FMP Regulations 2021 PDF

GOVERNMENT OF PAKISTAN
FINANCE DIVISION (Budget Wing)

NOTIFICATION

S. R. O. 285(I)/2021.— In exercise of the powers conferred by section 27 of the Public Finance Management Act, 2019, the Finance Division is pleased to approve the following regulations, namely:—
  1. Short title, extent, application and commencement.—
(1) These regulations shall be called the Financial Management and Powers of Principal Accounting Officers Regulations, 2021.
(2) These regulations shall apply to all Federal Government Ministries, Divisions, attached departments, and sub-ordinate offices thereof and any other Federal Government organizations and entities that are functioning under the existing rules and regulations to run their official business, except Defense Services for which new financial regulations shall be notified by Ministry of Defense.
(3) It shall come into force at once.
  1. Definitions.
(1) In these regulations, unless there is anything repugnant in the subject or context,—
(a) “Act” means the Public Finance Management Act, 2019; and
(b) “attached department” means attached department as defined in the Rules of Business, 1973.
(2) All other words and expressions used but not defined in these regulations shall have the same meaning as assigned thereto in the Act.
  1. Head of financial management.
(1) The principal accounting officer shall be responsible for all financial matters relating to all offices under his administrative control and he shall be custodian and operator of the financial resources.
  1. Criteria for designating principal accounting officer.
(1) The eligibility for an officer or authority designated as principal accounting officer under any law for the time being in force shall be the principal accounting officer in respect of the entity for which so designated.
(2) Subject to clause (q) of section 2 of the Act, no official shall be notified as principal accounting officer unless such official is:—
(a) head of department or sub-ordinate office; or
(b) an officer controlling a specific budgetary demand for grant; or
(c) an officer controlling one or more cost centers where a strategic interest is involved:
Provided that if the head of organization is holding a constitutional position, any other senior officer of the organization may be designated as principal accounting officer.
اس منصب کا اہل مانا جائے گا۔ تاہم، کسی بھی سرکاری افسر کو کسی مروجہ قانون کے تحت کسی ادارے کا پرنسپل اکاؤنٹنگ افسر مقرر کیا جائے گا، وہ اسی ادارے کے مالی اور انتظامی امور کے لیے ذمہ دار ہوگا۔
جو کوئی اسٹریٹجک مفاد سے وابستہ محکمہ یا ماتحت دفتر کا سربراہ نہ ہو، بجٹ میں کسی خاص گرانٹ کا کنٹرول نہ رکھتا ہو، یا کسی ایسے اہم مرکز کا نگران نہ ہو جہاں اسٹریٹجک مفاد وابستہ ہو، اسے پرنسپل اکاؤنٹنگ افسر مقرر نہیں کیا جا سکتا۔
البتہ اگر ادارے کا اصل سربراہ کوئی آئینی عہدہ رکھتا ہو، تو ایسی صورت میں ادارے کے کسی دوسرے سینئر افسر کو یہ ذمہ داری سونپی جا سکتی ہے۔

Questions

Q: Under S.R.O. 285(I)/2021, which specific legislation serves as the enabling statute for the approval of the Financial Management and Powers of Principal Accounting Officers Regulations, 2021?
Ans: Public Finance Management Act, 2019
Q: Which governmental body is explicitly excluded from the application of these regulations, pending new financial regulations notified specifically for them? 
Ans: Defense Services
Q: When do the Financial Management and Powers of Principal Accounting Officers Regulations, 2021 officially come into force? 
Ans: At once upon notification
Q: In the interpretation of these regulations, what does the term “Act” explicitly refer to? 
Ans: The Public Finance Management Act, 2019
Q: How is an “attached department” defined for the purposes of these financial regulations?
Ans: As defined under the Rules of Business, 1973
Q: Who is designated as the custodian and direct operator of financial resources relating to all offices under their administrative control?
Ans: The Principal Accounting Officer
Q: When an officer is designated as a principal accounting officer under any law for the time being in force, what status do they hold regarding the entity for which they are designated? Ans: They shall be the principal accounting officer in respect of that entity
Q: According to the criteria set out in the regulations, which official cannot be notified as a principal accounting officer unless they meet specific statutory conditions?
Ans: Any official, subject to clause (q) of section 2 of the Act
Q: Which of the following structural positions satisfies the official criteria for being notified as a principal accounting officer? 
Ans: Head of department or sub-ordinate office
Q: An officer controlling a specific budgetary demand for grant is legally eligible to be designated as which of the following? 
Ans: Principal Accounting Officer
Q: Controlling one or more cost centres where a strategic interest is involved qualifies an officer for designation under which official capacity? 
Ans: Principal Accounting Officer
Q: What special legal provision applies if the administrative head of an organization holds a constitutional position?
Ans: Any other senior officer of the organization may be designated as principal accounting officer
  1. Process for designating as principal accounting officer.
The Prime Minister shall have the authority to designate any officer as principal accounting officer, on the recommendation of the administrative Secretary of the Division concerned and Finance Division.
While recommending an officer as principal accounting officer, the Secretary of the Division concerned shall provide administrative, procedural and other justifications and cogent reasons thereof.
The Finance Division shall process the case and shall notify it in the official Gazette with the prior approval of the Prime Minister.
وزیراعظم کو یہ اختیار حاصل ہے کہ وہ متعلقہ ڈویژن کے انتظامی سیکریٹری اور فنانس ڈویژن کی سفارش پر کسی بھی افسر کو پرنسپل اکاؤنٹنگ افسر نامزد کر سکتا ہے۔
جب متعلقہ ڈویژن کا انتظامی سیکریٹری کسی افسر کے نام کی سفارش کرے گا تو اسے اس تقرر کے لیے انتظامی، ضابطہ کار اور دیگر معقول وجوہات تحریری طور پر بیان کرنا ہوں گی۔
اس کے بعد فنانس ڈویژن اس معاملے کو آگے بڑھائے گا اور وزیراعظم کی پیشگی منظوری کے بعد اسے سرکاری گزٹ (Official Gazette) میں باقاعدہ طور پر جاری کر دیا جائے گا۔
  1. Accountability.
A principal accounting officer shall be accountable before the Parliament of Pakistan including all relevant Parliamentary Committees for the use of resources, regularity and propriety of the expenditure undertaken from the budget, special fund or public account as principal accounting officer.
پرنسپل اکاؤنٹنگ افسر پاکستان کی پارلیمنٹ اور اس کی تمام متعلقہ پارلیمانی کمیٹیوں کے سامنے جوابدہ ہوگا۔
اس جوابدہی کا مقصد یہ یقینی بنانا ہے کہ بجٹ، اسپیشل فنڈ یا پبلک اکاؤنٹ سے پرنسپل اکاؤنٹنگ افسر کے ذریعے استعمال کیے گئے وسائل اور اخراجات قواعد، درستگی اور مالیاتی اصولوں کے عین مطابق ہیں۔

Questions

13 Who holds the ultimate authority to designate any officer as a principal accounting officer under these regulations? 
The Prime Minister
14 Before the Prime Minister designates an officer as a principal accounting officer, recommendations must be received from which two authorities? 
Administrative Secretary of the Division concerned and Finance Division
15 When recommending an officer for designation as a principal accounting officer, what must the Secretary of the concerned Division provide? 
Administrative, procedural, and other cogent reasons
16 Following the recommendation to designate a principal accounting officer, which entity processes the case and issues the notification in the official Gazette? 
Finance Division
17 Before notifying a principal accounting officer in the official Gazette, whose prior approval is mandatory?
The Prime Minister
18 Before which body is a principal accounting officer directly accountable for the use of resources and the regularity and propriety of expenditure? 
The Parliament of Pakistan and its relevant Parliamentary Committees
19 The accountability of a principal accounting officer covers expenditure undertaken from which of the following financial sources? 
Budget, special fund, or public account
  1. ذمہ داریاں۔
پرنسپل اکاؤنٹنگ افسر اپنے محکمہ، ڈویژن یا دفتر کے مالی اور انتظامی امور کے لیے درج ذیل ذمہ داریاں نبھائے گا:
  1. شفافیت اور اصولِ مالیات
اسے فنڈز خرچ کرتے اور سرکاری آمدنی جمع کرتے وقت قوانین، ضوابط، محتاط رویے، اور “ویلیو فار منی” (پیسے کا بہترین استعمال) کے اصولوں پر سختی سے عمل کرنا ہوگا۔
وہ فنڈز کو مؤثر، کفایت شعاری اور شفاف انداز میں استعمال کرے گا تاکہ محکمہ کے اہداف حاصل ہو سکیں۔
وہ دستیاب بجٹ، اثاثوں اور انسانی وسائل کو متعلقہ پالیسیوں کے مطابق بہترین طریقے سے استعمال کرنا یقینی بنائے گا۔
وہ مالی معاملات میں چیف فنانس اینڈ اکاؤنٹس افسر کی معاونت کرے گا اور بطورِ اعلیٰ منصوبہ ساز، محکمہ کے منصوبے اور عوامی خدمات کی فراہمی احسن طریقے سے یقینی بنائے گا۔
  1. بجٹ، گرانٹس اور مالیاتی کنٹرول
• غیر منقسم مالیاتی اختیارات سے متعلق امور کے لیے فنانس ڈویژن یا متعلقہ ادارے سے پیشگی منظوری لینا ہوگی۔
• بجٹ کی تجاویز فنانس ڈویژن کے طے کردہ تخمینوں کے اندر رہ کر بنانا ہوں گی، اور اخراجات کے تخمینے اتنے درست ہوں کہ سال کے دوران اضافی بجٹ یا فنڈز کی ردوبدل (Re-appropriation) کی کم سے کم ضرورت پڑے یا بالکل پیش نہ آئے۔
• ملازمین کی تنخواہوں اور دیگر واجبات کی بروقت ادائیگی کے لیے متعلقہ مدات میں بجٹ کی دستیابی کو یقینی بنانا ہوگا۔
• غیر ملکی قرضوں، گرانٹس، اور غیر ملکی اخراجات کا مکمل حساب کتاب فنانس ڈویژن کی ہدایات کے مطابق رکھنا ہوگا۔
• نان ٹیکس ریونیو سمیت مقررہ اہداف کے مطابق سرکاری آمدنی کی بروقت وصولی کو یقینی بنانا ہوگا۔
• وہ اپنے محکمہ کے منظور شدہ بجٹ کی حدود میں رہتے ہوئے مالیاتی اختیارات کے تحت اخراجات کی منظوری دے گا۔
  1. نگرانی، رپورٹنگ اور اثاثے
• وہ محکمہ کے اہداف، آؤٹ پٹ اور کلیدی کارکردگی کے اشاریوں (KPIs) کی تشکیل اور نگرانی کرے گا۔ اندرونی کنٹرول کے لیے چیف انٹرنل آڈیٹر کی مدد حاصل کرے گا۔
• محکمہ کے اثاثوں اور انوینٹری کی محفوظ دیکھ بھال اور ان کے رجسٹرز کو برقرار رکھے گا تاکہ ہر اثاثے سے زیادہ سے زیادہ فائدہ اٹھایا جا سکے۔
• ماہانہ بنیادوں پر اکاؤنٹس دفتر کے ساتھ ریونیو اور اخراجات کا مصالحت (Reconciliation) کرے گا اور ہر سہ ماہی میں اس کی مصدقہ رپورٹ فنانس ڈویژن کو ارسال کرے گا۔
• گرانٹ اِن ایڈ (اعانتی گرانٹس) کو مستقل بجٹ کا حصہ نہیں بنایا جائے گا بلکہ اس کی منظوری صرف مکمل جائزہ اور جائز وجوہات کی بنیاد پر دی جائے گی۔
• وہ پبلک اداروں کے غیر ضروری اخراجات کو سرکاری خزانے پر بوجھ بننے سے روکے گا، اور ملازمین کی تنخواہیں اور پنشنز ان اداروں کے اپنے وسائل سے دی جائیں گی۔
• پبلک اداروں اور ماتحت دفاتر کے ریونیو اور اخراجات کے بیانات چھ ماہ کی بنیاد پر فنانس ڈویژن کو فراہم کرے گا۔
• وہ پبلک اکاؤنٹس کمیٹی (PAC) اور محکمانہ اکاؤنٹس کمیٹی کے اجلاسوں میں شرکت کرے گا اور انہیں باقاعدگی سے منعقد کرے گا۔
(3) پرنسپل اکاؤنٹنگ افسر جو ڈویژن کا سیکریٹری نہ ہو، یا محکمہ کے وہ سربراہان جو سیکریٹری کے تفویض کردہ مالیاتی اختیارات استعمال کرتے ہیں، وہ اپنے مالیاتی اختیارات کے استعمال کی ماہانہ، سہ ماہی اور سالانہ رپورٹس چیف فنانس اینڈ اکاؤنٹس افسر کے ذریعے انتظامی ڈویژن کے سیکریٹری کو پیش کریں گے۔
(4) بجٹ اور اخراجات کے کنٹرول کے لیے مالیاتی ضوابط، کارکردگی اور انفرادی طور پر ذمہ دار ہوں گے۔ سیکریٹری ڈویژن (بطور پرنسپل اکاؤنٹنگ افسر)، دیگر نامزد پرنسپل اکاؤنٹنگ افسران، اور محکمہ کے سربراہان مشترکہ طور پر
(5) خود مختار اداروں کے سربراہان جنہیں پرنسپل اکاؤنٹنگ افسر نامزد نہیں کیا گیا لیکن وہ حکومت سے فنڈز حاصل کرتے ہیں، وہ ان ریگولیشنز کے تحت محکمہ کے سربراہ کے برابر اختیارات استعمال کریں گے۔
(6) فنانس ڈویژن کا “فنانشل ایڈوائزر آرگنائزیشن” اس ایکٹ کے تحت ختم کر دیا گیا ہے، اور اب عبوری مدت مکمل ہونے کے بعد جوائنٹ سیکریٹریز یا ڈپٹی سیکریٹریز (اخراجات) کو مختلف وزارتوں اور ڈویژنز کے امور کے لیے فوری طور پر نئی ذمہ داریاں سونپ دی گئی ہیں۔
مختلف وزارتوں یا ڈویژنز کے لیے یہ ذمہ داریاں فوری طور پر انجام دی جائیں گی۔

Questions

20 Under regulation 1(1)(a), what core principles must a principal accounting officer adhere to and enforce while incurring expenditure and collecting government receipts?
Answer: (A) Financial propriety, prudence, vigilance, due diligence, and value for money
21 According to regulation 1(1)(b), the use of available funds, budget, assets, and human resources must be managed in which manner to achieve stated objectives?
Answer: (B) Effective, efficient, economical, and transparent
22 In financial matters relating to specific bodies or authorities, policies, rules, and manuals, whom is the principal accounting officer responsible for assisting under regulation 1(1)(c)?
Answer: (A) The Auditor-General of Pakistan
23 In respect of his areas of activity, how is the principal accounting officer designated under regulation 1(1)(d) regarding the formulation of plans and delivery of public services?
Answer: (A) As the ultimate planner
24 On matters related to non-delegated financial authority, what must a principal accounting officer do under regulation 1(1)(e)?
Answer: (B) Seek prior approval from Finance Division or relevant authority
25 How should budgetary proposals be prepared under regulation 1(1)(f) to minimize the need for additional budgets or reappropriations during the year?
Answer: (B) Within indicative budget ceilings agreed by the Finance Division based on well-defined plans
26 Under regulation 1(1)(g), if a project, program, or service is financed by the Federal Government but executed by provincial governments, where must the budget be kept?
Answer: (B) In the demand of the most relevant Division, department, or office
27 Under regulation 1(1)(h), budgetary allocations must be ensured in various heads of accounts, especially under which head, to guarantee timely payment of employee emoluments?
Answer: (A) Employee related expenditure
28 Proper inclusion and accounting of foreign exchange transactions, loans, grants, and foreign procurements under regulation 1(1)(i) must be in line with instructions issued by whom?
Answer: (B) Finance Division
29 Under regulation 1(1)(j), the collection of which type of budgeted revenue must be realized on a timely basis by the ministry or division?
Answer: (A) Non-tax revenue
30 Budget execution under regulation 1(1)(k) includes the realization of economic forecasts and the achievement of goals with reference to what type of budgeting?
Answer: (B) Objective-based budgeting
31 Prior to approving an expenditure sanction under regulation 1(1)(l), what must the principal accounting officer ensure?
Answer: (A) That the required budget is available in the relevant head of account and does not exceed the allocated budget
32 Under regulation 1(1)(m), the principal accounting officer is responsible for formulating and monitoring plans, outcomes, outputs, and what else in accordance with the Act?
Answer: (A) Key performance indicators and targets
33 For the application of internal control procedures, from whom must the principal accounting officer seek assistance under regulation 1(1)(n)?
Answer: (A) The Chief internal auditor posted with the Secretary of the Ministry or Division
34 Under regulation 1(1)(o), what must the principal accounting officer ensure regarding assets falling under his oversight?
Answer: (A) That maximum possible returns are achieved and inventory registers/safe custody are maintained
35 How often must a principal accounting officer undertake financial reconciliation with accounting offices and furnish reconciled statements to the Finance Division under regulation 1(1)(p)?
Answer: (A) Monthly reconciliation with accounting offices and quarterly reconciled statements to Finance Division
36 According to regulation 1(1)(q), grant-in-aid shall not be a recurring budget feature and can only be approved after a detailed review in accordance with which section of the Act?
Answer: (C) Section 20 of the Act
37 Under regulation 1(1)(r), how must the payment of salaries and pensions to employees of public entities under administrative control be met?
Answer: (B) From the resources of the public entities themselves, avoiding unnecessary shifts to the government exchequer
38 Under regulation 1(1)(s), proper records of assets, liabilities, commitments, revenues, and expenditures must be maintained under approved formats and which rules/regulations?
Answer: (A) Relevant rules, regulations, and procedures
39 Under regulation 1(1)(t), statements of revenues and expenditures related to public entities under control must be provided to the Finance Division on what periodic basis?
Answer: (C) Quarterly basis
40 Under regulation 1(1)(u), what meetings is a principal accounting officer required to attend and hold on a regular basis?
Answer: (A) Public Accounts Committee meetings and Departmental Accounts Committee meetings
41 Under regulation 1(2), an officer designated as a principal accounting officer who is not the Secretary of a Division must submit monthly, quarterly, and annual reports about financial powers through whom?
Answer: (A) The Chief finance and accounts officer to the Secretary of the administrative Division
42 Under regulation 1(3), heads of departments, subordinate offices, and autonomous bodies exercising delegated financial powers submit their quarterly and annual reports through whom?
Answer: (A) Through the chief finance and accounts officer to the Secretary of the administrative Division (principal accounting officer)
43 Under regulation 1(4), the Secretary of a Division, other designated PAOs, and heads of departments/subordinate offices shall be how responsible for financial propriety, performance-based budgeting, and expenditure control?
Answer: (A) Jointly and severally responsible
44 Under regulation 1(5), heads of autonomous bodies or organizations who receive funds from the Government without being designated as PAOs shall exercise powers equivalent to which level?
Answer: (A) Powers delegated to a head of department under these regulations
45 Under regulation 1(6), following the disbandment of the Financial Advisor’s organization under the Act, which officers of the Finance Division have been re-assigned official duties for various Ministries or Divisions?
Answer: (A) Joint Secretaries or Deputy Secretaries Expenditures Finance Division
  1. مالیاتی اختیارات کی تفویض۔
پرنسپل اکاؤنٹنگ افسران اور دیگر افسران کو مالیاتی اختیارات کی تفویض (Delegation) درج ذیل بنیادی اصولوں کے تحت دی گئی ہے:
(الف) وفاقی حکومت کے مالیاتی امور، ملک بھر پر اثر انداز ہونے والے مالی معاملات، اور اندرونی و بیرونی اخراجات جن کے لیے فنانس ڈویژن کی منظوری درکار ہوتی ہے، وہ تمام امور رولز آف بزنس 1973 کے تحت فنانس ڈویژن کے دائرہ اختیار میں آتے ہیں۔
(ب) فنانس ڈویژن ان ریگولیشنز اور ساتھ منسلک شیڈول کے مطابق پرنسپل اکاؤنٹنگ افسران، محکموں کے سربراہان اور ماتحت دفاتر کو مالیاتی اختیارات تفویض کر رہا ہے۔ یہ افسران اخراجات کی منظوری دیں گے۔
(ج) محکموں اور خود مختار اداروں کے سربراہان بھی مالیاتی ضوابط اور اپنی حد تک تفویض کردہ اختیارات کے لیے ذاتی طور پر جوابدہ اور ذمہ دار ہوں گے۔
(د) محکموں کے سربراہان اخراجات کی منظوری کا آرڈر پرنسپل اکاؤنٹنگ افسر یا کسی دوسرے بااختیار افسر کی منظوری سے براہِ راست اکاؤنٹنٹ جنرل پاکستان ریونیو (AGPR) یا متعلقہ اکاؤنٹنگ آفس کو جاری کریں گے، اور اس کے لیے فنانس ڈویژن سے الگ توثیق (Endorsement) کی ضرورت نہیں ہوگی۔
(ہ) فنانس سیکریٹری یا فنانس ڈویژن کے کسی دوسرے مجاز افسر کی منظوری سے جاری کردہ اخراجات کے حکم نامے کو اسٹیبلشمنٹ ڈویژن کی توثیق کی ضرورت نہیں ہوگی۔
(و) مالیاتی امور کے انتظام میں پرنسپل اکاؤنٹنگ افسر کی معاونت کے لیے چیف فنانس اینڈ اکاؤنٹس افسر موجود ہوگا۔
  1. عوامی خدمات کی فراہمی۔
پرنسپل اکاؤنٹنگ افسر کی یہ بنیادی ذمہ داری ہوگی کہ وہ اس بات کو یقینی بنائے کہ عوامی فنڈز کو عوام کو خدمات کی فراہمی اور ان میں بہتری لانے کے لیے ہی استعمال کیا جائے۔
اس مقصد کے لیے وہ ایک ایسا مؤثر نظام قائم کرے گا جو اس بات کی ضمانت دے کہ سرکاری خدمات بہترین کارکردگی کے ساتھ فراہم ہوں، فنڈز کا ضیاع روکا جائے، اور ہر خرچ کا پورا پورا متبادل (Value for Money) حاصل ہو۔
  1. احتیاط۔
پرنسپل اکاؤنٹنگ افسر اس بات کو یقینی بنائے گا کہ کوئی بھی سرکاری خرچہ بظاہر ضرورت یا موقع کی مناسبت سے حد سے زیادہ نہ ہو۔
ہر سرکاری ملازم عوامی فنڈز سے خرچ کرتے وقت اتنی ہی احتیاط، ہوشیاری اور ذمہ داری کا مظاہرہ کرے جتنی ایک عام سمجھ بوجھ رکھنے والا شخص اپنے ذاتی پیسے خرچ کرتے وقت کرتا ہے۔
  1. عوامی مفاد۔
پرنسپل اکاؤنٹنگ افسر اس بات کا پابند ہوگا کہ عوامی فنڈز کا استعمال صرف اور صرف عوام کے مجموعی فائدے اور فلاح و بہبود کے لیے ہو۔
کوئی بھی ایسا ادائیگی کا آرڈر یا اخراجات کی منظوری جاری نہیں کی جائے گی جس سے افسر کو خود، کسی خاص شخص، یا کسی مخصوص کمیونٹی کو براہِ راست یا بالواسطہ ذاتی فائدہ پہنچتا ہو۔
اس قاعدے سے صرف دو صورتیں مستثنیٰ ہوں گی:
• اگر وہ خرچ کسی مجاز عدالت کے حکم پر کیا جا رہا ہو؛ یا
• پھر وہ حکومت کی منظور شدہ کسی باقاعدہ پالیسی کا حصہ ہو۔
  1. الاؤنسز منافع کا ذریعہ نہ ہوں۔
اس قانونی شق کا آسان الفاظ میں مفہوم یہ ہے کہ سرکاری ملازمین کو ملنے والے الاؤنسز، جیسے سفر یا دورے کے اخراجات کے لیے ملنے والا ٹریول الاؤنس، اس اصول کے تحت طے کیے جائیں گے کہ وہ وصول کنندہ کے لیے مجموعی طور پر منافع یا کمائی کا ذریعہ نہ بنیں۔
یعنی الاؤنس کا مقصد صرف اصل اخراجات پورے کرنا ہے، نہ کہ اس سے اضافی بچت یا منافع کمایا جائے۔
  1. ڈویژنز یا محکموں کے اندر مالیاتی اختیارات کی تفویض۔
پرنسپل اکاؤنٹنگ افسر اور محکمہ یا دفتر کا سربراہ اپنے انتظامی کنٹرول کے تحت ماتحت افسران اور اہلکاروں کو مناسب مالیاتی اختیارات تفویض کرے گا۔
عوامی خدمات کی فراہمی یا عوامی بنیادی ڈھانچے میں سرمایہ کاری کے ذمہ دار افسران کو مالیاتی دیانت داری کے اصولوں کی پابندی کرتے ہوئے مناسب مالیاتی اختیارات فراہم کیے جائیں گے۔
محکمہ کے سربراہ، ماتحت دفاتر اور اہلکار اپنے ذریعے استعمال کیے جانے والے تفویض کردہ مالیاتی اختیارات کے لیے ذمہ دار اور جوابدہ ہوں گے۔
تاہم، اختیارات کی تفویض سے نگرانی کے حوالے سے پرنسپل اکاؤنٹنگ افسر کی ذمہ داری اور جوابدہی کم نہیں ہوگی۔
عوامی خدمات اور ترقیاتی کام احسن طریقے سے چلانے کے لیے پرنسپل اکاؤنٹنگ افسر اور محکمہ کا سربراہ اپنے ماتحت افسران کو ان کے کام کے لحاظ سے مالیاتی اختیارات تفویض کرنے کے پابند ہیں۔
اختیارات کی منتقلی سے پرنسپل اکاؤنٹنگ افسر کی اپنی مجموعی نگرانی اور حتمی ذمہ داری ختم نہیں ہوتی۔ اختیارات استعمال کرنے والے افسران خود جوابدہ ہوں گے۔
  1. اختیارات کی تفویض کی شرائط۔
پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر اور دیگر افسران کو ملنے والے مالیاتی اختیارات درج ذیل لازمی شرائط کے تابع ہوں گے:
• دستیابی: کوئی بھی اتھارٹی اس وقت تک کوئی خرچ یا ذمہ داری عائد نہیں کر سکتی جب تک کہ مجاز اتھارٹی کی منظوری نہ ہو اور وہ رقم منظور شدہ بجٹ (Schedule of Authorized Expenditure) کے تحت کسی بھی اتھارٹی کو Appropriation (مدوں کی تبدیلی) کے ذریعے فراہم نہ کی گئی ہو، دفعہ 23 کے تحت Supplementary Grant، یا دفعہ 84، آرٹیکل 11 کے تحت۔
• Appropriation-Re-appropriation:
پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر ہر سال 31 مئی تک Finance Division کے طے کردہ طریقہ کار کے مطابق بجٹ گرانٹ کے اندر ایک مد سے دوسری مد میں فنڈز منتقل کر سکتا ہے، البتہ ہنگامی صورتحال میں Finance Division اس کی مدت میں توسیع کر سکتا ہے۔
• احتیاط:
Utilities، پنشنز اور کرایوں سے فنڈز دوسری مد میں منتقل کرتے وقت پوری دیانت داری برتی جائے گی تاکہ بعد میں ان مدوں میں قلت نہ ہو اور تنخواہوں، الاؤنسز، پنشنز اور دیگر ادائیگیوں میں کمی نہ ہو۔ جس مد سے فنڈز نکالے جائیں گے، اس کے لیے بعد میں Supplementary Budget کی درخواست پر غور نہیں کیا جائے گا۔ آنے والے سالوں کے لیے کوئی ذمہ داری (Liability) پیدا نہیں کی جائے گی۔
• Savings of Surrender (بچت کی واپسی):
تمام وزارتیں، ڈویژنز اور محکمے ہر سال 31 مئی تک اپنی متوقع بچت (Savings) Finance Division کو Surrender کرنے کے پابند ہوں گے، اور ترقیاتی منصوبوں کے لیے بروقت درخواست دینے پر Finance Division اگلے سال کے بجٹ میں اتنی ہی رقم فراہم کر سکتا ہے۔
• Foreign Exchange (غیر ملکی زرِ مبادلہ):
پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر غیر ملکی زرِ مبادلہ کے بجٹ کی تخصیص کے امور Finance Division کی جاری کردہ ہدایات کے مطابق نمٹائے گا۔
• Procurement (سرکاری خریداری):
پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر Public Procurement Regulatory Authority Ordinance (PPRA)، 2002 اور اس کے تحت بننے والے قوانین یا دیگر متعلقہ قوانین کے مطابق مال اور خدمات کی خریداری کا مجاز ہوگا۔
• Commitment Control System:

پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر وزارتوں اور ذیلی اداروں میں سالانہ اور کثیر سالہ عزماتی کنٹرول نظام کے نفاذ کے لیے فنانس ڈویژن کی پالیسی ہدایات پر عمل درآمد کا ذمہ دار ہوگا۔

• ہدایات کی فراہمی: پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر ترقیاتی منصوبوں اور اسکیموں کے سلسلے میں پلاننگ کمیشن کی جاری کردہ ہدایات، نوٹیفکیشنز اور رہنما اصولوں کی سختی سے پابندی کرے گا۔

Questions

  1. Under the regulation governing the delegation of financial powers, who is specifically required to delegate appropriate financial powers to subordinate officers and officials?
Answer: (C) Principal accounting officer and head of department or office
  1. When financial powers are delegated to subordinate officers and officials under administrative control, what principle must be strictly adhered to?
Answer: (A) Principles of financial propriety
  1. Does the delegation of financial powers to subordinate officers diminish the overall responsibility and accountability of the principal accounting officer?
Answer: (B) No, the delegation shall not diminish the responsibility and accountability of the principal accounting officer for oversight
  1. According to section 23 of the Act referenced under the conditions of delegation, no authority shall incur or commit expenditure from the Federal Consolidated Fund until it is sanctioned by a competent authority and provided for through which of the following?
Answer: (A) Schedule of authorized expenditure, supplementary grant under Article 84, or re-appropriation under section 11
  1. Under section 11 of the Act, by what date may a principal accounting officer approve the reappropriation of funds from one expenditure item to another within the same budget grant?
  1. بجٹ اور اخراجات کے حوالے سے فنانس ڈویژن کا مینڈیٹ اور ذمہ داریاں
قانونی اور آئینی حیثیت:
فنانس ڈویژن آئینِ پاکستان، وفاقی ذمہ داری اور قرض کی حد ایکٹ 2005 (V of 2005) اور دیگر متعلقہ قوانین کے تحت اپنے فرائض انجام دیتا ہے۔
  1. مالی امور پر لازمی مشاورت:
    رولز آف بزنس 1973 کے تحت وزارتوں کو مالی معاملات، جیسے ممکنہ واجبات، مستقبل کے مالی اثرات اور مالیاتی اختیارات، پر فنانس ڈویژن سے لازماً مشورہ کرنا ہوگا۔ فنانس ڈویژن مالی ضوابط پر عمل درآمد کے لیے فنڈز جاری کرنے کی حکمت عملی، سادگی (آسٹریٹی) کے اقدامات، عزماتی کنٹرول سسٹم اور اندرونی آڈٹ کے اصول جاری کرتا ہے۔
  2. پالیسی ہدایات کا اجراء:
    فنانس ڈویژن مالیاتی نظم و ضبط، فنڈز کے اجراء، کفایت شعاری کے اقدامات، عزماتی کنٹرول سسٹم اور اندرونی آڈٹ سے متعلق پالیسی ہدایات جاری کرتا ہے۔
  3. قانونی تجاویز میں پیشگی مشاورت:
    ایسی تمام قانونی تجاویز یا پروجیکٹس جن کا تعلق فنڈز کے قیام، ٹیکس، فیس یا کٹوتیوں سے ہو، ان کے آغاز سے پہلے فنانس ڈویژن سے پیشگی مشاورت لازمی ہے۔
  4. بجٹ سیلنگ کا اجراء:
    فنانس ڈویژن کابینہ کی منظور کردہ مالیاتی حدود کے اندر پرنسپل اکاؤنٹنگ افسران کو سنگل لائن میڈیم ٹرم بجٹ سیلنگ جاری کرتا ہے، جس کے تحت مالی سال کے بجٹ کو آئین کے آرٹیکل 80 اور 81 کے مطابق قومی اسمبلی میں پیش کیا جاتا ہے۔
  5. سالانہ بجٹ اسٹیٹمنٹ میں شمولیت:
    فنانس ڈویژن یہ یقینی بناتا ہے کہ پرنسپل اکاؤنٹنگ افسر کے تیار کردہ بجٹ سالانہ بجٹ اسٹیٹمنٹ کا حصہ ہوں۔
  6. ضمنی گرانٹ کا جائزہ:
    فنانس ڈویژن ہنگامی حالات کے لیے سپلیمنٹری گرانٹس یا ٹیکنیکل سپلیمنٹری گرانٹس کی تجاویز کا جائزہ لے کر کابینہ، اقتصادی رابطہ کمیٹی (ECC) یا پرنسپل اکاؤنٹنگ افسران کو اپنی رائے اور تجاویز دیتا ہے۔
  7. ری-اپروپری ایشن کی تاریخ میں توسیع:
    فنانس ڈویژن درخواست موصول ہونے پر ایکٹ کے تحت مقرر کردہ تاریخ کے بعد بھی فنڈز کی ری-اپروپری ایشن (مدوں کی تبدیلی) کی مدت میں توسیع کر سکتا ہے۔
  8. سرنڈر شدہ فنڈز کی اگلے سال بحالی:
    فنانس ڈویژن ترقیاتی منصوبوں اور غیر ملکی امداد یافتہ پروگراموں کے تحت سرنڈر (واپس) کیے جانے والے فنڈز کو اگلے سال کے بجٹ میں اتنی ہی رقم کے ساتھ شامل کرنے کی منظوری دے سکتا ہے۔

Questions

  1. Under FMP regulations 2021, the mandate and responsibilities of the Finance Division regarding budget and expenditure are derived from the Constitution, the Act, other applicable rules and regulations, and which specific statute?
Answer: (B) Federal Responsibility and Debt Limitation Act, 2005 (VI of 2005)
  1. According to FMP regulations 2021, under which specific framework must Ministries or Divisions consult the Finance Division on financial matters?
Answer: (C) Rules of Business, 1973
  1. Which of the following financial matters is explicitly listed under FMP regulations 2021 as a subject requiring consultation with the Finance Division?
Answer: (B) Costing, contingent liabilities, future implications on the budget, and cash forecasting
  1. Under FMP regulations 2021, what primary objective does the issuance of financial policy guidelines and instructions by the Finance Division aim to ensure?
Answer: (D) Adherence to the principles of financial propriety
  1. Which of the following is specifically included among the policy guidelines and instructions that the Finance Division may issue under FMP regulations 2021?
Answer: (B) Funds-release strategy, austerity measures, and internal audit charter
  1. According to FMP regulations 2021, when must consultation with the Finance Division take place regarding legislative proposals having financial implications?
Answer: (B) Prior consultation while initiating the legislative proposals
  1. Which of the following subjects relating to legislative proposals requires prior consultation with the Finance Division under FMP regulations 2021?
Answer: (C) Establishment of funds, revenue, cess, levy, fee, deductions, remissions, and agreements
  1. Under FMP regulations 2021, what type of budget ceilings does the Finance Division issue to the principal accounting officer within the fiscal framework approved by the Cabinet?
Answer: (D) Single-line medium-term budget ceilings
  1. Who assists the principal accounting officer in allocating the budget under the ceilings issued by the Finance Division pursuant to FMP regulations 2021?
Answer: (B) Chief finance and accounts officers
  1. Under FMP regulations 2021, the Finance Division must ensure that budget estimates prepared by the principal accounting officer are appropriately reflected in the annual budget statement laid before the National Assembly in consistency with which constitutional articles?
Answer: (B) Articles 80 and 81 of the Constitution
  1. According to FMP regulations 2021, in what specific situation are proposals for supplementary grants undertaken?
Answer: (C) In case of financial exigencies
  1. To whom does the Finance Division provide its opinion or advice regarding proposals for supplementary grants and technical supplementary grants under FMP regulations 2021?
Answer: (D) Economic Coordination Committee of Cabinet, Federal Cabinet, or the principal accounting officers
  1. When examining supplementary grants under FMP regulations 2021, what specific assessment must the Finance Division provide?
Answer: (B) Assessment of the impact of the supplementary grant on the fiscal operations of the Government
  1. Under FMP regulations 2021, on request, which authority may extend the date for the reappropriation of funds after the date specified under the Act?
Answer: (B) The Finance Division
  1. Under FMP regulations 2021, in the case of development projects and programs of foreign-funded projects, what may the Finance Division approve regarding surrendered funds?
Answer: (C) Inclusion of an equal amount of surrendered funds in the next year’s budget

  1. سرکاری ملکیتی اداروں (SOEs) کے حوالے سے فنانس ڈویژن کا کردار
  1. مانیٹرنگ:
    فنانس ڈویژن کے پاس سرکاری ملکیتی اداروں (State-Owned Enterprises) کی مالی اور آپریشنل کارکردگی کا ایک الیکٹرانک ڈیٹا بیس (Electronic Database) برقرار رکھنے کے لیے ایک مانیٹرنگ یونٹ ہوگا، جو درج ذیل امور پر تجزیہ اور رپورٹ تیار کرے گا:
(الف) سرکاری ملکیتی اداروں کی مجموعی کارکردگی۔
(ب) سرکاری ملکیتی اداروں کی ان کے بنیادی مقاصد، کاروباری اہداف (Business Goals) اور کارکردگی کے مقررہ اہداف و بینچ مارکس کے مقابلے میں کارکردگی۔
(ج) سرکاری ملکیتی اداروں میں کی جانے والی سرمایہ کاری، ان کو دیے جانے والے قرضے اور ان کے لیے حکومتی ضمانتیں۔
(د) سرکاری ملکیتی اداروں کے شعبے سے جڑے ایسے خطرات جو ریاست کی سرکاری اداروں میں کی گئی سرمایہ کاری کو متاثر کر سکتے ہیں۔
  1. تجزیہ اور سفارشات:
    مانیٹرنگ یونٹ سرکاری ملکیتی اداروں کی مالی، تجارتی اور آپریشنل کارکردگی کا تجزیہ کرے گا اور اس کی بنیاد پر فنانس ڈویژن کو سرکاری ملکیتی اداروں کی کارکردگی اور گورننس سے متعلق سفارشات پیش کرے گا۔
  1. لَمٹ پروویژن (Provision Lump) سے اخراجات:
اگر دوسری وزارتوں، ڈویژنز یا محکموں کو مزید فنڈز لَمٹ پروویژن (مجموعی یا یکجا رقم) کے طور پر رکھے جائیں تو وہ فنانس ڈویژن کے کنٹرول میں گرانٹس کی ڈیمانڈ کا حصہ ہوں گے، اور اس لَمٹ پروویژن میں سے بجٹ میں کوئی لَمٹ پروویژن مکمل کرنے کے بعد ہی جاری کیے جائیں گے۔
  1. آسامیوں (Posts) کی تخلیق:
فنانس ڈویژن بجٹ کی حدود (Budgetary Provisions) کے اندر، وقتاً فوقتاً جاری ہونے والی ہدایات کے مطابق اور ساتھ منسلک شیڈول کی وضاحت کے مطابق نئی آسامیوں کی تخلیق کی منظوری دے گا، بشرطیکہ قانونی ضابطے کی کارروائیاں (Financial and Codal Formalities) مکمل کر لی گئی ہوں۔
  1. کنٹی جنٹ پیڈ اسٹاف (Contingent Paid Staff) کی تقرری:
فنانس ڈویژن بجٹ کی فراہمی کے اندر رہتے ہوئے اور وقتاً فوقتاً جاری ہونے والی ہدایات کے مطابق کنٹی جنٹ پیڈ اسٹاف (Contingent Paid Staff) کی تقرری کی منظوری دے گا۔
  1. مختلف کمیٹیوں میں نمائندگی:
فنانس ڈویژن کی طرف سے مختلف کمیٹیوں کا لازمی حصہ یا رکن ہوگا، جن میں پبلک اکاؤنٹس کمیٹی، ڈپارٹمنٹل اکاؤنٹس کمیٹی، نیشنل اکنامک کونسل کی ایگزیکٹو کمیٹی، سی ڈی ڈبلیو پی، ای سی این ای سی، ڈپارٹمنٹل ڈویلپمنٹ ورکنگ پارٹی (ڈی ڈی ڈبلیو پی) اور سینٹرل ڈویلپمنٹ ورکنگ پارٹی (سی ڈی ڈبلیو پی) سمیت مختلف کمیٹیاں شامل ہیں۔
  1. ترقیاتی منصوبوں اور اسکیموں کی جانچ پڑتال:
فنانس ڈویژن ترقیاتی منصوبوں اور اسکیموں کے مالیاتی امور پر فریم ورک کی روشنی میں اپنی باقاعدہ رائے فراہم کرے گا۔
فنانس ڈویژن درمیانی مدت کے معاشی (Medium-Term Macroeconomic) اور مالیاتی (Fiscal) فریم ورک کی روشنی میں ترقیاتی منصوبوں اور اسکیموں کا جائزہ لے گا۔

Questions

  1. Under regulation regarding state-owned enterprises, what specific unit does the Finance Division maintain to keep an electronic database of their financial and operational performance?
Answer: (B) Monitoring unit
  1. What specific database is maintained by the Finance Division’s monitoring unit under the regulation for state-owned enterprises?
Answer: (A) An electronic database of financial and operational performance
  1. Which of the following is explicitly listed under sub-clause (a) as a subject for analysis and report by the monitoring unit regarding state-owned enterprises?
Answer: (A) The overall performance of state-owned enterprises
  1. Under sub-clause (b), how must the monitoring unit evaluate the performance of state-owned enterprises?
Answer: (A) Against their primary objectives, business goals, and performance targets and benchmarks
  1. According to sub-clause (c), what financial elements regarding state-owned enterprises must be covered in the monitoring unit’s analysis and reports?
Answer: (A) Investment in, loans to, and government guarantees for state-owned enterprises
  1. What category of risks does sub-clause (d) require the monitoring unit to analyze concerning state-owned enterprises?
Answer: (A) The risks associated with the state-owned enterprises sector that could affect the state’s investment in state-owned enterprises
  1. Based on its analysis of financial, commercial, and operational performance under subregulation (2), what must the monitoring unit submit to the Finance Division?
Answer: (A) Recommendations on matters related to the performance and governance of state-owned enterprises
  1. Under the provision regarding expenditure from lump provisions, under whose control must the demand for grants for a lump provision remain?
Answer: (A) The Finance Division
  1. Before further allocation out of a lump provision is made to other Ministries, Divisions, or Departments, what formalities must be completed?
Answer: (A) Financial and codal formalities
  1. Within what budgetary boundaries must the Finance Division approve cases for the creation of posts under regulation 3?
Answer: (A) Within the budgetary provisions and as per instructions issued from time to time and as explained in the attached Schedule
  1. According to regulation 4, the approval for the appointment of contingent paid staff by the Finance Division must be executed within what framework?
Answer: (A) Within the budgetary provisions and as per the instructions issued from time to time
  1. Which specific committees are explicitly listed under regulation 5 as bodies where an authorized official of the Finance Division shall be a member?
Answer: (A) Public accounts committee, departmental audit committee, DDWP, CDWP, and ECNEC
  1. Under regulation 6, in the light of which specific frameworks must the Finance Division provide its opinion on financial matters related to development projects and schemes?
Answer: (A) Medium-term macroeconomic and fiscal frameworks
اکاؤنٹس و فنانس ونگ (پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر) کا مالی امور میں مدد کرنا ہوتا ہے۔ اس ونگ کے تحت تمام متعلقہ محکموں اور دفاتر کے مالی معاملات کو سنبھالنے کے لیے ایک افسر تعینات ہوتا ہے۔ اس افسر کی ذمہ داری متعلقہ ڈویژن کے بڑے افسران، محکموں اور دفاتر کے مالی معاملات کو سنبھالنا بھی ہوتی ہے۔ یہ ذمہ داری ایک سے زیادہ ڈویژنز کی بھی ہو سکتی ہے
ضوابط اور طریقہ کار:
اکاؤنٹس اینڈ فنانس ونگ کے افسر کے دفتر کے کام کاج کے لیے فنانس ڈویژن (محکمہ خزانہ) کے جاری کردہ قوانین، دستورالعمل اور ہدایات پر عمل کیا جائے گا۔
(الف) قواعد و ضوابط:
افسر کو گریڈ 19 کے سینئر افسر کے طور پر تعینات کیا جائے گا۔ اگر پاکستان آڈٹ اینڈ اکاؤنٹس سروس کا گریڈ 20 کا افسر دستیاب نہ ہو تو گریڈ 19 کے افسر کو تعینات کیا جائے گا۔
(ب) تعیناتی:
اگر یہ افسر کسی بھی وزارت یا ڈویژن کے سیکرٹری (بڑے افسر) کے ساتھ تعینات ہو تو اسے ایک سے زیادہ وزارتوں کی ذمہ داری بھی دی جا سکتی ہے۔ اس عہدے پر مزید دو سال کے لیے تعیناتی بڑھائی جا سکتی ہے۔
(ج) مدت:
اس افسر کی تعیناتی اسٹیبلشمنٹ ڈویژن، آڈیٹر جنرل آف پاکستان کی مشاورت سے کرے گا۔ عام طور پر کم از کم دو سال کے لیے تعیناتی ہوگی، جسے مزید دو سال کے لیے بڑھایا جا سکتا ہے۔ اس افسر کو چیف انٹرنل آڈیٹر کا اضافی چارج نہیں دیا جائے گا۔
(د) دوسری ذمہ داریوں پر پابندی:
جب وہ اس وزارت یا ڈویژن میں اس عہدے پر تعینات ہو تو جوائنٹ سیکرٹری، ڈپٹی سیکرٹری یا کسی دوسری ذمہ داری کے طور پر کام نہیں کر سکے گا۔
(ہ) رپورٹنگ:
یہ افسر براہِ راست وزارت یا ڈویژن کے سیکرٹری کے ماتحت کام کرے گا اور صرف اسی کو رپورٹ کرے گا۔ کسی دوسرے افسر کے ماتحت کام کرنے کا پابند نہیں ہوگا۔
(و) مدت سے قبل تبادلہ:
اگر مدت پوری ہونے سے پہلے یہ افسر تسلی بخش کام نہ کرے تو سیکرٹری یا فنانس ڈویژن کی تحریری درخواست پر آڈیٹر جنرل آف پاکستان اس کا تبادلہ کر سکتا ہے۔
(ز) تنخواہ اور اخراجات:
اس افسر کی تنخواہ اور دیگر تمام اخراجات اسی وزارت یا ڈویژن کے بجٹ سے ادا کیے جائیں گے جہاں وہ تعینات ہوگا۔
(ح) آسامیوں میں ردوبدل:
اس عہدے کی آسامیوں کو گھٹانے یا بڑھانے کا فیصلہ آڈیٹر جنرل، فنانس ڈویژن اور اسٹیبلشمنٹ ڈویژن کی مشاورت سے ہوگا۔
(ط) کارکردگی کی رپورٹ:
اس کی سالانہ کارکردگی کی رپورٹ متعلقہ وزارت کا سیکرٹری لکھے گا، جبکہ کاؤنٹر سائن کرنے والے افسر کا فیصلہ اسٹیبلشمنٹ ڈویژن کی جانب سے کیا جائے گا۔
(ی) دفتر اور عملہ:
متعلقہ وزارت اس افسر کو مناسب دفتر اور عملہ فراہم کرے گی۔ بجٹ اور مالی امور دیکھنے والے ڈپٹی سیکرٹری اور سیکشن افسر بھی اسی چیف فنانس اینڈ اکاؤنٹس آفیسر کے ماتحت کام کریں گے۔
(ک) ماتحت عملے کی تعیناتی:
کام کے بوجھ اور ضرورت کو دیکھتے ہوئے وزارت کا سیکرٹری اپنے ماتحت ڈپٹی یا اسسٹنٹ چیف فنانس اینڈ اکاؤنٹس آفیسر کے عملے کی تعیناتی کرے گا۔

Questions

1 The office of the chief finance and accounts officer shall be headed by a:
Answer: B) Senior level officer
2 The chief finance and accounts officer primarily assists and supports which of the following?
Answer: B) Principal Accounting Officer (Secretary)
3 If a BPS-20 officer is not available, which service’s BPS-19 senior officers may be considered for posting as CFAO?
Answer: C) Pakistan Audit and Accounts Service (PAAS)
4 Who notifies the posting of an officer as a chief finance and accounts officer for a Ministry or Division?
Answer: B) Establishment Division in consultation with the Auditor General of Pakistan
5 What is the minimum initial tenure for the posting of a chief finance and accounts officer?
Answer: C) Three years
6 For how many additional years can the initial tenure of a chief finance and accounts officer be extended?
Answer: B) Two years
7 Which of the following additional charges shall NOT be given to a chief finance and accounts officer during their posting?
Answer: D) All of the above
8 After being transferred from a Division, for how long shall a CFAO not be given the role of external auditor for that Ministry or Division?
Answer: C) Three years
9 To whom shall a chief finance and accounts officer directly report and work under?
Answer: C) Secretary of the Ministry or Division
10 Who can transfer a CFAO before completing the prescribed period if they fail to discharge functions satisfactorily?
Answer: B) Auditor General of Pakistan on written advice of the principal accounting officer or Finance Division
11 On whose payroll shall the post of the chief finance and accounts officer be?
Answer: C) Concerned Ministry or Division where posted
12 Who decides any addition or reduction in the existing sanctioned posts of the CFAO?
Answer: A) Auditor General of Pakistan in consultation with Finance and Establishment Divisions
13 Who shall initiate or write the performance evaluation report (PER) of the chief finance and accounts officer?
Answer: A) Secretary of the Division concerned
14 Who shall the Deputy Secretary or equivalent and section officer responsible for budget and finance in a Ministry report to?
Answer: B) Chief Finance and Accounts Officer
15 Who decides all matters relating to the posting of subordinate officers as deputy or assistant chief finance and accounts officers?
Answer: A) Secretary (principal accounting officer) concerned
32۔ دفتر کے کردار اور فرائض
وزارت یا ڈویژن کے سیکرٹری (پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر) کی نگرانی میں چیف فنانس اینڈ اکاؤنٹس آفیسر کے دفتر کا کردار اور فرائض درج ذیل ہوں گے:
(1) بجٹ کے حوالے سے چیف فنانس اینڈ اکاؤنٹس آفیسر:
(الف) بجٹ کی منصوبہ بندی اور عمل درآمد کرے گا۔ وہ ڈویژن اور اس کے تحت محکموں، ماتحت دفاتر اور اداروں میں بجٹ سے متعلق تمام سرگرمیوں کو مربوط کرے گا۔
(ب) متعلقہ مختلف اداروں، محکموں یا ڈویژن کی جانب سے پیدا ہونے والی آمدنی اور وصولیوں کو مدنظر رکھے گا۔ وہ گزشتہ سالوں کی تمام واجب الادا ذمہ داریوں کو بھی مدنظر رکھے گا۔
(ج) وسائل کے تخمینے، مختلف آپریشنز یا جاری سرگرمیوں اور نئی اسکیموں، پروگراموں یا اقدامات کے مالی اثرات کے تعین اور ڈویژن یا محکموں میں اثاثوں کی مرمت و دیکھ بھال کے بجٹ کی تیاری میں انتظامی سیکرٹری (پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر) کی معاونت کرے گا۔
(د) اس بات کو یقینی بنائے گا کہ بجٹ کے تخمینے حقیقت پسندانہ ہوں، مناسب غور و خوض کے بعد حتمی شکل دیے گئے ہوں اور مالیاتی اصولوں، تمام متعلقہ قوانین، ضوابط، قواعد اور فنانس ڈویژن کی جانب سے اس موضوع پر جاری کردہ ہدایات کے مطابق تیار کیے گئے ہوں۔
(ہ) وسط سال کی رپورٹ سے متعلق فنانس ڈویژن کو معلومات فراہم کرنے میں پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی معاونت کرے گا۔ بجٹ کی اشاریاتی حدیں موصول ہونے پر بجٹ کال سرکلر میں دی گئی ہدایات اور رہنما اصولوں کے مطابق مختلف اخراجاتی مدوں کے تحت فنڈز کی مناسب تقسیم اور تخصیص میں انتظامی سیکرٹری (پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر) کی معاونت کرے گا اور اس میں دی گئی مقررہ مدت کے مطابق فنانس ڈویژن کو رپورٹ کرے گا۔
(و) ڈویژن اور اس کے تمام محکموں، ماتحت دفاتر اور اداروں سے متعلق بجٹ آرڈر یا نئی مد کے گوشوارے کی تیاری کی نگرانی اور تصدیق کرے گا تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ وہ قابل اطلاق ہدایات کے مطابق تیار کیے گئے ہیں اور بجٹ کے تخمینوں میں شامل کرنے کے لیے بروقت فنانس ڈویژن کو بھیجے گئے ہیں۔
(ز) محکموں، ماتحت دفاتر، خودمختار اداروں یا تنظیموں کے سربراہان سے موصول ہونے والی تمام بجٹ تجاویز اور تخمینوں، بشمول ترقیاتی اور غیر ترقیاتی بجٹ، کا جائزہ لے گا اور پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی منظوری سے اپنی رائے فراہم کرے گا۔
(2) آمدنی کے تخمینے کے حوالے سے:
(الف) غیر ٹیکس آمدنی کی وصولیوں سے متعلق قوانین کی پالیسی اور انتظامی امور میں پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی معاونت کرے گا۔
(ب) ڈویژن اور اس کے تحت اداروں، محکموں یا دفاتر کی آمدنی کی وصولیوں کے بجٹ تخمینوں کا گزشتہ وصولیوں، فرق کی وجوہات، متعلقہ قوانین، ضوابط، قواعد اور ہدایات کی روشنی میں جائزہ لے گا۔
(ج) اس بات کو یقینی بنائے گا کہ ایسی آمدنی کے تخمینے درست اکاؤنٹس کی مد کے تحت بجٹ میں شامل، رپورٹ اور باقاعدگی سے ملان کیے جائیں۔ کسی بھی بقایا واجبات، خواہ وہ آمدنی سے متعلق ہوں یا دیگر واجبات، کی وصولی کے لیے کارروائی شروع کرے گا اور فنانس ڈویژن کو بھی آگاہ کرے گا۔ آمدنی یا واجبات سے متعلق کسی بھی مقدمے کو عدالت میں دائر کرنے یا کسی عدالت میں اس کا دفاع کرنے کے لیے کیس تیار کرنے والی ٹیم کا حصہ ہوگا۔
(د) جہاں قابل اطلاق ہو، غیر ٹیکس آمدنی کی وصولیوں کی ماخذ پر ایڈجسٹمنٹ کو یقینی بنائے گا۔
(ہ) پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کے دائرہ اختیار میں آنے والے تمام یا کسی بھی محکمے، ماتحت دفاتر اور اداروں کی غیر ٹیکس آمدنی کی وصولی اور اس کے ملان کی نگرانی کرے گا، سوائے وفاقی بورڈ آف ریونیو کے۔
(3) معاشی پیش گوئی کے حوالے سے:
بجٹ کی ضروریات اور آمدنی کے تخمینوں کا جائزہ لے گا اور مالیاتی طاقت، کمزوریوں اور دیگر متعلقہ پہلوؤں کا بھی تجزیہ کرے گا۔ وہ پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کو معاشی پیش گوئی میں معاونت کرے گا، جس کے ذریعے متعلقہ ڈویژن، محکمہ یا دفتر اپنے مالی مستقبل اور مجموعی معاشی صورتحال میں اپنے کردار کا تعین کر سکے گا۔
(4) فنانسنگ یا قرض کے حوالے سے:
(الف) ڈویژن یا محکمہ کی مالی ضروریات کا اندازہ لگائے گا اور تمام متعلقہ افسران کے ساتھ رابطے میں ملکی اور غیر ملکی قرضوں اور گرانٹس کے حصول کی منصوبہ بندی کرے گا۔
(ب) وصولیوں اور ادائیگیوں کے شیڈول کا مناسب ریکارڈ برقرار رکھے گا اور سیکرٹری یا پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کو ضرورت کے مطابق وقتاً فوقتاً رپورٹس پیش کرے گا۔ ڈویژن کے انتظامی کنٹرول میں آنے والے اداروں، محکموں یا دفاتر کے معاملے میں سیکرٹری یا پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی جانب سے رہنمائی یا نگرانی کرے گا۔
(ج) پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی طرف سے ظاہر کردہ یا دیگر دفاتر کی جانب سے بتائی گئی مالی ضروریات کا حکومتی قوانین، قواعد، ضوابط اور ہدایات کی روشنی میں جائزہ لے گا اور پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی منظوری کے لیے ایک جامع تجویز تیار کرے گا۔ متعلقہ اداروں کے ساتھ معاملات کی پیروی کرے گا اور پیش رفت سے پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کو باخبر رکھے گا۔
(5) سرمایہ کاری کے حوالے سے:
سیکرٹری (پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر) کے انتظامی کنٹرول میں آنے والے محکموں، ماتحت دفاتر اور اداروں کے لیے جہاں قابل اطلاق ہو، سرمایہ کاری کے ممکنہ مواقع کی فعال طور پر نشاندہی کرے گا۔ اس موضوع پر حکومتی قواعد یا ہدایات کے مطابق سرمایہ کاری کی تجاویز پیش کرے گا، اس میں شامل خطرات کا مکمل جائزہ لے گا اور عوامی رقم کے تحفظ کے لیے تمام خطرات کو کم کرنے کے حل فراہم کرے گا۔ ڈویژن کے ماتحت اداروں کے معاملے میں چیف فنانس اینڈ اکاؤنٹس آفیسر کا کردار سیکرٹری یا پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی جانب سے رہنمائی فراہم کرنے تک محدود ہوگا۔
(6) ترقیاتی منصوبہ بندی کے حوالے سے:
(الف) ڈویژن، محکمہ یا ادارے کے ترقیاتی پروگراموں کی منصوبہ بندی اور عمل درآمد کے لیے تمام افسران کے ساتھ مل کر کام کرے گا۔ پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی رہنمائی میں ترقیاتی بجٹ یا پبلک سیکٹر ڈویلپمنٹ پروگرام سے متعلق پلاننگ اینڈ ڈویلپمنٹ ڈویژن یا پلاننگ کمیشن کے ساتھ رابطہ کرے گا۔ اثاثوں اور وسائل، فنانسنگ کے طریقوں، لاگت کے تخمینے، منصوبے کی تکمیل کے بعد آپریشنل اخراجات اور دیگر مالی یا اکاؤنٹنگ معاملات سے متعلق معلومات فراہم کرکے منصوبہ بندی کرنے والی ٹیموں کی معاونت کرے گا۔
(ب) بالخصوص فنانسنگ اور اکاؤنٹنگ کے پہلوؤں سے متعلق ٹیم کا حصہ ہوگا اور منصوبے کے نفاذ کے دوران مختلف تبدیلیوں یا تاخیر کے باعث منصوبے یا لاگت پر پڑنے والے اثرات کا جائزہ لے گا۔ ڈویژن کے تحت محکموں، ماتحت دفاتر اور اداروں کے معاملے میں پلاننگ اینڈ ڈویلپمنٹ ڈویژن یا پلاننگ کمیشن کے ساتھ رابطہ کرے گا اور سیکرٹری یا پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی جانب سے، ضرورت پڑنے پر، ان کی معاونت کرے گا۔
(ج) پلاننگ اینڈ ڈویلپمنٹ ڈویژن اور پلاننگ کمیشن کی جانب سے جاری کردہ قواعد اور ہدایات پر عمل کرے گا۔ تجاویز کو حتمی شکل دینے، بالخصوص لاگت اور دستیاب فریم ورک کے مطابق مالیاتی تجزیے میں معاونت کرے گا اور متعلقہ مالیاتی پیش رفت کو حقیقی اور طبعی پیش رفت کے ساتھ مانیٹر کرے گا۔
(7) نقدی کے انتظام، بشمول ٹریژری سنگل اکاؤنٹ سسٹم، کے حوالے سے:
(الف) ڈویژن، محکموں، ماتحت دفاتر اور اداروں کے حوالے سے نقدی کے انتظام، بشمول کیش مینجمنٹ اور ٹریژری سنگل اکاؤنٹ قواعد 2020 کے نفاذ میں پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی معاونت کرے گا۔ ٹریژری سنگل اکاؤنٹ کے نفاذ اور پیش رفت کی رپورٹ پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر اور فنانس ڈویژن کو پیش کرے گا۔ وزارت یا ڈویژن کے کمرشل بینک اکاؤنٹس بند کرنے اور فنڈز کو وفاقی مجموعی فنڈ میں منتقل کرنے کے امور انجام دے گا۔
(ب) حکومتی قوانین، قواعد و ضوابط، بشمول کیش مینجمنٹ اور ٹریژری سنگل اکاؤنٹ قواعد، نافذ کرے گا، بالخصوص اسائنمنٹ اکاؤنٹ اور بینکوں میں موجود دیگر اکاؤنٹس کے آپریشن سے متعلق فنانس ڈویژن کی جانب سے جاری کردہ طریقہ کار پر عمل کرے گا۔
(8) اکاؤنٹس کی دیکھ بھال، ملان اور رپورٹنگ کے حوالے سے:
(الف) ڈویژن، محکموں، ماتحت دفاتر اور اداروں کی مالی کارکردگی کی نگرانی اور رپورٹنگ میں پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی معاونت کرے گا، بالخصوص ان امور میں جو حکمت عملی کے مقاصد سے منسلک ہوں۔
(ب) تمام اکاؤنٹس کی مدوں میں فنڈز کی دستیابی کی نگرانی کرے گا، بالخصوص ملازمین سے متعلق اخراجات کی، اور اس بات کو یقینی بنائے گا کہ نہ کوئی کمی ہو اور نہ اضافی رقم۔ اکاؤنٹس کی دیکھ بھال کی نگرانی کرے گا اور ان کا ماہانہ بنیادوں پر اکاؤنٹنٹ جنرل پاکستان ریونیو، بینکوں، فنانس ڈویژن، اکنامک افیئرز ڈویژن، ترقیاتی شراکت داروں یا دیگر متعلقہ اداروں کے اصل اعداد و شمار کے ساتھ بروقت ملان یقینی بنائے گا۔
(ج) اخراجات اور وصولیوں کی پیش رفت کا جائزہ لے گا اور ماہانہ گوشوارہ پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر اور فنانس ڈویژن کو پیش کرے گا، جبکہ ہر ماہ اخراجات اور وصولیوں کے ملان شدہ گوشوارے بھی پیش کرے گا۔ اخراجات میں اضافی اور بچت کے رجحان اور وصولیوں کے رجحان پر نظر رکھے گا اور سہ ماہی بنیادوں پر پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر اور فنانس ڈویژن کو رپورٹ کرے گا۔
(9) اثاثوں کے تحفظ کے حوالے سے:
(الف) ڈویژن، محکموں، ماتحت دفاتر اور اداروں کے افسران کے ساتھ تعاون کرے گا تاکہ ڈویژن یا محکمہ کے تمام اثاثے، بشمول مالیاتی اثاثے، مناسب طور پر ریکارڈ اور محفوظ کیے جائیں۔ دیگر دفاتر کے ساتھ مل کر دیگر تمام اثاثوں کی ریکارڈنگ، دیکھ بھال اور حفاظت کو متعلقہ قواعد، ضوابط اور ہدایات کے مطابق یقینی بنائے گا۔
(ب) سالانہ اثاثوں اور اسٹاک کی جانچ پڑتال کرنے والی ٹیم کا حصہ ہوگا یا اس کی نگرانی کرے گا اور اثاثوں کی صورتحال کے بارے میں سالانہ یا ضرورت کے مطابق سیکرٹری یا پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کو رپورٹ پیش کرے گا۔ ڈویژن کے تحت اداروں، محکموں یا دفاتر کے معاملے میں اس کی ذمہ داری پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کو اثاثوں سے متعلق رپورٹنگ کی نگرانی تک محدود ہوگی۔
(10) بجٹ کے عمل درآمد یا آپریشنز کے حوالے سے:
(الف) ریلیز، ری-اپروپری ایشن، سپلیمنٹری گرانٹس، ٹیکنیکل سپلیمنٹری گرانٹس، سرنڈر، ایڈجسٹمنٹ، آسامیوں کی تخلیق اور کنٹی جنٹ پیڈ اسٹاف کی تقرری سے متعلق تمام معاملات کی کارروائی میں پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی معاونت کرے گا اور ڈویژن، محکموں یا اداروں کے افسران کو رہنمائی فراہم کرے گا، جو قابل اطلاق بجٹ ریلیز پالیسی، قواعد و ضوابط کے مطابق ہوگی۔
(ب) پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی ہدایات کے تحت متعلقہ افسران کو مالی اختیارات کی تفویض کے مطابق اخراجات کے دعووں اور بلوں کی کارروائی میں معاونت کرے گا۔
(ج) پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر اور دیگر افسران کو فنانس ڈویژن کی جانب سے جاری کردہ فنڈز کے اجراء کی حکمت عملی کے مطابق سہ ماہی کے لیے مختص بجٹ کے اندر اخراجات رکھنے میں مدد دے گا۔ بجٹ کے عمل درآمد کی نگرانی کرے گا، جس میں پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کے دائرہ اختیار میں آنے والے تمام اداروں، محکموں اور دفاتر میں تمام بقایا یا واجب الادا ذمہ داریوں کی ادائیگی اور عزماتی کنٹرول شامل ہوگا۔
(د) کسی بھی اضافی اخراجات، غلط اندراج یا وسائل کی کمی کو درست کرنے کے لیے کیے گئے یا مطلوبہ اصلاحی اقدامات کے ساتھ کیس بروقت پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کو پیش کرے گا۔ اس بات کو یقینی بنائے گا کہ وسائل یا بجٹ دستیاب ہونے کے باوجود کوئی واجب الادا ادائیگی رہ نہ جائے۔ متوقع بچت، سرنڈر اور اضافی اخراجات کی کارروائی متعلقہ قواعد، ضوابط اور ہدایات کے مطابق کرے گا۔
(11) داخلی آڈٹ کے حوالے سے:
چیف انٹرنل آڈیٹر اور آڈٹ کمیٹی کے ساتھ تعاون کرے گا تاکہ سالانہ داخلی آڈٹ پلان تیار کیا جا سکے۔ اس بات کو یقینی بنائے گا کہ بیرونی یا داخلی آڈٹ کے لیے مطلوبہ ریکارڈ فراہم کیا جائے اور اس کے کردار اور فرائض سے متعلق آڈٹ اعتراضات یا سوالات کے جوابات بروقت جمع کرائے جائیں۔ جہاں داخلی آڈٹ کی سفارشات پر دیگر افسران کی جانب سے کارروائی درکار ہو، وہاں سیکرٹری یا پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی جانب سے ان معاملات کی پیروی بھی کرے گا۔
(12) داخلی کنٹرول کے حوالے سے:
(الف) پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی رہنمائی اور نگرانی میں وزارت یا ڈویژن اور اس کے تحت اداروں، محکموں یا دفاتر میں بجٹ، آمدنی، اخراجات اور مالیات سے متعلق داخلی کنٹرول کے جائزے میں چیف انٹرنل آڈیٹر کو معاونت فراہم کرے گا۔ داخلی کنٹرول کے نفاذ اور بے ضابطگی، ضیاع، دھوکہ دہی وغیرہ کی روک تھام میں پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی مدد کرے گا اور داخلی جانچ اور توازن کے نظام کو نافذ کرے گا۔
(ب) اپنے دائرہ کار سے متعلق معاملات میں قابل اطلاق قوانین، قواعد، ضوابط اور ہدایات سے انحراف کے بارے میں پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کو آگاہ کرے گا اور پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کے احکامات پر عمل درآمد کی پیروی کرے گا۔ داخلی کنٹرول کو بہتر بنانے کے لیے چیف انٹرنل آڈیٹر اور ڈویژن کے دیگر افسران کے ساتھ مل کر بہتری کی تجاویز کو حتمی شکل دے گا۔
(13) خطرات کے انتظام کے حوالے سے:
(الف) پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر اور چیف انٹرنل آڈیٹر کی معاونت کرے گا تاکہ ہر سال ڈویژن یا محکمہ کو درپیش خطرات کا جائزہ یا تشخیص کیا جا سکے، خطرات کا رجسٹر برقرار رکھا جائے اور ڈویژن کے تحت اداروں میں بھی اسی طرح کی سرگرمی کی جائے۔ ڈویژن اور اس کے تحت اداروں، محکموں یا دفاتر کو درپیش خطرات کے حوالے سے سیکرٹری یا پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی منظوری سے خطرات کے تدارک کے اقدامات شروع کرے گا۔
(ب) خطرات کے تدارک کے اقدامات کی نگرانی کرے گا اور سیکرٹری یا پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کو وقتاً فوقتاً آگاہ رکھے گا۔ چیف انٹرنل آڈیٹر کی مدد سے متعلقہ ڈویژن کے افسران میں سے ایک ٹیم تشکیل دے گا، جس میں ماتحت دفاتر کے افسران بھی شامل کیے جا سکتے ہیں، تاکہ مقاصد، کاروباری عمل، قوانین، قواعد، ضوابط، وسائل، مقاصد کے حصول اور ان مقاصد کے حصول میں حائل رکاوٹوں کا جائزہ لیا جا سکے اور انہیں دور کیا جا سکے۔
(14) پبلک اکاؤنٹس کمیٹی یا محکمانہ اکاؤنٹس کمیٹی کے ساتھ رابطہ کاری کے حوالے سے:
(الف) پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی جانب سے پبلک اکاؤنٹس کمیٹی، محکمانہ اکاؤنٹس کمیٹی اور تخصیصی اکاؤنٹس اور آڈٹ رپورٹس سے متعلق آڈٹ اعتراضات کے تمام معاملات میں رابطہ کاری کا ذمہ دار ہوگا۔ پبلک اکاؤنٹس کمیٹی اور محکمانہ اکاؤنٹس کمیٹی کی ہدایات اور سفارشات پر عمل درآمد یقینی بنائے گا۔
(ب) پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کو مشورہ دے گا اور اگر پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر چاہے تو دیگر افسران کی جانب سے پیش کیے گئے آڈٹ اعتراضات کے جوابات تیار کرنے میں معاونت کرے گا۔ پبلک اکاؤنٹس کمیٹی یا محکمانہ اکاؤنٹس کمیٹی کے لیے ضروری بریف تیار کرنے میں پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی معاونت کرے گا اور پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کے ساتھ یا اس کی ہدایت کے مطابق پبلک اکاؤنٹس کمیٹی اور محکمانہ اکاؤنٹس کمیٹی کے اجلاسوں میں شرکت کرے گا۔
(ج) فنانس ڈویژن کی جانب سے وقتاً فوقتاً ایکٹ کی روشنی میں مقرر کردہ قواعد و ضوابط پر عمل درآمد کے لیے پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کو مشورہ فراہم کرے گا۔
(15) ادائیگیوں، اخراجات کی تقسیم اور پری آڈٹ کے فرائض کے حوالے سے، کنٹرولر جنرل آف اکاؤنٹس (تقرری، فرائض اور اختیارات) آرڈیننس 2001 (XXIV of 2001) کے تحت:
(الف) پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی نگرانی میں اشیاء، خدمات، ملازمین، فیس، چارجز، جرمانوں، قرضوں اور دیگر معاملات سے متعلق تمام ادائیگیوں کے کیسز تفویض کردہ مالی اختیارات کے مطابق نمٹائے گا۔
(ب) بروقت ادائیگیوں، نگرانی، رپورٹنگ اور تنازعات کے حل کے لیے معاونت اور تعاون فراہم کرے گا۔ ڈویژن کے تحت دیگر اداروں کے معاملے میں چیف فنانس اینڈ اکاؤنٹس آفیسر کا کردار صرف ان معاملات یا لین دین تک محدود ہوگا جو ڈویژن کو بھیجے گئے ہوں یا جن میں سیکرٹری یا پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر نے چیف فنانس اینڈ اکاؤنٹس آفیسر کو مداخلت کی ذمہ داری سونپی ہو۔
(16) متعلقہ ڈویژن کی مختلف کمیٹیوں میں نمائندگی کے حوالے سے:
(الف) پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی رہنمائی میں مختلف کمیٹیوں، بشمول پبلک اکاؤنٹس کمیٹی، محکمانہ اکاؤنٹس کمیٹی اور محکمانہ ترقیاتی ورکنگ پارٹی میں متعلقہ ڈویژن کی نمائندگی کرے گا۔
(ب) پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی منظوری سے وزارت، ڈویژن، محکموں یا متعلقہ ماتحت دفاتر کی مختلف کمیٹیوں کا حصہ ہوگا اور متعلقہ کمیٹی کی نامزدگی اور مینڈیٹ کے مطابق فرائض انجام دے گا۔
(17) دیگر فرائض:
حکومت، ڈویژن کے سیکرٹری یا متعلقہ پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی جانب سے تفویض کردہ کوئی بھی دیگر ڈیوٹی، کردار یا ذمہ داری انجام دے گا تاکہ پاکستان کے آئین، ایکٹ اور دیگر قانونی قواعد و ضوابط کے مطابق فرائض سرانجام دیے جا سکیں۔

Questions

1 Under budgeting functions, who coordinates the entire budgeting activity in the Division and its subordinate offices?
Answer: B) Chief Finance and Accounts Officer
2 When preparing budget estimates, what must the Chief Finance and Accounts Officer ensure in accordance with Finance Division instructions?
Answer: A) Estimates are realistic and prepared per canons of propriety
3 What tool is used to distribute and allocate funds under various heads of expenditure upon receipt from the Finance Division?
Answer: A) Indicative Budget Ceilings (IBC)
4 Which office is responsible for overseeing and authenticating the preparation of Budget Orders or New Item Statements (BOs/NIS)?
Answer: B) Chief Finance and Accounts Officer
5 In respect of non-tax revenue receipts, the collection monitoring excludes which of the following organizations?
Answer: A) Federal Board of Revenue
6 What is a core responsibility of the CFAO regarding economic forecasting?
Answer: B) Analyzing financial strengths, weaknesses, and mapping the financial future
7 In respect of investment, what is the primary role of the CFAO regarding entities under the Division?
Answer: B) Providing guidance on behalf of the Secretary/Principal Accounting Officer
8 With which body does the CFAO engage regarding the development budget or Public Sector Development Programme (PSDP)?
Answer: A) Planning and Development Division or Planning Commission
9 What action is mandated under Cash Management and Treasury Single Account (TSA) Rules, 2020?
Answer: B) Closure of commercial bank accounts of the Ministry/Division and transfer of funds to Federal Consolidated Fund
10 How often must the CFAO supervise the maintenance of accounts and their timely reconciliation with the AGPR, banks, or Finance Division?
Answer: B) Monthly
11 Who supervises the annual asset stock-taking and reports the asset status to the Secretary or Principal Accounting Officer?
Answer: B) CFAO as part of the team/supervisor
12 In respect of budget execution, what strategy must be used to keep expenditure within the allocated quarterly budget?
Answer: A) Fund release strategy issued by Finance Division
13 Who is responsible for cooperating with the Chief Internal Auditor in making the annual internal audit plan?
Answer: A) Chief Finance and Accounts Officer
14 What tool must be maintained annually by the CFAO and Chief Internal Auditor to evaluate risks faced by the Division?
Answer: A) Risk Register
15 On behalf of the Principal Accounting Officer, who coordinates all matters relating to the Public Accounts Committee (PAC)?
Answer: A) Chief Finance and Accounts Officer
32۔ دفتر کے کردار اور فرائض
وزارت یا ڈویژن کے سیکرٹری (پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر) کی نگرانی میں چیف فنانس اینڈ اکاؤنٹس آفیسر کے دفتر کا کردار اور فرائض درج ذیل ہوں گے:
(1) بجٹ کے حوالے سے چیف فنانس اینڈ اکاؤنٹس آفیسر:
(الف) بجٹ کی منصوبہ بندی اور عمل درآمد کرے گا۔ وہ ڈویژن اور اس کے تحت محکموں، ماتحت دفاتر اور اداروں میں بجٹ سے متعلق تمام سرگرمیوں کو مربوط کرے گا۔
(ب) متعلقہ مختلف اداروں، محکموں یا ڈویژن کی جانب سے پیدا ہونے والی آمدنی اور وصولیوں کو مدنظر رکھے گا۔ وہ گزشتہ سالوں کی تمام واجب الادا ذمہ داریوں کو بھی مدنظر رکھے گا۔
(ج) وسائل کے تخمینے، مختلف آپریشنز یا جاری سرگرمیوں اور نئی اسکیموں، پروگراموں یا اقدامات کے مالی اثرات کے تعین اور ڈویژن یا محکموں میں اثاثوں کی مرمت و دیکھ بھال کے بجٹ کی تیاری میں انتظامی سیکرٹری (پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر) کی معاونت کرے گا۔
(د) اس بات کو یقینی بنائے گا کہ بجٹ کے تخمینے حقیقت پسندانہ ہوں، مناسب غور و خوض کے بعد حتمی شکل دیے گئے ہوں اور مالیاتی اصولوں، تمام متعلقہ قوانین، ضوابط، قواعد اور فنانس ڈویژن کی جانب سے اس موضوع پر جاری کردہ ہدایات کے مطابق تیار کیے گئے ہوں۔
(ہ) وسط سال کی رپورٹ سے متعلق فنانس ڈویژن کو معلومات فراہم کرنے میں پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی معاونت کرے گا۔ بجٹ کی اشاریاتی حدیں موصول ہونے پر بجٹ کال سرکلر میں دی گئی ہدایات اور رہنما اصولوں کے مطابق مختلف اخراجاتی مدوں کے تحت فنڈز کی مناسب تقسیم اور تخصیص میں انتظامی سیکرٹری (پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر) کی معاونت کرے گا اور اس میں دی گئی مقررہ مدت کے مطابق فنانس ڈویژن کو رپورٹ کرے گا۔
(و) ڈویژن اور اس کے تمام محکموں، ماتحت دفاتر اور اداروں سے متعلق بجٹ آرڈر یا نئی مد کے گوشوارے کی تیاری کی نگرانی اور تصدیق کرے گا تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ وہ قابل اطلاق ہدایات کے مطابق تیار کیے گئے ہیں اور بجٹ کے تخمینوں میں شامل کرنے کے لیے بروقت فنانس ڈویژن کو بھیجے گئے ہیں۔
(ز) محکموں، ماتحت دفاتر، خودمختار اداروں یا تنظیموں کے سربراہان سے موصول ہونے والی تمام بجٹ تجاویز اور تخمینوں، بشمول ترقیاتی اور غیر ترقیاتی بجٹ، کا جائزہ لے گا اور پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی منظوری سے اپنی رائے فراہم کرے گا۔
(2) آمدنی کے تخمینے کے حوالے سے:
(الف) غیر ٹیکس آمدنی کی وصولیوں سے متعلق قوانین کی پالیسی اور انتظامی امور میں پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی معاونت کرے گا۔
(ب) ڈویژن اور اس کے تحت اداروں، محکموں یا دفاتر کی آمدنی کی وصولیوں کے بجٹ تخمینوں کا گزشتہ وصولیوں، فرق کی وجوہات، متعلقہ قوانین، ضوابط، قواعد اور ہدایات کی روشنی میں جائزہ لے گا۔
(ج) اس بات کو یقینی بنائے گا کہ ایسی آمدنی کے تخمینے درست اکاؤنٹس کی مد کے تحت بجٹ میں شامل، رپورٹ اور باقاعدگی سے ملان کیے جائیں۔ کسی بھی بقایا واجبات، خواہ وہ آمدنی سے متعلق ہوں یا دیگر واجبات، کی وصولی کے لیے کارروائی شروع کرے گا اور فنانس ڈویژن کو بھی آگاہ کرے گا۔ آمدنی یا واجبات سے متعلق کسی بھی مقدمے کو عدالت میں دائر کرنے یا کسی عدالت میں اس کا دفاع کرنے کے لیے کیس تیار کرنے والی ٹیم کا حصہ ہوگا۔
(د) جہاں قابل اطلاق ہو، غیر ٹیکس آمدنی کی وصولیوں کی ماخذ پر ایڈجسٹمنٹ کو یقینی بنائے گا۔
(ہ) پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کے دائرہ اختیار میں آنے والے تمام یا کسی بھی محکمے، ماتحت دفاتر اور اداروں کی غیر ٹیکس آمدنی کی وصولی اور اس کے ملان کی نگرانی کرے گا، سوائے وفاقی بورڈ آف ریونیو کے۔
(3) معاشی پیش گوئی کے حوالے سے:
بجٹ کی ضروریات اور آمدنی کے تخمینوں کا جائزہ لے گا اور مالیاتی طاقت، کمزوریوں اور دیگر متعلقہ پہلوؤں کا بھی تجزیہ کرے گا۔ وہ پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کو معاشی پیش گوئی میں معاونت کرے گا، جس کے ذریعے متعلقہ ڈویژن، محکمہ یا دفتر اپنے مالی مستقبل اور مجموعی معاشی صورتحال میں اپنے کردار کا تعین کر سکے گا۔
(4) فنانسنگ یا قرض کے حوالے سے:
(الف) ڈویژن یا محکمہ کی مالی ضروریات کا اندازہ لگائے گا اور تمام متعلقہ افسران کے ساتھ رابطے میں ملکی اور غیر ملکی قرضوں اور گرانٹس کے حصول کی منصوبہ بندی کرے گا۔
(ب) وصولیوں اور ادائیگیوں کے شیڈول کا مناسب ریکارڈ برقرار رکھے گا اور سیکرٹری یا پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کو ضرورت کے مطابق وقتاً فوقتاً رپورٹس پیش کرے گا۔ ڈویژن کے انتظامی کنٹرول میں آنے والے اداروں، محکموں یا دفاتر کے معاملے میں سیکرٹری یا پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی جانب سے رہنمائی یا نگرانی کرے گا۔
(ج) پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی طرف سے ظاہر کردہ یا دیگر دفاتر کی جانب سے بتائی گئی مالی ضروریات کا حکومتی قوانین، قواعد، ضوابط اور ہدایات کی روشنی میں جائزہ لے گا اور پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی منظوری کے لیے ایک جامع تجویز تیار کرے گا۔ متعلقہ اداروں کے ساتھ معاملات کی پیروی کرے گا اور پیش رفت سے پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کو باخبر رکھے گا۔
(5) سرمایہ کاری کے حوالے سے:
سیکرٹری (پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر) کے انتظامی کنٹرول میں آنے والے محکموں، ماتحت دفاتر اور اداروں کے لیے جہاں قابل اطلاق ہو، سرمایہ کاری کے ممکنہ مواقع کی فعال طور پر نشاندہی کرے گا۔ اس موضوع پر حکومتی قواعد یا ہدایات کے مطابق سرمایہ کاری کی تجاویز پیش کرے گا، اس میں شامل خطرات کا مکمل جائزہ لے گا اور عوامی رقم کے تحفظ کے لیے تمام خطرات کو کم کرنے کے حل فراہم کرے گا۔ ڈویژن کے ماتحت اداروں کے معاملے میں چیف فنانس اینڈ اکاؤنٹس آفیسر کا کردار سیکرٹری یا پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی جانب سے رہنمائی فراہم کرنے تک محدود ہوگا۔
(6) ترقیاتی منصوبہ بندی کے حوالے سے:
(الف) ڈویژن، محکمہ یا ادارے کے ترقیاتی پروگراموں کی منصوبہ بندی اور عمل درآمد کے لیے تمام افسران کے ساتھ مل کر کام کرے گا۔ پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی رہنمائی میں ترقیاتی بجٹ یا پبلک سیکٹر ڈویلپمنٹ پروگرام سے متعلق پلاننگ اینڈ ڈویلپمنٹ ڈویژن یا پلاننگ کمیشن کے ساتھ رابطہ کرے گا۔ اثاثوں اور وسائل، فنانسنگ کے طریقوں، لاگت کے تخمینے، منصوبے کی تکمیل کے بعد آپریشنل اخراجات اور دیگر مالی یا اکاؤنٹنگ معاملات سے متعلق معلومات فراہم کرکے منصوبہ بندی کرنے والی ٹیموں کی معاونت کرے گا۔
(ب) بالخصوص فنانسنگ اور اکاؤنٹنگ کے پہلوؤں سے متعلق ٹیم کا حصہ ہوگا اور منصوبے کے نفاذ کے دوران مختلف تبدیلیوں یا تاخیر کے باعث منصوبے یا لاگت پر پڑنے والے اثرات کا جائزہ لے گا۔ ڈویژن کے تحت محکموں، ماتحت دفاتر اور اداروں کے معاملے میں پلاننگ اینڈ ڈویلپمنٹ ڈویژن یا پلاننگ کمیشن کے ساتھ رابطہ کرے گا اور سیکرٹری یا پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی جانب سے، ضرورت پڑنے پر، ان کی معاونت کرے گا۔
(ج) پلاننگ اینڈ ڈویلپمنٹ ڈویژن اور پلاننگ کمیشن کی جانب سے جاری کردہ قواعد اور ہدایات پر عمل کرے گا۔ تجاویز کو حتمی شکل دینے، بالخصوص لاگت اور دستیاب فریم ورک کے مطابق مالیاتی تجزیے میں معاونت کرے گا اور متعلقہ مالیاتی پیش رفت کو حقیقی اور طبعی پیش رفت کے ساتھ مانیٹر کرے گا۔
(7) نقدی کے انتظام، بشمول ٹریژری سنگل اکاؤنٹ سسٹم، کے حوالے سے:
(الف) ڈویژن، محکموں، ماتحت دفاتر اور اداروں کے حوالے سے نقدی کے انتظام، بشمول کیش مینجمنٹ اور ٹریژری سنگل اکاؤنٹ قواعد 2020 کے نفاذ میں پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی معاونت کرے گا۔ ٹریژری سنگل اکاؤنٹ کے نفاذ اور پیش رفت کی رپورٹ پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر اور فنانس ڈویژن کو پیش کرے گا۔ وزارت یا ڈویژن کے کمرشل بینک اکاؤنٹس بند کرنے اور فنڈز کو وفاقی مجموعی فنڈ میں منتقل کرنے کے امور انجام دے گا۔
(ب) حکومتی قوانین، قواعد و ضوابط، بشمول کیش مینجمنٹ اور ٹریژری سنگل اکاؤنٹ قواعد، نافذ کرے گا، بالخصوص اسائنمنٹ اکاؤنٹ اور بینکوں میں موجود دیگر اکاؤنٹس کے آپریشن سے متعلق فنانس ڈویژن کی جانب سے جاری کردہ طریقہ کار پر عمل کرے گا۔
(8) اکاؤنٹس کی دیکھ بھال، ملان اور رپورٹنگ کے حوالے سے:
(الف) ڈویژن، محکموں، ماتحت دفاتر اور اداروں کی مالی کارکردگی کی نگرانی اور رپورٹنگ میں پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی معاونت کرے گا، بالخصوص ان امور میں جو حکمت عملی کے مقاصد سے منسلک ہوں۔
(ب) تمام اکاؤنٹس کی مدوں میں فنڈز کی دستیابی کی نگرانی کرے گا، بالخصوص ملازمین سے متعلق اخراجات کی، اور اس بات کو یقینی بنائے گا کہ نہ کوئی کمی ہو اور نہ اضافی رقم۔ اکاؤنٹس کی دیکھ بھال کی نگرانی کرے گا اور ان کا ماہانہ بنیادوں پر اکاؤنٹنٹ جنرل پاکستان ریونیو، بینکوں، فنانس ڈویژن، اکنامک افیئرز ڈویژن، ترقیاتی شراکت داروں یا دیگر متعلقہ اداروں کے اصل اعداد و شمار کے ساتھ بروقت ملان یقینی بنائے گا۔
(ج) اخراجات اور وصولیوں کی پیش رفت کا جائزہ لے گا اور ماہانہ گوشوارہ پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر اور فنانس ڈویژن کو پیش کرے گا، جبکہ ہر ماہ اخراجات اور وصولیوں کے ملان شدہ گوشوارے بھی پیش کرے گا۔ اخراجات میں اضافی اور بچت کے رجحان اور وصولیوں کے رجحان پر نظر رکھے گا اور سہ ماہی بنیادوں پر پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر اور فنانس ڈویژن کو رپورٹ کرے گا۔
(9) اثاثوں کے تحفظ کے حوالے سے:
(الف) ڈویژن، محکموں، ماتحت دفاتر اور اداروں کے افسران کے ساتھ تعاون کرے گا تاکہ ڈویژن یا محکمہ کے تمام اثاثے، بشمول مالیاتی اثاثے، مناسب طور پر ریکارڈ اور محفوظ کیے جائیں۔ دیگر دفاتر کے ساتھ مل کر دیگر تمام اثاثوں کی ریکارڈنگ، دیکھ بھال اور حفاظت کو متعلقہ قواعد، ضوابط اور ہدایات کے مطابق یقینی بنائے گا۔
(ب) سالانہ اثاثوں اور اسٹاک کی جانچ پڑتال کرنے والی ٹیم کا حصہ ہوگا یا اس کی نگرانی کرے گا اور اثاثوں کی صورتحال کے بارے میں سالانہ یا ضرورت کے مطابق سیکرٹری یا پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کو رپورٹ پیش کرے گا۔ ڈویژن کے تحت اداروں، محکموں یا دفاتر کے معاملے میں اس کی ذمہ داری پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کو اثاثوں سے متعلق رپورٹنگ کی نگرانی تک محدود ہوگی۔
(10) بجٹ کے عمل درآمد یا آپریشنز کے حوالے سے:
(الف) ریلیز، ری-اپروپری ایشن، سپلیمنٹری گرانٹس، ٹیکنیکل سپلیمنٹری گرانٹس، سرنڈر، ایڈجسٹمنٹ، آسامیوں کی تخلیق اور کنٹی جنٹ پیڈ اسٹاف کی تقرری سے متعلق تمام معاملات کی کارروائی میں پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی معاونت کرے گا اور ڈویژن، محکموں یا اداروں کے افسران کو رہنمائی فراہم کرے گا، جو قابل اطلاق بجٹ ریلیز پالیسی، قواعد و ضوابط کے مطابق ہوگی۔
(ب) پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی ہدایات کے تحت متعلقہ افسران کو مالی اختیارات کی تفویض کے مطابق اخراجات کے دعووں اور بلوں کی کارروائی میں معاونت کرے گا۔
(ج) پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر اور دیگر افسران کو فنانس ڈویژن کی جانب سے جاری کردہ فنڈز کے اجراء کی حکمت عملی کے مطابق سہ ماہی کے لیے مختص بجٹ کے اندر اخراجات رکھنے میں مدد دے گا۔ بجٹ کے عمل درآمد کی نگرانی کرے گا، جس میں پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کے دائرہ اختیار میں آنے والے تمام اداروں، محکموں اور دفاتر میں تمام بقایا یا واجب الادا ذمہ داریوں کی ادائیگی اور عزماتی کنٹرول شامل ہوگا۔
(د) کسی بھی اضافی اخراجات، غلط اندراج یا وسائل کی کمی کو درست کرنے کے لیے کیے گئے یا مطلوبہ اصلاحی اقدامات کے ساتھ کیس بروقت پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کو پیش کرے گا۔ اس بات کو یقینی بنائے گا کہ وسائل یا بجٹ دستیاب ہونے کے باوجود کوئی واجب الادا ادائیگی رہ نہ جائے۔ متوقع بچت، سرنڈر اور اضافی اخراجات کی کارروائی متعلقہ قواعد، ضوابط اور ہدایات کے مطابق کرے گا۔
(11) داخلی آڈٹ کے حوالے سے:
چیف انٹرنل آڈیٹر اور آڈٹ کمیٹی کے ساتھ تعاون کرے گا تاکہ سالانہ داخلی آڈٹ پلان تیار کیا جا سکے۔ اس بات کو یقینی بنائے گا کہ بیرونی یا داخلی آڈٹ کے لیے مطلوبہ ریکارڈ فراہم کیا جائے اور اس کے کردار اور فرائض سے متعلق آڈٹ اعتراضات یا سوالات کے جوابات بروقت جمع کرائے جائیں۔ جہاں داخلی آڈٹ کی سفارشات پر دیگر افسران کی جانب سے کارروائی درکار ہو، وہاں سیکرٹری یا پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی جانب سے ان معاملات کی پیروی بھی کرے گا۔
(12) داخلی کنٹرول کے حوالے سے:
(الف) پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی رہنمائی اور نگرانی میں وزارت یا ڈویژن اور اس کے تحت اداروں، محکموں یا دفاتر میں بجٹ، آمدنی، اخراجات اور مالیات سے متعلق داخلی کنٹرول کے جائزے میں چیف انٹرنل آڈیٹر کو معاونت فراہم کرے گا۔ داخلی کنٹرول کے نفاذ اور بے ضابطگی، ضیاع، دھوکہ دہی وغیرہ کی روک تھام میں پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی مدد کرے گا اور داخلی جانچ اور توازن کے نظام کو نافذ کرے گا۔
(ب) اپنے دائرہ کار سے متعلق معاملات میں قابل اطلاق قوانین، قواعد، ضوابط اور ہدایات سے انحراف کے بارے میں پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کو آگاہ کرے گا اور پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کے احکامات پر عمل درآمد کی پیروی کرے گا۔ داخلی کنٹرول کو بہتر بنانے کے لیے چیف انٹرنل آڈیٹر اور ڈویژن کے دیگر افسران کے ساتھ مل کر بہتری کی تجاویز کو حتمی شکل دے گا۔
(13) خطرات کے انتظام کے حوالے سے:
(الف) پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر اور چیف انٹرنل آڈیٹر کی معاونت کرے گا تاکہ ہر سال ڈویژن یا محکمہ کو درپیش خطرات کا جائزہ یا تشخیص کیا جا سکے، خطرات کا رجسٹر برقرار رکھا جائے اور ڈویژن کے تحت اداروں میں بھی اسی طرح کی سرگرمی کی جائے۔ ڈویژن اور اس کے تحت اداروں، محکموں یا دفاتر کو درپیش خطرات کے حوالے سے سیکرٹری یا پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی منظوری سے خطرات کے تدارک کے اقدامات شروع کرے گا۔
(ب) خطرات کے تدارک کے اقدامات کی نگرانی کرے گا اور سیکرٹری یا پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کو وقتاً فوقتاً آگاہ رکھے گا۔ چیف انٹرنل آڈیٹر کی مدد سے متعلقہ ڈویژن کے افسران میں سے ایک ٹیم تشکیل دے گا، جس میں ماتحت دفاتر کے افسران بھی شامل کیے جا سکتے ہیں، تاکہ مقاصد، کاروباری عمل، قوانین، قواعد، ضوابط، وسائل، مقاصد کے حصول اور ان مقاصد کے حصول میں حائل رکاوٹوں کا جائزہ لیا جا سکے اور انہیں دور کیا جا سکے۔
(14) پبلک اکاؤنٹس کمیٹی یا محکمانہ اکاؤنٹس کمیٹی کے ساتھ رابطہ کاری کے حوالے سے:
(الف) پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی جانب سے پبلک اکاؤنٹس کمیٹی، محکمانہ اکاؤنٹس کمیٹی اور تخصیصی اکاؤنٹس اور آڈٹ رپورٹس سے متعلق آڈٹ اعتراضات کے تمام معاملات میں رابطہ کاری کا ذمہ دار ہوگا۔ پبلک اکاؤنٹس کمیٹی اور محکمانہ اکاؤنٹس کمیٹی کی ہدایات اور سفارشات پر عمل درآمد یقینی بنائے گا۔
(ب) پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کو مشورہ دے گا اور اگر پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر چاہے تو دیگر افسران کی جانب سے پیش کیے گئے آڈٹ اعتراضات کے جوابات تیار کرنے میں معاونت کرے گا۔ پبلک اکاؤنٹس کمیٹی یا محکمانہ اکاؤنٹس کمیٹی کے لیے ضروری بریف تیار کرنے میں پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی معاونت کرے گا اور پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کے ساتھ یا اس کی ہدایت کے مطابق پبلک اکاؤنٹس کمیٹی اور محکمانہ اکاؤنٹس کمیٹی کے اجلاسوں میں شرکت کرے گا۔
(ج) فنانس ڈویژن کی جانب سے وقتاً فوقتاً ایکٹ کی روشنی میں مقرر کردہ قواعد و ضوابط پر عمل درآمد کے لیے پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کو مشورہ فراہم کرے گا۔
(15) ادائیگیوں، اخراجات کی تقسیم اور پری آڈٹ کے فرائض کے حوالے سے، کنٹرولر جنرل آف اکاؤنٹس (تقرری، فرائض اور اختیارات) آرڈیننس 2001 (XXIV of 2001) کے تحت:
(الف) پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی نگرانی میں اشیاء، خدمات، ملازمین، فیس، چارجز، جرمانوں، قرضوں اور دیگر معاملات سے متعلق تمام ادائیگیوں کے کیسز تفویض کردہ مالی اختیارات کے مطابق نمٹائے گا۔
(ب) بروقت ادائیگیوں، نگرانی، رپورٹنگ اور تنازعات کے حل کے لیے معاونت اور تعاون فراہم کرے گا۔ ڈویژن کے تحت دیگر اداروں کے معاملے میں چیف فنانس اینڈ اکاؤنٹس آفیسر کا کردار صرف ان معاملات یا لین دین تک محدود ہوگا جو ڈویژن کو بھیجے گئے ہوں یا جن میں سیکرٹری یا پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر نے چیف فنانس اینڈ اکاؤنٹس آفیسر کو مداخلت کی ذمہ داری سونپی ہو۔
(16) متعلقہ ڈویژن کی مختلف کمیٹیوں میں نمائندگی کے حوالے سے:
(الف) پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی رہنمائی میں مختلف کمیٹیوں، بشمول پبلک اکاؤنٹس کمیٹی، محکمانہ اکاؤنٹس کمیٹی اور محکمانہ ترقیاتی ورکنگ پارٹی میں متعلقہ ڈویژن کی نمائندگی کرے گا۔
(ب) پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی منظوری سے وزارت، ڈویژن، محکموں یا متعلقہ ماتحت دفاتر کی مختلف کمیٹیوں کا حصہ ہوگا اور متعلقہ کمیٹی کی نامزدگی اور مینڈیٹ کے مطابق فرائض انجام دے گا۔
(17) دیگر فرائض:
حکومت، ڈویژن کے سیکرٹری یا متعلقہ پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کی جانب سے تفویض کردہ کوئی بھی دیگر ڈیوٹی، کردار یا ذمہ داری انجام دے گا تاکہ پاکستان کے آئین، ایکٹ اور دیگر قانونی قواعد و ضوابط کے مطابق فرائض سرانجام دیے جا سکیں۔

Questions

1 Under budgeting functions, who coordinates the entire budgeting activity in the Division and its subordinate offices?
Answer: B) Chief Finance and Accounts Officer
2 When preparing budget estimates, what must the Chief Finance and Accounts Officer ensure in accordance with Finance Division instructions?
Answer: A) Estimates are realistic and prepared per canons of propriety
3 What tool is used to distribute and allocate funds under various heads of expenditure upon receipt from the Finance Division?
Answer: A) Indicative Budget Ceilings (IBC)
4 Which office is responsible for overseeing and authenticating the preparation of Budget Orders or New Item Statements (BOs/NIS)?
Answer: B) Chief Finance and Accounts Officer
5 In respect of non-tax revenue receipts, the collection monitoring excludes which of the following organizations?
Answer: A) Federal Board of Revenue
6 What is a core responsibility of the CFAO regarding economic forecasting?
Answer: B) Analyzing financial strengths, weaknesses, and mapping the financial future
7 In respect of investment, what is the primary role of the CFAO regarding entities under the Division?
Answer: B) Providing guidance on behalf of the Secretary/Principal Accounting Officer
8 With which body does the CFAO engage regarding the development budget or Public Sector Development Programme (PSDP)?
Answer: A) Planning and Development Division or Planning Commission
9 What action is mandated under Cash Management and Treasury Single Account (TSA) Rules, 2020?
Answer: B) Closure of commercial bank accounts of the Ministry/Division and transfer of funds to Federal Consolidated Fund
10 How often must the CFAO supervise the maintenance of accounts and their timely reconciliation with the AGPR, banks, or Finance Division?
Answer: B) Monthly
11 Who supervises the annual asset stock-taking and reports the asset status to the Secretary or Principal Accounting Officer?
Answer: B) CFAO as part of the team/supervisor
12 In respect of budget execution, what strategy must be used to keep expenditure within the allocated quarterly budget?
Answer: A) Fund release strategy issued by Finance Division
13 Who is responsible for cooperating with the Chief Internal Auditor in making the annual internal audit plan?
Answer: A) Chief Finance and Accounts Officer
14 What tool must be maintained annually by the CFAO and Chief Internal Auditor to evaluate risks faced by the Division?
Answer: A) Risk Register
15 On behalf of the Principal Accounting Officer, who coordinates all matters relating to the Public Accounts Committee (PAC)?
Answer: A) Chief Finance and Accounts Officer
(1) بجٹ سے متعلق امور:
• بجٹ کی تیاری، منصوبہ بندی اور تمام محکموں کے درمیان اس معاملے میں رابطہ کاری کرنا۔
• پرانے واجبات اور محکمہ کی آمدنی کو مدنظر رکھنا۔
• نئے منصوبوں، مرمت اور تمام اخراجات کے لیے تخمینہ لگانے میں سیکرٹری کی مدد کرنا۔
• فنانس ڈویژن کے اصولوں کے مطابق حقیقت پسندانہ بجٹ تیار کرنا۔
• سال کے وسط کی رپورٹس اور فنڈز کی تقسیم کے امور میں مدد کرنا، اور بجٹ آرڈر اور نئی مد کے گوشوارے کی تیاریاں مکمل کروا کر فنانس ڈویژن کو بھیجنا۔
(2) آمدنی کا تخمینہ:
• ٹیکس کے علاوہ حاصل ہونے والی آمدنی کے قوانین پر عمل درآمد کرانا۔
• آمدنی کے تخمینوں کا جائزہ لینا اور پچھلے سالوں کے اعداد و شمار سے موازنہ کرنا۔
• آمدنی کی درست مد میں وصولی کو یقینی بنانا اور واجبات کی وصولی کے لیے فنانس ڈویژن کو مطلع کرنا۔
• عدالتوں میں آمدنی سے متعلق مقدمات کی تیاری یا دفاع کے لیے ٹیم کا حصہ بننا۔
• آمدنی کی وصولی کی نگرانی کرنا اور اکاؤنٹس کا ملان کرنا، سوائے ایف بی آر کے۔
(3) معاشی پیش گوئی:
• بجٹ اور آمدنی کی ضروریات کا جائزہ لینا اور محکمہ کی مالی طاقت اور کمزوری کا تجزیہ کرنا تاکہ مستقبل کی معاشی پالیسی بنائی جا سکے۔
(4) فنانسنگ اور قرضے:
• محکمہ کی مالی ضروریات کا اندازہ لگانا اور اندرونی یا بیرونی قرضوں اور گرانٹس کے حصول کے لیے منصوبہ بندی کرنا۔
• وصولیوں اور ادائیگیوں کا مکمل ریکارڈ رکھنا اور سیکرٹری کو باقاعدگی سے رپورٹ پیش کرنا۔
(5) سرمایہ کاری:
• محکمہ اور اس کے ماتحت اداروں کے لیے سرمایہ کاری کے اچھے مواقع تلاش کرنا۔
• سرکاری قواعد و ضوابط کے مطابق اور تمام مالی خطرات کا جائزہ لے کر سرمایہ کاری کی تجاویز دینا تاکہ سرکاری رقم محفوظ رہے۔
(6) ترقیاتی منصوبہ بندی:
• ترقیاتی پروگراموں کی تیاری اور نفاذ کے لیے تمام افسران کے ساتھ مل کر کام کرنا۔
• پلاننگ کمیشن اور پلاننگ ڈویژن کے ساتھ رابطہ رکھنا اور ترقیاتی بجٹ اور پی ایس ڈی پی کے معاملات میں معاونت کرنا۔
(7) کیش مینجمنٹ اور ٹریژری سنگل اکاؤنٹ سسٹم:
• کیش مینجمنٹ اور ٹریژری سنگل اکاؤنٹ کے قواعد پر عمل درآمد کرانا۔
• وزارت کے کمرشل بینک اکاؤنٹس بند کرکے فنڈز کو وفاقی مجموعی فنڈ میں منتقل کرنے کے عمل کی نگرانی کرنا۔
(8) اکاؤنٹس کی دیکھ بھال، ملان اور رپورٹنگ:
• مالی کارکردگی کی نگرانی کرنا اور ماہانہ بنیادوں پر اکاؤنٹس کا ملان آڈیٹر جنرل، بینکوں اور فنانس ڈویژن سے کرانا۔
• اخراجات اور آمدنی کی ماہانہ اور سہ ماہی رپورٹس تیار کرکے سیکرٹری اور فنانس ڈویژن کو بھیجنا۔
(9) اثاثوں کا تحفظ:
• محکمہ کے تمام مالی اور جسمانی اثاثوں کا درست ریکارڈ برقرار رکھنے اور ان کی حفاظت کرنے میں دوسرے افسران کا ساتھ دینا۔
• سالانہ بنیادوں پر اثاثوں کی جانچ پڑتال کرنے والی ٹیم کا حصہ بننا اور رپورٹ سیکرٹری کو پیش کرنا۔
(10) بجٹ پر عمل درآمد:
• فنڈز کے اجراء، گرانٹس، ری-اپروپری ایشن اور نئی آسامیوں کی تخلیق کے تمام معاملات میں سیکرٹری اور دیگر افسران کی رہنمائی کرنا۔
• یہ دیکھنا کہ اخراجات طے شدہ بجٹ کی حد کے اندر رہیں اور ادائیگیاں بروقت ہوں۔
(11) داخلی آڈٹ:
• سالانہ داخلی آڈٹ پلان تیار کرنے میں چیف انٹرنل آڈیٹر کی مدد کرنا۔
• آڈٹ کے لیے مطلوبہ ریکارڈ فراہم کرنا اور آڈٹ اعتراضات کے جوابات وقت پر جمع کرانا۔
(12) داخلی کنٹرول:
• بجٹ، آمدنی اور اخراجات کے معاملے میں داخلی چیک اینڈ بیلنس قائم رکھنا۔
• بے ضابطگیوں، دھوکہ دہی اور فنڈز کے ضیاع کو روکنے کے لیے سیکرٹری کی مدد کرنا۔
(13) رسک مینجمنٹ:
• محکمہ کو درپیش مالی اور انتظامی خطرات کا سالانہ جائزہ لینا۔
• رسک رجسٹر برقرار رکھنا اور خطرات سے نمٹنے کے لیے اقدامات تجویز کرنا۔
(14) پبلک اکاؤنٹس کمیٹی اور محکمانہ اکاؤنٹس کمیٹی:
• پبلک اکاؤنٹس کمیٹی اور محکمانہ اکاؤنٹس کمیٹی کے تمام اجلاسوں اور آڈٹ اعتراضات کے معاملات کو سنبھالنا۔
• پبلک اکاؤنٹس کمیٹی اور محکمانہ اکاؤنٹس کمیٹی کی ہدایات پر عمل درآمد کو یقینی بنانا۔
(15) پری آڈٹ اور ادائیگیاں:
• سیکرٹری کی نگرانی میں ادائیگی کے تمام معاملات کو نمٹانا۔
• قواعد کے مطابق اشیاء، خدمات، تنخواہوں اور دیگر فیسوں یا جرمانوں کی ادائیگی کے معاملات دیکھنا۔
(16) کمیٹیوں میں نمائندگی:
• سیکرٹری کی ہدایت پر وزارت یا محکمہ کی طرف سے مختلف کمیٹیوں، جیسے پبلک اکاؤنٹس کمیٹی، محکمانہ اکاؤنٹس کمیٹی اور محکمانہ ترقیاتی ورکنگ پارٹی میں محکمہ کی نمائندگی کرنا۔
(17) دیگر ذمہ داریاں:
• آئینِ پاکستان، قوانین اور حکومت یا سیکرٹری کی طرف سے سونپی گئی کوئی بھی دوسری مالی یا انتظامی ذمہ داری پوری کرنا۔
  1. تعیناتی اور طریقہ کار:
• چیف فنانس اینڈ اکاؤنٹس آفیسر (CFAO) پرنسپل اکاؤنٹنگ آفیسر کے ماتحت کام کرے گا اور صرف اسی کو رپورٹ کرنے کا پابند ہوگا۔ یہ افسر براہِ راست وزارت یا ڈویژن کے سیکرٹری کا افسر ہوگا۔
• گریڈ اور تعیناتی: گریڈ 19 یا 20 کے افسر کو تعینات کیا جائے گا۔ ایک افسر کو ایک سے زیادہ وزارتوں یا ڈویژنوں کی ذمہ داری بھی دی جا سکتی ہے۔
• تعلیمی قابلیت: امیدوار کے پاس بزنس ایڈمنسٹریشن میں ماسٹرز ڈگری (MBA)، اکنامکس میں ماسٹرز، یا چارٹرڈ اکاؤنٹنٹ (CA) / ICMA کا ممبر ہونا چاہیے۔ وزارت کی ضرورت کے مطابق قابلیت میں ردوبدل بھی کیا جا سکتا ہے۔ مالیاتی امور میں کم از کم 5 سال کا تجربہ رکھنے والوں کو ترجیح دی جائے گی۔
• تعیناتی: سیکرٹری کی سفارش پر اس کی تعیناتی کرے گا۔ کم از کم مدت دو سال ہوگی، جو مزید دو سال کے لیے بڑھائی جا سکتی ہے۔ تسلی بخش کام نہ کرنے پر سیکرٹری کی سفارش پر مدت سے پہلے بھی ہٹایا جا سکتا ہے۔
• تبادلہ: فنانس ڈویژن کی اسٹیبلشمنٹ ڈویژن کے ساتھ مشاورت سے تبادلہ کیا جا سکتا ہے۔
• دفتر، عملہ اور تنخواہ: وزارت مناسب دفتر اور معاون عملہ فراہم کرے گی۔ اس کی تنخواہ متعلقہ وزارت کے بجٹ سے دی جائے گی۔ وزارت اس کی منظوری اور جائزہ لے گی۔
• آڈٹ کمیٹی: سیکرٹری ایک اندرونی آڈٹ کمیٹی بنائے گا، اور چیف انٹرنل آڈیٹر اس کمیٹی کا ممبر یا سیکرٹری ہوگا۔ یہ کمیٹی سالانہ آڈٹ پلان کی منظوری اور جائزہ لے گی۔
  1. چیف انٹرنل آڈیٹر کے فرائض اور ذمہ داریاں:
• آڈٹ پلان: سالانہ آڈٹ پلان تیار کرنا، آڈٹ ٹیموں کی قیادت کرنا، اور آڈٹ رپورٹس تیار کرکے مکمل رازداری برقرار رکھنا۔
• آڈٹ کی نگرانی: آڈٹ کے عمل کی مؤثر نگرانی کرنا۔
• سنگین مسائل کی رپورٹنگ: اگر آڈٹ میں کوئی سنگین مسئلہ یا بے قاعدگی سامنے آئے تو فوری طور پر سیکرٹری کو مطلع کرنا۔
• ٹیم کی پیشہ ورانہ تربیت: اپنی آڈٹ ٹیم کی پیشہ ورانہ صلاحیتوں کو بہتر بنانے کے لیے اقدامات کرنا اور ضرورت پڑنے پر وزارت کے کسی دوسرے افسر کو بھی ٹیم میں شامل کرنا۔
• اندرونی کنٹرول اور چیک اینڈ بیلنس: بجٹ، آمدنی اور اخراجات کے معاملے میں اندرونی چیک اینڈ بیلنس کو مضبوط بنانا تاکہ غلطیوں، دھوکہ دہی، ضیاع اور بے ضابطگیوں کو روکا جا سکے اور قوانین کی پابندی یقینی بنائی جا سکے۔
• رسک مینجمنٹ: محکمے کو درپیش مالی اور انتظامی خطرات کا سالانہ جائزہ لینا، “رسک رجسٹر” تیار کرنا، اور سیکرٹری کی منظوری سے ان خطرات سے نمٹنے کے لیے اقدامات کرنا یا نئے کنٹرول نافذ کرنا۔

Questions

1 Under Section 29 of the Act, the appointment, role, and responsibilities of the Chief Internal Auditor are prescribed in consultation with whom?
Answer: A) Auditor General of Pakistan
2 To whom is the Chief Internal Auditor administratively and functionally responsible?
Answer: B) Secretary of a Division (Principal Accounting Officer)
3 What is the BPS grade requirement for a Chief Internal Auditor?
Answer: C) BPS-19 or 20
4 Which of the following is an acceptable academic qualification for a Chief Internal Auditor?
Answer: D) All of the above
5 What is the minimum financial working experience preferred for candidates considered for posting as a Chief Internal Auditor?
Answer: C) Five years
6 Who notifies the posting of an officer as a Chief Internal Auditor for a Ministry or Division?
Answer: A) Establishment Division on the recommendation of Finance Division
7 What is the initial minimum tenure for the posting of a Chief Internal Auditor?
Answer: C) Three years
8 Which additional charge shall NOT be given to a Chief Internal Auditor during their posting in a Division?
Answer: D) All of the above
9 On whose payroll shall the post of the Chief Internal Auditor be charged?
Answer: C) Concerned Ministry or Division
10 Who forms the internal audit committee of which the Chief Internal Auditor acts as a member/secretary?
Answer: A) Principal Accounting Officer (Secretary)
11 What type of internal audit plan must the Chief Internal Auditor prepare annually?
Answer: A) Risk-based internal audit plan
12 What action must the Chief Internal Auditor take regarding internal audit findings of a serious nature?
Answer: B) Report them to the Principal Accounting Officer as soon as possible
13 Can the Chief Internal Auditor co-opt any officer of the Division as an audit team member?
Answer: B) Yes, with the prior permission of the Principal Accounting Officer
14 What register must be maintained annually by the Chief Internal Auditor to evaluate risks faced by the Division?
Answer: A) Internal Audit Risk Register
15 Which previous system of financial control and budgeting (along with its amendments) is formally repealed by the new regulations, except for Defense Services?
Answer: A) System of Financial Control and Budgeting 2000
Financial Management and Powers of Principal Accounting Officers Regulations, 2021 (Regulations 1 to 7(f))
Q.1 What is the short title and extent of application of these regulations under Regulation 1?
  • Answer: They are called the Financial Management and Powers of Principal Accounting Officers Regulations, 2021, and apply to all Federal Government Ministries, Divisions, attached departments, subordinate offices, and entities functioning under existing rules, except for Defence Services.
Q.2 How are terms not explicitly defined in these regulations interpreted under Regulation 2(2)?
  • Answer: They shall have the same meaning as assigned thereto in the Public Finance Management Act, 2019.
Q.3 What is the primary financial role and responsibility of the principal accounting officer under Regulation 3?
  • Answer: The principal accounting officer shall be responsible for all financial matters relating to all offices under their administrative control and shall act as the custodian and operator of the financial resources.
Q.4 What criteria must an official meet to be designated as a principal accounting officer under Regulation 4?
  • Answer: The official must be the head of a department or subordinate office, an officer controlling a specific budgetary demand for grant, or an officer controlling one or more cost centres where strategic interest is involved (with provisions for senior officers if the head holds a constitutional position).
Q.5 What is the precise process for designating a principal accounting officer under Regulation 5?
  • Answer: The Prime Minister designates the officer on the recommendation of the administrative Secretary of the concerned Division (with administrative/procedural justifications) and the Finance Division, which processes and notifies the case in the official Gazette.
Q.6 To whom is the principal accounting officer accountable under Regulation 6?
  • Answer: Before the Parliament of Pakistan, including all relevant Parliamentary Committees, for the use of resources, regularity, and propriety of expenditure undertaken from the budget, special fund, or public account.
Q.7 What core responsibilities regarding financial propriety and resource use are mandated for the principal accounting officer under Regulation 7(a) and (b)?
  • Answer: To enforce principles of financial propriety (compliance with laws, prudence, due diligence, value for money) and ensure the effective, efficient, economical, and transparent use of funds, budget, assets, and human resources.
Q.8 What additional administrative and budgetary duties are assigned to the principal accounting officer under Regulation 7(c) to (f)?
  • Answer: Assisting the chief finance and accounts officer, formulating plans and delivering public services carefully, seeking prior approval from the Finance Division for non-delegated financial matters, and preparing budgetary proposals within agreed indicative budget ceilings.
Q.9 What responsibilities does a principal accounting officer have regarding budget allocations, employee emoluments, foreign exchange, and revenue collections under Regulation 7(g) to (j)?
  • Answer: To firm up current/development budget proposals in executing agencies (keeping federal funds in relevant division demands if provincially executed), ensure budgetary allocations under employee-related expenditure for timely emoluments, properly account for foreign exchange transactions and loans per Finance Division instructions, and realize budgeted revenues (especially non-tax revenues) on time.
Q.10 What duties are prescribed for the principal accounting officer regarding budget execution, sanctioning expenditure, performance monitoring, and internal controls under Regulation 7(k) to (p)?
  • Answer: To execute budgets according to government priorities and performance agreements, sanction expenditures within delegated powers and available budget allocations, monitor key performance indicators and internal control procedures with the chief internal auditor, ensure safe custody and maximum returns on assets, and conduct monthly reconciliations with accounting offices while submitting quarterly reconciled statements to the Finance Division.
Q.11 What governance rules apply to grants-in-aid, contingent liabilities, asset/liability record-keeping, public entity reporting, and audit committees under Regulation 7(q) to (u)?
  • Answer: Ensuring grants-in-aid are non-recurring and approved after detailed review, controlling contingent liabilities and public entity salary/pension burdens so they don’t unnecessarily shift to the exchequer, maintaining proper asset/liability and revenue/expenditure records, providing half-yearly statements for public entities to the Finance Division, attending Public Accounts Committee meetings, and regularly holding Departmental Accounts Committee meetings.
Q.12 What reporting obligation is mandated under Regulation 7(2) for designated principal accounting officers other than a Division Secretary?
  • Answer: They must submit monthly, quarterly, and annual reports regarding the exercise of their financial powers to the Secretary of the administrative Division through the chief finance and accounts officer.
Q.13 What reporting and joint accountability requirements apply to subordinate officers, heads of autonomous bodies, and principal accounting officers under Regulation 7(3) to (5)?
  • Answer: Subordinate officers and heads of autonomous bodies exercising delegated powers must submit quarterly and annual reports to the administrative Division Secretary through the chief finance and accounts officer; PAOs, heads of departments, and autonomous bodies are jointly and severally responsible for financial propriety and expenditure control; and non-PAO heads of autonomous bodies receiving government funds exercise head-of-department powers alongside their enacted powers.
Q.14 What institutional change regarding the Financial Advisor’s organization and what principles govern the delegation of financial powers under Regulations 7(6) and 8?
  • Answer: The Financial Advisor’s organization of the Finance Division has been disbanded, with Joint/Deputy Secretaries Expenditures reassigned duties; delegated powers follow principles where the Finance Division retains overarching financial business, expenditures sanctioned under delegated powers or by the Finance Division do not require endorsement from Finance or Establishment Divisions respectively, and heads are accountable for delegated limits.
Q.15 What core standards of service delivery, financial prudence, public advantage, and allowance regulation are mandated under Regulations 9 to 12?
  • Answer: PAOs must ensure public funds deliver services efficiently with reduced waste; exercise the same vigilance as a person of ordinary prudence over their own money; ensure funds provide public advantage without conferring direct or indirect personal or selective benefits (unless court-ordered or policy-backed); and regulate allowances (like traveling allowances) so they do not become a source of profit.
Q.16 What rules govern the internal delegation of financial powers within Divisions or Departments under Regulation 13?
  • Answer: PAOs and heads of departments must delegate appropriate financial powers to subordinate officers and officials (especially those providing public services or infrastructure investments) while adhering to financial propriety; however, such delegation does not diminish the PAO’s overall oversight responsibility and accountability.
Financial Management and Powers of Principal Accounting Officers Regulations, 2021 (Regulations 14 to 17)
Q.17 What statutory conditions govern the incurring of expenditure and re-appropriation of funds under Regulations 14(a), (b), and (c)?
  • Answer: No expenditure can be incurred or committed without sanction from a competent authority and provision in the schedule of authorized expenditure, supplementary grant, or re-appropriation under Section 11 of the Act; PAOs may approve re-appropriations within the same budget grant by May 31st each year (extendable by the Finance Division in exigencies), provided due diligence is exercised to avoid creating future liabilities on heads like pay, pensions, utilities, or rents, and requests for supplementary budgets for re-appropriated heads will not be entertained.
Q.18 What rules apply to the surrender of anticipated savings, foreign exchange budgets, public procurements, commitment control systems, and development projects under Regulations 14(d) to (h)?
  • Answer: Ministries, Divisions, and subordinate bodies must surrender anticipated savings to the Finance Division by May 31st each year (with equivalent amounts re-provided for justified development projects in the next budget), process foreign exchange allocations per Finance Division guidelines, procure goods and services under the PPRA Ordinance and rules, implement annual/multi-annual commitment control policies, and abide by Planning Commission instructions for development schemes.
Q.19 What constitutional and statutory mandate defines the responsibilities of the Finance Division regarding budget and expenditure under Regulation 15?
  • Answer: The Finance Division is responsible for carrying out specific functions under the Constitution of Pakistan, the Federal Responsibility and Debt Limitation Act, 2005, the Public Finance Management Act, 2019, and other applicable rules and regulations.
Q.20 When must the Finance Division be consulted under Regulation 16 regarding financial matters of Ministries or Divisions?
  • Answer: In accordance with the Rules of Business, 1973, on financial matters including costing, contingent liabilities, future budget implications, cash forecasting, financing modalities, and financial authorities and powers.
Q.21 What types of policy guidelines and instructions is the Finance Division empowered to issue under Regulation 17?
  • Answer: Financial policy guidelines and instructions for adherence to financial propriety, including funds-release strategies, austerity measures, commitment control systems, internal controls, internal audit charters, delegation of powers, and assignment or revolving fund account procedures.
Q.22 When and why may the Finance Division extend the deadline for re-appropriation of funds under Regulation 22?
  • Answer: The Finance Division may, upon request, extend the date for the re-appropriation of funds after the date specified under the Act.
Q.23 Under what conditions may surrendered funds be included in the next year’s budget under Regulation 23?
  • Answer: Where appropriate, the Finance Division may approve the inclusion of an equal amount of surrendered funds in the next year’s budget specifically in the case of development projects and programs of foreign-funded projects.
Q.24 What responsibilities and monitoring functions does the Finance Division hold regarding state-owned enterprises under Regulation 24?
  • Answer: The Finance Division operates a monitoring unit that maintains an electronic database of financial and operational performance, tracks investments, loans, and government guarantees, assesses fiscal risks, and submits recommendations on the performance and governance of state-owned enterprises.
Q.25 How are lump provisions in the budget managed and allocated under Regulation 25?
  • Answer: Any lump provision required in the budget must form part of the demand for grants under the control of the Finance Division, and further allocations out of it are made to other Ministries, Divisions, or Departments only after completing financial and codal formalities.
Q.26 What rules govern the creation of posts and the appointment of contingent paid staff under Regulations 26 and 27?
  • Answer: The Finance Division approves cases for the creation of posts and the appointment of contingent paid staff strictly within budgetary provisions and in accordance with instructions issued from time to time.
Q.27 On which official committees does the Finance Division maintain representation under Regulation 28?
  • Answer: Authorized officials of the Finance Division are part of various committees, including the Public Accounts Committee, Departmental Audit Committee, DDWP, CDWP, and ECNEC.
Q.28 What role does the Finance Division play in scrutinizing development projects and schemes under Regulation 29?
  • Answer: The Finance Division provides opinions on financial matters related to development projects and schemes in light of medium-term macroeconomic and fiscal frameworks.
Q.29 Who heads the office of the Chief Finance and Accounts Officer (CFAO) under Regulation 30?
  • Answer: A senior-level officer responsible for assisting and supporting the principal accounting officer in managing financial affairs.
Q.30 What governing rules and manuals must the CFAO’s office follow under Regulation 31(a)?
  • Answer: The Public Finance Management Act, manuals, regulations, instructions, and guidelines issued by the Finance Division.
Q.31 Which grade of officers are generally eligible for posting as a CFAO under Regulation 31(b)?
  • Answer: BPS-20 officers, or senior officers of the Pakistan Audit and Accounts Service (PAAS) in BPS-19 on their own pay scale if BPS-20 is unavailable.
Q.32 Which authority notifies the posting of a CFAO for a Ministry or Division under Regulation 31(c)?
  • Answer: The Establishment Division in consultation with the Auditor General of Pakistan.
Q.33 What is the initial duration of a CFAO’s posting, and can it be extended under Regulation 31(c)?
  • Answer: An initial period of not less than two years, which may be extended to another period of two years.
Q.34 What additional charges or subsequent roles are prohibited for a CFAO under Regulation 31(d)?
  • Answer: They cannot hold additional charges as Joint Secretary, Deputy Secretary, or chief internal auditor, and cannot serve as external auditors for that Ministry for three years.
Q.35 To whom must a CFAO directly report and work under supervision according to Regulation 31(e)?
  • Answer: Directly to and under the supervision of the Secretary of the Ministry or Division (principal accounting officer).
Q.36 Under what condition may a CFAO be transferred before completing their prescribed tenure under Regulation 31(f)?
  • Answer: Upon the written advice of the principal accounting officer or Finance Division to the Auditor General of Pakistan for failing to discharge functions satisfactorily.
Q.37 How are the pay and allowances of a CFAO funded under Regulation 31(g)?
  • Answer: They are on the payroll of the Ministry or Division concerned, and all related expenditures are charged to that Ministry or Division.
Q.38 Which authority decides any addition or reduction in the existing sanctioned posts of CFAOs under Regulation 31(h)?
  • Answer: The Auditor General of Pakistan in consultation with the Finance Division and Establishment Division.
Q.39 Who initiates or writes the performance evaluation report of a CFAO under Regulation 31(i)?
  • Answer: The Secretary of the Division concerned.
Q.40 Which internal officers responsible for budget and accounts must work under and report to the CFAO under Regulation 31(j)?
  • Answer: The Deputy Secretary (or equivalent) and Section Officer (or equivalent) responsible for budget, finance, and accounts.
Q.41 Who decides matters relating to the posting of subordinate officers as deputy or assistant CFAOs under Regulation 31(k)?
  • Answer: The Secretary (principal accounting officer) of the Ministry or Division concerned.
Financial Management and Powers of Principal Accounting Officers Regulations, 2021 (Regulation 32 – Roles and Functions of the CFAO: Budgeting, Revenue Estimation, Economic Forecasting, and Financing/Loans)
Q.42 What is the CFAO’s role in budget planning and coordination under Regulation 32(1)(a)?
  • Answer: To coordinate the entire budgeting activity in the Division, departments, subordinate offices, and organizations under the Division, undertaking budget planning and execution.
Q.43 What financial elements must the CFAO take into consideration during budget preparation under Regulation 32(1)(b) and (c)?
  • Answer: Revenues and receipts generated by various organizations, all accrued liabilities of previous years, estimation of resources, financial implications of operations/schemes, and budgets for asset repair and maintenance.
Q.44 How must the CFAO ensure the quality and accuracy of budget estimates under Regulation 32(1)(d)?
  • Answer: By ensuring estimates are realistic, finalized after proper deliberations, and prepared in accordance with canons of propriety, enactments, rules, and Finance Division instructions.
Q.45 What duties does the CFAO perform regarding mid-year reports, Indicative Budget Ceilings (IBC), and Budget Call Circulars under Regulation 32(1)(e)?
  • Answer: Assisting the PAO in submitting mid-year reports, distributing and allocating funds under various heads upon receiving IBCs per Budget Call Circular guidelines, and reporting to the Finance Division within timelines.
Q.46 What responsibilities does the CFAO have concerning Budget Orders and New Item Statements (BOs/NIS) under Regulation 32(1)(f)?
  • Answer: Overseeing and authenticating the preparation of BOs and NIS pertaining to the Division and its offices to ensure timely submission to the Finance Division.
Q.47 How does the CFAO handle budgetary proposals received from subordinate departments or autonomous bodies under Regulation 32(1)(g)?
  • Answer: By examining all development and non-development budgetary proposals and estimates received from heads of departments, subordinate offices, or autonomous bodies and furnishing advice with the approval of the PAO.
Q.48 What are the CFAO’s responsibilities regarding non-tax revenue estimation and laws under Regulation 32(2)(a) and (b)?
  • Answer: Assisting the PAO in the policy and administration of non-tax revenue laws and examining revenue receipt estimates against previous collections, variance justifications, and rules.
Q.49 How must the CFAO manage revenue reconciliation, outstanding recoveries, and legal cases under Regulation 32(2)(c)?
  • Answer: Ensuring revenues are budgeted, reported, and reconciled under correct heads; initiating action and informing the Finance Division for outstanding dues recovery; and participating in litigation teams for court cases regarding revenues or dues.
Q.50 What duties apply to at-source adjustments and collection monitoring of non-tax revenues under Regulation 32(2)(d) and (e)?
  • Answer: Ensuring at-source adjustment of non-tax revenue receipts where applicable, and monitoring the collection and reconciliation of non-tax revenues across all departments and organizations under the PAO’s jurisdiction (except the FBR).
Q.51 What is the CFAO’s function regarding economic forecasting under Regulation 32(3)?
  • Answer: Examining budget requirements and revenue estimations, analyzing financial strengths and weaknesses, and assisting the PAO in mapping the financial future and role in the overall economic picture.
Q.52 What duties does the CFAO carry out concerning domestic and foreign loans and grants under Regulation 32(4)(a) to (c)?
  • Answer: Assessing financial needs for domestic/foreign loans and grants in coordination with concerned officers; maintaining records of receipt and payment schedules for periodic reporting; and preparing comprehensive financing proposals for the PAO’s approval while following up with relevant agencies.
Financial Management and Powers of Principal Accounting Officers Regulations, 2021 (Regulation 32 – Investments, Development Planning, Cash Management, Accounts, and Asset Protection)
Q.53 What is the CFAO’s role regarding investments under Regulation 32(5)?
  • Answer: Proactively identifying investment opportunities, proposing investments per government rules after risk analysis, and providing guidance to entities.
Q.54 How does the CFAO assist with development planning under Regulation 32(6)(a)?
  • Answer: By working on development programs and engaging with the Planning Commission regarding the PSDP.
Q.55 What support does the CFAO provide to planning teams under Regulation 32(6)(a)?
  • Answer: Information on assets, resources, financing modes, cost estimates, and post-completion operational costs.
Q.56 What analysis must the CFAO perform during project implementation under Regulation 32(6)(b)?
  • Answer: Assessing cost and project impacts resulting from implementation variations or delays.
Q.57 What guidelines must the CFAO follow for development projects under Regulation 32(6)(c)?
  • Answer: Rules and instructions issued by the Planning and Development Division and Planning Commission.
Q.58 What role does the CFAO play in cash management under Regulation 32(7)(a)?
  • Answer: Assisting the PAO in implementing the Cash Management and Treasury Single Account (TSA) Rules, 2020.
Q.59 What action must be taken regarding commercial bank accounts under Regulation 32(7)(a)?
  • Answer: Closing commercial bank accounts of the Ministry and transferring funds into the Federal Consolidated Fund.
Q.60 How does the CFAO monitor fund availability under Regulation 32(8)(b)?
  • Answer: Monitoring accounts to ensure no shortfalls or excesses, especially under employee-related expenditure.
Q.61 With whom must accounts be reconciled on a monthly basis under Regulation 32(8)(b)?
  • Answer: AGPR, banks, Finance Division, Economic Affairs Division, or development partners.
Q.62 How often must expenditure and receipt statements be furnished to the PAO and Finance Division under Regulation 32(8)(c)?
  • Answer: Monthly statements of expenditure and receipts, and quarterly trend reports on excesses and savings.
Q.63 What is the CFAO’s responsibility regarding asset protection under Regulation 32(9)(a)?
  • Answer: Collaborating with officers to ensure financial and other assets are properly recorded, maintained, and guarded.
Financial Management and Powers of Principal Accounting Officers Regulations, 2021 (Regulation 32(9)(b) to (14) – Asset Verification, Budget Execution, Internal Audit, Controls, Risk Management, and PAC/DAC Coordination)
Q.64 What is the CFAO’s duty regarding annual asset stocktaking under Regulation 32(9)(b)?
  • Answer: Being part of the team or supervising annual asset stocktaking and reporting annually to the PAO on asset status.
Q.65 How does the CFAO assist with budget releases and re-appropriations under Regulation 32(10)(a)?
  • Answer: By assisting the PAO and guiding officers in processing releases, re-appropriations, supplementary grants, surrenders, and post creation per budgetary policies.
Q.66 What role does the CFAO play in processing expenditure claims and bills under Regulation 32(10)(b)?
  • Answer: Assisting concerned officers in processing claims and bills under the financial powers delegated to Ministries or Divisions.
Q.67 How does the CFAO monitor budget execution and liabilities under Regulation 32(10)(c)?
  • Answer: By keeping quarterly expenditure within allocated budgets per Finance Division release strategies and monitoring the clearance of accrued liabilities and commitments.
Q.68 What action must the CFAO take regarding excess expenditures or missed payments under Regulation 32(10)(d)?
  • Answer: Submitting timely cases to the PAO with remedial measures for excess expenditures, incorrect bookings, or resource shortages while ensuring due payments are not missed.
Q.69 What is the CFAO’s responsibility regarding internal audit under Regulation 32(11)?
  • Answer: Cooperating with the Chief Internal Auditor (CIA) and audit committee to make annual audit plans, providing requisite records, submitting timely audit responses, and following up on audit recommendations.
Q.70 How does the CFAO assist with internal controls and checks under Regulation 32(12)(a)?
  • Answer: Assisting the CIA in reviewing internal controls across budget, revenue, and expenditure areas, enforcing controls to prevent irregularities and fraud, and exercising internal checks.
Q.71 What must the CFAO do upon noticing deviations from laws or rules under Regulation 32(12)(b)?
  • Answer: Informing the PAO about deviations, following up on the PAO’s orders, and working with the CIA to improve internal control suggestions.
Q.72 What are the CFAO’s duties regarding risk management under Regulation 32(13)?
  • Answer: Assisting the PAO and CIA in annual risk assessments, maintaining a risk register, initiating risk response measures with PAO approval, and reviewing business processes to remove obstacles.
Q.73 What is the CFAO’s role in coordinating with the Public Accounts Committee (PAC) and Departmental Accounts Committee (DAC) under Regulation 32(14)(a)?
  • Answer: Coordinating all matters relating to the PAC, DAC, and audit observations on appropriation accounts, and ensuring compliance with PAC and DAC directives and recommendations.
Financial Management and Powers of Principal Accounting Officers Regulations, 2021 (Regulations 33(3) to End)
Q.82 Who initiates the Performance Evaluation Report (PER) of the Chief Internal Auditor (CIA) under Regulation 33(3)?
  • Answer: The Secretary of the Division concerned (principal accounting officer), with countersigning decided in consultation with the Establishment Division.
Q.83 What are the core roles and responsibilities of the Chief Internal Auditor (CIA) under Regulation 34?
  • Answer: Reviewing internal controls, conducting internal audits across all divisions and subordinate offices, evaluating risk management systems, assessing compliance with laws and regulations, and submitting regular internal audit reports directly to the PAO.
Q.84 What powers are granted to the Principal Accounting Officers regarding financial sanctions under the attached Schedules and Rules?
  • Answer: To sanction expenditures within the allocated budget and delegated financial powers, ensuring that no expenditure is incurred without proper budgetary provision and prior sanction from a competent authority.
Q.85 What general principle governs the financial powers of subordinate offices and attached departments under these regulations?
  • Answer: They must exercise only those financial powers that have been expressly delegated to them by the PAO or through the schedules, while remaining fully accountable for financial propriety.
Q.86 Who comprises the internal audit committee, and what is the CIA’s role within it under Regulation 33(2) cont.?
  • Answer: The PAO shall form an internal audit committee where the Chief Internal Auditor serves as a member/Secretary to consider, guide, and approve annual audit plans and review internal audit progress.
Q.87 What are the primary leadership and management duties of the Chief Internal Auditor under Regulation 33(3)(a)?
  • Answer: Serving as the head of internal audit staff, conducting audits directly, leading audit teams, and managing overall planning, execution, reporting, quality assurance, and follow-up.
Q.88 How must the CIA plan and execute internal audits under Regulation 33(3)(b) and (c)?
  • Answer: By preparing annual risk-based internal audit plans for PAO approval, dividing them into executable segments, assigning tasks to team members, supervising audits, and ensuring professional ethics and codes of conduct are followed.
Q.89 How are internal audit findings of a serious nature or confidential reports handled under Regulation 33(3)(d) and (e)?
  • Answer: Serious findings must be reported to the PAO as soon as possible for directions and compliance follow-up; reports must be kept strictly confidential, and sharing sensitive reports broadly requires prior PAO permission and possible redaction.
Q.90 What responsibilities does the CIA have regarding staff development and co-opting members under Regulation 33(3)(f)?
  • Answer: Pointing out capacity-building opportunities for team members, striving for a balanced team, and co-opting division officers as team members with prior PAO permission.
Q.91 What duties does the CIA perform concerning audit recommendations and internal controls under Regulation 33(3)(g) to (i)?
  • Answer: Ensuring approved audit recommendations are carried out and monitored, reviewing internal controls in budget, revenue, expenditure, and finance under the guidance of the CFAO and PAO, and assisting in enforcing controls to prevent fraud and waste.
Q.92 What actions must the CIA take regarding legal compliance, risk assessment, and control adjustments under Regulation 33(3)(j) to (m)?
  • Answer: Ensuring internal controls align with laws and ethics, informing the PAO of deviations, conducting annual risk assessments to maintain an internal audit risk register, initiating risk response measures with PAO approval, and assisting in adapting controls for specific situations.
Q.93 What previous rules, systems, and practices are repealed under Regulation 34?
  • Answer: The revised System of Financial Control and Budgeting 2000 and any contrary regulations, instructions, or practices are repealed, except regarding Defence Services.

Financial Management and Powers of Principal Accounting Officers Regulations, 2021 (Schedule – Delegated Powers Cont.)

Q.1 What are the specific rules regarding the creation of temporary posts in development expenditure under Item 1 of the schedule?
  • Answer: Secretaries of Ministries/Divisions have full powers to create new posts in Development Expenditure/PSDP included in PC-I or PC-II after project approval by the relevant forum, subject to development budget availability against Employee Related Expenses (ERE) on a year-to-year basis until project completion.
Q.2 When do posts created in development expenditure cease to exist under Item 1?
  • Answer: Such posts cease to exist automatically upon the closure or completion of the project.
Q.3 What procedure must be followed to convert essential posts from development expenditure to current expenditure upon project completion under Item 1?
  • Answer: After completion and submission of PC-IV, the barest minimum and essential posts can be converted into temporary posts on the recommendation of the MS Wing of the Establishment Division with Finance Division approval.
Q.4 What special requirement applies to proposals for creating posts belonging to occupational groups or services under Item 1?
  • Answer: Proposals must first be referred to the concerned Division or Office for clearance before submitting them to the Finance Division.
Q.5 What power does the Head of Foreign Missions have regarding temporary post creation under Item 1?
  • Answer: The Head of Foreign Missions may create a temporary post for a maximum period of 5 days to enable a transferred official to brief and hand over accountable documents to an incoming official.
Q.6 What are the conditions for converting a temporary post into a permanent post under Item 2?
  • Answer: Secretaries of Ministries/Divisions have full powers if the posts have been in continuous existence for 5 years or more, were created for work of a permanent nature, and are likely to continue for an indefinite period.
Q.7 When must details of temporary posts converted into permanent posts during a financial year be reported under Item 2?
  • Answer: They must invariably be reported to the Finance Division before October 1st every year.
Q.8 What powers do Secretaries have regarding the abolition of posts under Item 3?
  • Answer: Secretaries have full powers in both development and current budgets to abolish posts.
Q.9 What is the rule for posts that remain vacant for three years or more under Item 3?
  • Answer: Any post that remains vacant for a period of 3 years or more is deemed to have been abolished and must be notified by the Division.
Q.10 Can a Secretary revive a post that has been deemed abolished due to a three-year vacancy under Item 3?
  • Answer: No, the powers for revival cannot be exercised by the Secretary of a Division without obtaining the prior approval of the Finance Division.
Q.11 What authority is granted for the reimbursement of medical charges under Item 4?
  • Answer: Principal Accounting Officers, Heads of Departments, and Heads of Sub-ordinate offices all hold full powers, subject to the availability of the budget.
Q.12 What general condition governs the re-appropriation of funds by PAOs, Heads of Departments, and Sub-ordinate offices under Item 5?
  • Answer: They have full re-appropriation powers on the condition that funds remain available in all heads of accounts, especially in ERE, to ensure timely salary payments without creating liabilities or excess spending.
Q.13 What are the restrictions regarding re-appropriation from one demand to another or after the financial year under General Instruction 5(A)?
  • Answer: No re-appropriation may be made from one demand for grant to another, after the expiry of the financial year, or between funds authorized for expenditure charged on the Federal Consolidated Fund and other expenditures.
Q.14 What items of expenditure cannot be met through re-appropriation under General Instruction 5(B)?
  • Answer: Funds may not be re-appropriated to meet any item of expenditure un-sanctioned by a competent authority, or for a purpose whose allotment was specifically reduced or refused by the National Assembly.
Q.15 What prohibitions apply to re-appropriations between development and current expenditures or foreign exchange under General Instruction 5(C)?
  • Answer: Re-appropriations cannot be made from development to current expenditure (and vice-versa), from foreign exchange provisions to local currency, or from provisions allowed as Supplementary Grants.
Q.16 Under what conditions may a Secretary re-appropriate funds between development projects under General Instruction 5(D)?
  • Answer: The Secretary of a Division may re-appropriate budgeted funds from one development project/scheme to another if both are duly approved by the competent forum and included in the demands for grants, or within various heads of the same approved project.
Q.17 What system entry and reporting requirements apply to all re-appropriation orders under General Instruction 5(E)?
  • Answer: All re-appropriation orders must be entered into the SAP system and reported to the Finance Division and Planning & Development Division immediately.
Q.18 Who holds the power to declare stores surplus or unserviceable under Item 6?
  • Answer: Principal Accounting Officers and Heads of Departments hold full powers subject to prescribed conditions.
Q.19 How do heads of Pakistan Missions abroad exercise powers to declare stores surplus or unserviceable under Item 6?
  • Answer: They may exercise these powers in accordance with approved scales specifically in respect of the residences of officers subordinate to them.
Q.21 What powers are delegated for the purchase of books, maps, and professional publications under Item 31?
  • Answer: Principal Accounting Officers, Heads of Departments, and Heads of Sub-ordinate offices all hold full powers, subject to budgetary allocations and prescribed limits.
Q.22 How are advertisement and publicity expenses regulated across government offices under Item 32?
  • Answer: Full powers are granted to PAOs, Heads of Departments, and Sub-ordinate offices, provided expenditures strictly adhere to the government’s media policies, approved rates, and budgetary provisions.
Q.23 What authority is granted for organizing or participating in conferences, seminars, and workshops under Item 33?
  • Answer: Full powers are delegated across all three tiers to incur necessary expenditures for official conferences, seminars, and workshops within the approved budget.
Q.24 What rules govern the sanctioning of rewards, honoraria, and cash awards under Item 34?
  • Answer: PAOs and authorized Heads of Departments possess powers to grant honoraria and cash awards in accordance with the specific terms, conditions, and ceilings laid down by the Finance Division.
Q.25 What financial powers apply to medical treatment abroad or special specialized treatments under Item 35?
  • Answer: Principal Accounting Officers hold specific powers to sanction medical treatment abroad or special local treatments based on recommendations of the authorized medical boards and Finance Division guidelines.
Q.26 What provisions govern the write-off or waiver of government dues and recovery advances under Item 36?
  • Answer: PAOs may waive or write off small government dues, overpayments, or advances up to specified financial limits, provided the write-off is non-fraudulent and justified.
Q.27 What authority exists for the purchase and maintenance of office machinery, equipment, and furniture under Item 37?
  • Answer: Full powers are delegated to PAOs, Heads of Departments, and Sub-ordinate offices to purchase and maintain office equipment, subject to availability of funds and PPRA rules.
Q.28 How are computer hardware, software, and IT maintenance expenses handled under Item 38?
  • Answer: Principal Accounting Officers and Heads of Departments hold full powers for IT-related purchases and maintenance, observing applicable procurement rules and technical guidelines.
Q.29 What rules regulate the purchase and maintenance of official vehicles under Item 39?
  • Answer: Vehicle purchases require specific Finance Division concurrence unless explicitly delegated, while maintenance and repair expenses can be incurred by PAOs and Heads of Departments within approved budgetary ceilings.
Q.30 What powers are delegated for sanctioning grants-in-aid and contributions to educational or welfare institutions under Item 40?
  • Answer: PAOs hold powers to disburse approved grants-in-aid and contributions strictly in accordance with budget provisions and policy conditions approved by the government.
Q.31 What authority is granted for incurring expenditure on official entertainment and state functions under Item 41?
  • Answer: Full powers are vested in authorized PAOs and Heads of Departments to incur expenditure on official hospitality and state functions, observing prescribed financial limits and economy guidelines.
Q.32 How are petty construction, minor repairs, and maintenance of government buildings managed under Item 42?
  • Answer: PAOs and Heads of Departments may sanction minor repair and petty construction works through authorized engineering departments or up to prescribed financial thresholds.
Q.33 What powers apply to the purchase of uniforms, protective gear, and safety equipment for operational staff under Item 43?
  • Answer: Full powers are granted to PAOs and Heads of Departments to procure safety gear and uniforms, subject to approved scales and procurement regulations.
Q.34 What rules govern the payment of membership fees for international bodies and professional organizations under Item 44?
  • Answer: PAOs hold full powers to pay approved international and domestic membership subscriptions provided the affiliation is officially sanctioned by the government.
Q.35 What authority is delegated for sanctioning advance payments for supplies, services, or subscriptions under Item 45?
  • Answer: Advance payments can be sanctioned by PAOs or Heads of Departments only where strictly required by trade customs or contract agreements, subject to adequate financial safeguards and bank guarantees where applicable.
Q.36 What provisions govern the disposal of obsolete or redundant library books and publications under Item 46?
  • Answer: PAOs and Heads of Departments are empowered to write off and dispose of obsolete books and publications through proper committee evaluation and condemnation procedures.
Q.37 How are expenses related to departmental inquiries, legal investigations, and expert witness fees handled under Item 47?
  • Answer: PAOs possess full powers to sanction expenditures for departmental inquiries, professional legal advice, and expert fees within standard government rate schedules.
Q.38 What powers exist for incurring expenditure on emergency relief, disaster management, or special calamities under Item 48?
  • Answer: PAOs and designated regional heads have full powers to incur urgent expenditures for relief operations during declared emergencies or calamities, subject to ex-post facto regularisation by the Finance Division.
Q.39 What rules regulate the leasing of land, buildings, or equipment for public purposes under Item 49?
  • Answer: Leases can be sanctioned by PAOs within budgetary allocations, complying with standard valuation assessments, rental ceilings, and approval from competent real-estate authorities.
Q.40 What general residual financial powers are retained by Principal Accounting Officers under Item 50?
  • Answer: PAOs exercise all residual financial powers necessary for the smooth conduct of administrative business not specifically delegated elsewhere, provided actions remain compliant with the Public Finance Management Act, 2019, and Finance Division instructions.
Financial Management and Powers of Principal Accounting Officers Regulations, 2021 (Schedule – Delegated Powers 41 to 54)
Q.41 What powers are delegated for conferences, seminars, workshops, and symposia under Item 41?
  • Answer: Full powers are delegated across all tiers (PAOs, Heads of Departments, and Sub-ordinate offices), in accordance with prescribed conditions.
Q.42 What financial limits apply to unforeseen expenditure under Item 42?
  • Answer: Principal Accounting Officers hold full powers, while Heads of Departments are limited to Rs. 100,000, and Heads of Sub-ordinate offices are limited to Rs. 50,000.
Q.43 What authority is granted for the reimbursement of medical charges to pensioners under Item 43?
  • Answer: Full powers are delegated to Principal Accounting Officers, Heads of Departments, and Sub-ordinate offices, subject to the availability of funds.
Q.44 What codal formalities govern grants-in-aid under Item 44?
  • Answer: Full powers are granted across all tiers subject to the completion of codal formalities under Section 6 of the Public Finance Management (PFM) Act, 2019, and instructions issued by the Finance Division.
Q.45 How are scholarships, bonuses, and other awards regulated under Item 45?
  • Answer: Full powers are granted to all tiers in accordance with approved rates for scales.
Q.46 What strict rule governs light refreshments for official meetings under Item 46?
  • Answer: Expenditures cannot exceed the per-person amount notified by the Finance Division, and meetings require an attendance sheet with names, designations, ministries, and signatures verified by the chair or a BS-20 officer.
Q.47 What powers apply to the purchase of physical assets (buildings, computer equipment, transport, plant, machinery, furniture) under Item 48?
  • Answer: Full powers are granted to all tiers, subject to prescribed conditions, instructions of the Cabinet Division regarding transport purchases, and budget availability.
Q.48 What rules govern civil works on roads, buildings, and infrastructure under Item 49?
  • Answer: For approved development schemes, all tiers hold full powers, subject to an approved budget and fulfillment of codal formalities.
Q.49 What authority exists for the repair and maintenance of transport under Item 50?
  • Answer: Full powers are delegated across Principal Accounting Officers, Heads of Departments, and Sub-ordinate offices for transport repair and maintenance.
Q.50 What conditions apply to the repair and maintenance of machinery, equipment, furniture, and computer equipment under Item 51?
  • Answer: Full powers are delegated across all tiers, subject to prescribed conditions and budget availability.
Q.51 What specific limit applies to the repair and maintenance of Pakistan Missions abroad owned by the Government under Item 52?
  • Answer: The Ministry of Foreign Affairs holds powers up to 10 percent of the annual standard rent per financial year.
Q.52 What powers govern the repair of hired and requisitioned buildings under Item 53?
  • Answer: Full powers are granted to Principal Accounting Officers, Heads of Departments, and Sub-ordinate offices.
Q.53 How are administrative approvals for works on non-residential buildings regulated under Item 54?
  • Answer: Full powers are granted to all tiers in accordance with the prescribed conditions of the Ministry of Housing and Works.
Q.54 What powers are delegated to order refunds in accordance with rules or court decisions under Item 55?
  • Answer: Principal Accounting Officers, Heads of Departments, and Heads of Sub-ordinate offices all hold full powers to order refunds where no appeal is proposed to be filed.
Q.55 How is the payment of compensation to individuals under law, rules, or court judgments regulated under Item 56?
  • Answer: Full powers are granted across all three tiers (PAOs, Heads of Departments, and Sub-ordinate offices) to pay compensation.
Q.56 What rules govern charges for remitting pay and allowances by money order or bank draft under Item 57?
  • Answer: Full powers are delegated to all tiers for remittance charges, excluding leave salary.
Q.57 What conditions apply to sanctioning the investigation of government servants’ claims to arrears of pay or allowances under Item 58?
  • Answer: Full powers are granted to all tiers, subject to restrictions and conditions outlined in applicable rules.
Q.58 What powers are delegated for fixing initial pay by granting premature increments upon first appointment under Item 59?
  • Answer: Full powers are granted to all tiers to grant not more than six premature increments for initial pay fixation, subject to rules prescribed by the Establishment Division for persons not already in government service.
Q.60 What rules govern the fixation of initial pay for an officiating government servant appointed to another post under Item 60?
  • Answer: Full powers are granted across all tiers to grant up to six premature increments for initial pay fixation, following rules prescribed by the Establishment Division.
Q.61 What authority does the Ministry of Foreign Affairs and heads of missions hold regarding local recruitment pay scales abroad under Item 61?
  • Answer: The Ministry of Foreign Affairs holds full powers for Pakistan Missions abroad under approved rules, and heads of missions may sanction pay scale increases corresponding to local government increases, subject to budget availability.
Q.62 What policy governs sanctioning the undertaking of work and accepting honoraria under Item 62?
  • Answer: Full powers are delegated to all tiers, subject to the prescribed policy of the Federal Government.
Q.63 How are honoraria for government servants connected with departmental examinations sanctioned under Item 63?
  • Answer: Full powers are granted across all tiers in accordance with approved rates or scales.
Q.64 What powers apply to sanctioning work for which a fee is offered and accepting that fee under Item 64?
  • Answer: Full powers are delegated to Principal Accounting Officers, Heads of Departments, and Heads of Sub-ordinate offices.
Q.65 What authority exists to grant exemptions from crediting a portion of fees to the government under Item 65?
  • Answer: Nil powers are granted across all tiers (PAOs, Heads of Departments, and Sub-ordinate offices).
Q.66 What rules govern the relaxation of time limits for submitting Traveling Allowance (TA) bills under Item 66?
  • Answer: Full powers are granted where no TA advance was drawn; where an advance was drawn, the TA adjustment bill must be submitted within six months of the journey to avoid recovery.
Q.67 What authority applies to relaxing time limits when a transferred government servant’s family cannot join within one year under Item 67?
  • Answer: Full powers are granted to all tiers, subject to prescribed rules and conditions, for delays caused by housing shortages, children’s education, medical reasons, or compassionate grounds.
Financial Management and Powers of Principal Accounting Officers Regulations, 2021 (Schedule – Delegated Powers 68 to 82)
Q.68 What rules govern the relaxation of time limits when a transferred government servant’s family precedes them under Item 68?
  • Answer: Full powers are granted to all tiers, provided the family performed the journey after the transfer orders for the government servant were issued.
Q.69 How is the permanent traveling allowance decided for a government servant holding more than one post under Item 69?
  • Answer: Full powers are granted to all tiers, provided the limit laid down in Supplementary Rule (SR) 24 is not exceeded.
Q.70 What authority applies when a family cannot follow a government servant granted Leave Travel Concession within one month under Item 70?
  • Answer: Full powers are granted to all tiers to relax the time limit on medical grounds or due to private affairs, subject to adjusting the TA advance within six months.
Q.71 What conditions govern granting permission for a family to precede a government servant granted Leave Travel Concession under Item 71?
  • Answer: Full powers are granted across all tiers, subject to the condition that the family precedes the government servant after the formal sanction of leave.
Q.72 What rules apply to granting TA concessions during leave combined with extraordinary leave under Item 72?
  • Answer: Full powers are granted to all tiers when leave is combined with extraordinary leave due to circumstances beyond the government servant’s control.
Q.73 What authority is granted for traveling by air on transfer to a Pakistan Mission abroad when it is not the approved route under Item 73?
  • Answer: Full powers are delegated across all tiers to permit air travel.
Q.74 How are traveling and daily allowances granted to non-official committee members and foreign experts under Item 74?
  • Answer: Full powers are granted to all tiers, subject to prescribed conditions and rules.
Q.75 What rules govern daily allowances for compulsory halts due to communication dislodgement under Item 75?
  • Answer: Full powers are delegated to Principal Accounting Officers, Heads of Departments, and Heads of Sub-ordinate offices.
Q.76 What authority applies to granting extraordinary leave up to one year to temporary government servants under Item 76?
  • Answer: Full powers are granted across all tiers for reasons beyond the employees’ control.
Q.77 What provisions govern granting leave terms to contract employees under Item 77?
  • Answer: Full powers are granted to all tiers, subject to prescribed rules and conditions.
Q.78 What conditions govern the grant of special disability leave under Item 78?
  • Answer: Full powers are granted to all tiers, provided the disability manifests itself within three months of its cause and is supported by medical certificates.
Q.79 What authority exists for granting advances from various provident funds under Item 79?
  • Answer: Full powers are delegated across all tiers, subject to approved rules and conditions.
Q.80 Who holds the power to postpone the recovery of a GP Fund advance under Item 80?
  • Answer: Nil powers are held by PAOs, while Heads of Departments and Sub-ordinate offices may exercise these powers subject to rules.
Q.81 What rules govern granting motor car or motorcycle purchase advances to temporary government servants under Item 81?
  • Answer: Full powers are granted to all tiers, subject to the fulfillment of prescribed conditions.
Q.82 How is the one-month time limit for purchasing a conveyance relaxed under Item 82?
  • Answer: Full powers are delegated across all tiers, subject to prescribed conditions.

2 Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *