس تاریخ کو پروکیورنگ ایجنسی اور کامیاب بولی دہندہ دونوں نے تحریری کانٹریکٹ پر دستخط کیے ہوں، بشرطیکہ ایسی شرط مکمل ہو۔
Contract Closure — کانٹریکٹ کا اختتام (بندش)
  1. تمام کانٹریکٹ کی ذمہ داریوں کی تکمیل پر کانٹریکٹ کو ختم (Closed) سمجھا جائے گا، بشمول ڈیفیکٹ لائبلٹی پیریڈ (Defect liability period)، اگر کانٹریکٹ میں بیان کیا گیا ہو۔
  2. کام کی مکمل ہونے، یا حتمی ترسیل (Final delivery) یا حتمی قبضے کا سرٹیفکیٹ حاصل کرنے کے تیس (30) دنوں کے اندر حتمی بل جاری کیا جائے گا۔
    ریٹینشن سرٹیفکیٹ یا دیگر متعلقہ سرٹیفکیٹ جاری کیا جائے گا تاکہ سپلائر یا ٹھیکیدار آڈیٹرز اور متعلقہ حکام کے آڈٹ کے لیے حتمی بل جمع کرا سکے۔
    ڈیفیکٹ لائبلٹی پیریڈ کی صورت میں، حتمی ادائیگی کانٹریکٹ میں بیان کردہ مدت کے اندر کی جائے گی۔
    آڈٹ کے لیے حتمی بل مقررہ مدت کے ختم ہونے کے تیس (30) دنوں کے اندر جمع کرایا جائے گا۔
    جن کلیمز کی تصفیہ کی ضرورت ہو، انہیں ثالثی (Arbitration) کے ذریعے حل کیا جائے گا، جہاں قابل اطلاق ہو۔
Delegation of Procurement Responsibility to Another Procurement Agency — پروکیورمنٹ کی ذمہ داری دوسری پروکیورنگ ایجنسی کو تفویض کرنا
ایک وفاقی پبلک پروکیورمنٹ ایجنسی مال، کاموں اور خدمات کے حصول کے لیے پروکیورمنٹ کے پورے یا کچھ حصے کا عمل کسی دوسری پروکیورنگ ایجنسی کو تفویض کر سکتی ہے، بشرطیکہ پروکیورمنٹ کی ذمہ داری قابل اطلاق قواعد کے مطابق تفویض کی گئی ہو۔
ایسی تفویض پبلک پروکیورمنٹ رولز، 2004 کے مطابق کی جائے گی۔
  1. To whom must the procurement contract be awarded, assuming no conflict with other laws, rules, or policies?
Answer: The bidder with the most advantageous bid, within the original or extended period of bid validity.
  1. Under what condition may a procuring agency consider a single bid in goods, works, and services?
Answer: If it meets evaluation criteria, ensures specification compliance, conforms to technical terms, and has financial conformance in rate reasonability.
  1. What restriction applies to single bids in the case of pre-qualification proceedings?
Answer: Except for unsolicited proposals, single bids shall not be entertained in pre-qualification proceedings.
  1. What is the maximum limit for a performance guarantee that a procuring agency may require from the successful bidder?
Answer: Not exceeding ten per cent of the contract amount.
  1. Where shipments and custom clearance are involved, what provision may a procuring agency incorporate into the process?
Answer: Letter of credit (LC) and International Chamber of Commerce incoterms.
  1. What type of post-award negotiations are permitted with the successful bidder under rule 40?
Answer: Negotiations on methodology, work plan, staffing, and special conditions of the contract without changing cost and scope.
  1. Until what point must the procuring agency keep all information regarding technical or final evaluations confidential?
Answer: Until the time of the announcement of the respective evaluation reports in accordance with rule 35.
  1. What is the financial limit for petty purchases through a single quotation without resorting to bidding or formal quotations?
Answer: Up to the financial limit of one hundred thousand Pakistani Rupees.
  1. What condition applies to request for quotations (RFQ) when the value is more than one hundred thousand up to five hundred thousand Pakistani Rupees?
Answer: Procuring agency must obtain a minimum of three quotations from GST registered firms, original equipment manufacturers, or authorized dealers.
  1. Under what circumstance may a procuring agency engage in direct contracting for spare parts or supplementary services?
Answer: From original manufacturer or supplier, provided they are not available from alternative sources.
  1. What is the maximum duration permitted for contracts under direct contracting when a change of supplier would result in technical incompatibility?
Answer: Not exceeding three years.
  1. What is the maximum percentage limit for repeat orders under direct contracting?
Answer: Not exceeding fifteen per cent of the original procurement.
  1. Under what condition may a procuring agency use force account for procurement of works?
Answer: If the value of procurement does not exceed two hundred million Pakistani Rupees and works are small, scattered, remotely located, or involve urgent repairs/emergencies.
  1. Can a state-owned entity engaged for force account involve the private sector as a partner or sub-contractor?
Answer: No, the state-owned entity shall accomplish the task exclusively through its own resources.
  1. What timeline is mandated for making prompt payments to suppliers and contractors against their invoices or running bills?
Answer: Within the time given in contract conditions, which shall not exceed thirty days.
  1. When does a procurement contract come into force where no formal signing of a contract is required?
Answer: From the date the notice of acceptance of the bid or purchase order has been given to the bidder.
  1. When is a contract deemed closed regarding the issue of an overall delivery certificate or taking-over certificate?
Answer: Within thirty days of final taking over of goods, receiving deliverables, or completion of works, enabling the final bill and audit.
  1. What is the maximum time limit for paying the final bill after the issuance of a defect liability certificate to close the contract?
Answer: Not exceed sixty days.
  1. Under direct contracting with State Owned Entities (SOEs), what must the procuring agency devise to ensure fair pricing?
Answer: A mechanism for determining price reasonability to ensure prices offered by SOEs are reasonable.
  1. What rule governs a procuring agency when it assigns whole or part of a procurement process to another procuring agency?
Answer: It must carry out such procurement in accordance with the Public Procurement Rules, 2004.

Maintenance of Record, Freedom of Information, and Redressal of Grievances 

(1) تمام Procurement Agencies اپنی متعلقہ Procurement کارروائیوں کا ریکارڈ تمام متعلقہ دستاویزات کے ساتھ محفوظ رکھیں گی۔
(2) اس ریکارڈ کو کم از کم پانچ سال کی مدت تک محفوظ رکھا جائے گا۔
عوامی رسائی اور شفافیت
Procurement Agency کی جانب سے بولی کی جانچ اور Procurement Contract کے اجراء سے متعلق تمام دستاویزات عوام کے لیے قابل رسائی ہوں گی، جیسا کہ Contract کے اجراء سے متعلق کسی بھی دیکھ بھال کے حوالے سے وقتاً فوقتاً بنائے جانے والے قواعد کے تابع ہوگا۔
تاہم ایسی معلومات جن کا افشاء Proprietary نوعیت کا ہو یا جہاں Procurement Agency اس بات پر مطمئن ہو کہ ایسا افشاء عوامی مفاد کے خلاف ہوگا، صرف متعلقہ اتھارٹی کی پیشگی منظوری سے عوام کے سامنے ظاہر کی جائیں گی۔
Q.1 What are the record-keeping requirements for procuring agencies regarding procurement proceedings under Rule 46?
Answer: All procuring agencies shall maintain a record of their respective procurement proceedings along with all associated documentation for a minimum period of five years, subject to regulations framed by the Authority.
Q.2 When and what documents must a procuring agency make public under Rule 47 regarding public access and transparency?
Answer: As soon as a contract has been awarded, the procuring agency shall make all documents related to the evaluation of the bid and award of contract public, except that proprietary information or information against public interest may be withheld with the prior approval of the Authority.
Q.3 How must a grievance redressal committee (GRC) be constituted under Rule 48(1) and (2), and how are pre-bidding complaints handled?
Answer: The procuring agency shall constitute a committee comprising an odd number of persons with necessary powers to address complaints; written complaints against eligibility parameters, evaluation criteria, or bidding terms found contrary to the regulatory framework must be addressed by the GRC well before the proposal submission deadline.
Q.4 Within what timelines may an aggrieved bidder lodge a written complaint after bid submission under Rule 48(3)?
Answer: Within seven days of the announcement of the technical evaluation report or five days after the issuance of the final evaluation report.
Q.5 What procedural impact does filing a complaint have under Rule 48(4) and (5)?
Answer: If a complaint is filed against the technical evaluation report, the GRC shall suspend the procurement proceedings; if filed after the final evaluation report, the complainant cannot object to the technical evaluation (except where single stage single envelope procedure is adopted).
For what minimum period must all procuring agencies maintain a record of their procurement proceedings and associated documentation?
Answer: B) Minimum period of five years
Under what regulatory framework is the maintenance of procurement records subject over time?
Answer: B) Regulations framed in this regard from time to time
When must the procuring agency make all documents related to the evaluation of the bid and award of contract public?
Answer: A) As soon as a contract has been awarded
Under what condition may a procuring agency withhold proprietary or sensitive information related to the award of a contract from public disclosure?
Answer: B) Where disclosure is of a proprietary nature or against the public interest, subject to prior approval of the Authority

Redressal of Grievances and Settlement of Disputes

Redressal of Grievances, Arbitration, Mis-procurement, and Overriding Effect 
شکایات کا ازالہ

(1) Procurement Agency ضروری اختیارات اور طاقت کے حامل طاق (Odd) تعداد میں افراد پر مشتمل ایک Grievance Redressal Committee (GRC) تشکیل دے گی۔

(2) کوئی بھی اہل فریق، جو Bidding Documents میں درج کسی دوسری شرائط و ضوابط، اہلیت کے پیرامیٹرز، Evaluation Criteria یا دیگر کسی شرط کے خلاف شکایت رکھتا ہو، تحریری شکایت درج کرا سکتا ہے۔
(3) کسی بھی Bidder کی جانب سے Bid جمع کرانے کی آخری تاریخ سے پہلے پیدا ہونے والی شکایت کا ازالہ GRC کی طرف سے کیا جائے گا۔
(4) اگر Technical Evaluation Report کے خلاف شکایت دائر کی گئی ہو تو اس کا ازالہ Technical Evaluation Report کے اجراء کے بعد دس دن کے اندر کیا جائے گا۔
(5) اگر کوئی شکایت کنندہ اپنی Final Evaluation کے بعد Procurement Agency کے کسی عمل سے متاثر ہو تو وہ GRC کے سامنے تحریری شکایت درج کرا سکتا ہے۔ اگر شکایت Technical Evaluation Report کے خلاف دائر کی گئی ہو تو Procurement کارروائی کو معطل کیا جا سکتا ہے۔
(6) GRC شکایت موصول ہونے کے دس دن کے اندر اس کی جانچ کرے گی اور اس پر فیصلہ کرے گی۔
(7) GRC کے فیصلے سے ناخوش کوئی Bidder یا فریق رپورٹ کے کسی بھی حصے پر اعتراض اٹھا سکتا ہے، بشرطیکہ Single Stage Single Envelope یا Single Stage Two Envelope Bidding کے طریقہ کار کے تحت کی گئی Technical Evaluation Report کے خلاف کوئی اعتراض قابل قبول نہ ہو۔
GRC کا فیصلہ حتمی تصور کیا جائے گا۔ تاہم متعلقہ اتھارٹی کے جاری کردہ طریقہ کار کے مطابق اور مقررہ فیس جمع کرانے سے مشروط، Procurement Agencies کے پاس اتھارٹی کے فیصلے کے خلاف تیس دن کے اندر اپیل دائر کی جا سکتی ہے۔
ثالثی
(Arbitration)
(1) Procurement Contract کے نافذ العمل ہونے کے بعد فریقین کے درمیان پیدا ہونے والے تنازعات کا فیصلہ Arbitration کے ذریعے کیا جائے گا۔
(2) Procurement Agencies Arbitration کے لیے ایسا طریقہ کار وضع کریں گی جو پاکستان کے قوانین سے متصادم نہ ہو۔
Procurement Misconduct — Procurement میں بدانتظامی
قواعد کی خلاف ورزی کرنے والی کسی بھی غیر مجاز کارروائی کو Procurement Misconduct کہا جائے گا۔
بالادستی کا اثر
(Overriding Effect)
ان قواعد کی دفعات عوامی Procurement سے متعلق کسی دوسرے قواعد میں موجود کسی بھی متضاد بات کے باوجود مؤثر رہیں گی، بشرطیکہ مروجہ قواعد و طریقہ کار کے مطابق عمل کیا جائے۔
عبوری انتظامات
ان قواعد کے نفاذ سے پہلے جن Procurement Agencies کو Goods, Works اور Services کی Procurement کے لیے Bids کی دعوت کے Notices جاری کیے جا چکے تھے، ان پر ان قواعد کے نفاذ کے بعد بھی سابقہ قواعد ہی لاگو رہیں گے۔
ایسے Procurement کے لیے نئے سرے سے Notice جاری کرنا مناسب نہیں ہوگا۔
How must the Grievance Redressal Committee (GRC) be constituted by the procuring agency?
Answer: B) A committee comprising of an odd number of persons, with necessary powers and authorizations
Prior to the proposal submission deadline, what may a party file a written complaint against?
Answer: B) Eligibility parameters, evaluation criteria, or any other terms and conditions prescribed in the bidding documents if found contrary to the procurement framework
Within how many days of the announcement of the technical evaluation report and final evaluation report must an aggrieved bidder lodge a written complaint?
Answer: B) Within seven days of announcement of technical evaluation report and five days after issuance of final evaluation report
What mandatory action must the GRC take if a complaint is filed against the technical evaluation report?
Answer: B) Suspend the procurement proceedings
If a complaint is filed after the issuance of the final evaluation report, what restriction applies to the complainant?
Answer: B) The complainant cannot raise any objection on the technical evaluation of the report (except under single stage single envelope procedure)
Within how many days of its receipt must the GRC investigate and decide upon the complaint?
Answer: B) Within ten days
If a bidder is not satisfied with the GRC decision, before whom and within what timeframe may they file an appeal?
Answer: B) Before the Authority within thirty days of communication of the decision, subject to depositing the prescribed fee
How are disputes between parties to the contract settled after the procurement contract comes into force?
Answer: B) By arbitration using a method provided in the contract not inconsistent with the laws of Pakistan
What legal consequence does any unauthorized breach of these rules constitute?
Answer: B) Mis-procurement
What overriding legal effect do these rules possess regarding public procurements?
Answer: B) They shall have effect notwithstanding anything to the contrary contained in any other rules concerning public procurements
Q.1 What are the record-keeping requirements for procuring agencies regarding procurement proceedings under Rule 46?
  • Answer: All procuring agencies shall maintain a record of their respective procurement proceedings along with all associated documentation for a minimum period of five years, subject to regulations framed by the Authority.
Q.2 When and what documents must a procuring agency make public under Rule 47 regarding public access and transparency?
  • Answer: As soon as a contract has been awarded, the procuring agency shall make all documents related to the evaluation of the bid and award of contract public, except that proprietary information or information against public interest may be withheld with the prior approval of the Authority.
Q.3 How must a grievance redressal committee (GRC) be constituted under Rule 48(1) and (2), and how are pre-bidding complaints handled?
  • Answer: The procuring agency shall constitute a committee comprising an odd number of persons with necessary powers to address complaints; written complaints against eligibility parameters, evaluation criteria, or bidding terms found contrary to the regulatory framework must be addressed by the GRC well before the proposal submission deadline.
Q.4 Within what timelines may an aggrieved bidder lodge a written complaint after bid submission under Rule 48(3)?
  • Answer: Within seven days of the announcement of the technical evaluation report or five days after the issuance of the final evaluation report.
Q.5 What procedural impact does filing a complaint have under Rule 48(4) and (5)?
  • Answer: If a complaint is filed against the technical evaluation report, the GRC shall suspend the procurement proceedings; if filed after the final evaluation report, the complainant cannot object to the technical evaluation (except where single stage single envelope procedure is adopted).
Q.6 Within what timeframe must the Grievance Redressal Committee (GRC) investigate and decide upon a complaint under Rule 48(6)?
  • Answer: Within ten days of its receipt.
Q.7 What recourse does a dissatisfied bidder or party have if they are not satisfied with the GRC’s decision under Rule 48(7)?
  • Answer: They may file an appeal before the Authority within thirty days of communication of the decision, subject to depositing the prescribed fee and following the Authority’s procedure, and the decision of the Authority shall be considered final.
Q.8 How must disputes between parties be settled after a procurement contract comes into force under Rule 49?
  • Answer: By arbitration, with procuring agencies providing for a method of arbitration in the procurement contract that is not inconsistent with the laws of Pakistan.
Q.9 What constitutes “mis-procurement” under Rule 50?
  • Answer: Any unauthorized breach of these rules shall amount to mis-procurement.
Q.10 What is the legal scope and overriding effect of these rules under Rule 51?
  • Answer: The provisions of these rules have effect notwithstanding anything to the contrary in any other public procurement rules, provided that prevailing rules remain applicable for procurements where bid invitations were issued prior to the commencement of these rules unless re-issued.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *